Papirarbejde er dyrt for danske virksomheder og deres medarbejdere – og regningen vokser

Danske virksomheder bruger i dag uforholdsvis meget tid på at efterleve regler, dokumentere og indberette data til offentlige myndigheder – tid som de i stedet kunne bruge på at skaffe kunder, omstille produktionen til grønne løsninger og udvikle forretningen. 

En DI-rundspørge blandt mere end 7.500 virksomheder viser, at danske virksomheder bruger hele 41,4 millioner timer om året på at lave indberetninger og dokumentation til offentlige myndigheder. Omregnet til private fuldtidsmedarbejdere svarer det til ca. 25.300 og koster erhvervslivet 23½ mia. kr. om året i tabt værdiskabelse. 

DI’s rundspørge viser, at godt hver tredje virksomhed bruger under én time om ugen på at indberette og dokumentere over for offentlige myndigheder. Fire ud af ti virksomheder bruger mellem en og fem timer om ugen, mens knap 15 pct. af virksomhederne bruger fem timer eller mere. I gennemsnit bruger en dansk virk-somhed tre timer om ugen – det vil sige omkring 150 timer om året – på at levere data til offentligt myndigheder, når der tages højde for, at tidsforbruget varierer en del på tværs af virksomhedsstørrelse. 

Det er timer, som ikke bruges på at skabe værdi og udvikle den enkelte virksomhed, og som potentielt kunne have bidraget til højere produktivitet og dermed højere lønninger af virksomhedens medarbejdere (da lønningerne historisk set har fulgt produktiviteten i den private sektor).¹ Danske virksomheders papirarbejde til offentlige myndigheder skønnes på den baggrund potentielt at koste private lønmodtagere i gennemsnit op mod 5.200 kr. om året. Selvom det langt fra er alle indberetnings- og dokumentationskrav til det offentlige som er overflødige og bør afskaffes, så illustrerer tallene, at der er store omkostninger forbundet med at indføre indberetningsforpligtigelser i det private erhvervsliv. Omkostninger der i sidste ende risikerer at kunne mærkes på danskernes pengepung.

De mange indberetningsforpligtigelser til offentlige myndigheder er langt fra de eneste administrative byrder, som virksomhederne møder i deres hverdag, og som i forskelligt omfang kan hæmme deres vækstmuligheder. Hvis vi kigger på de samlede konsekvenser af de administrative byrder og informationsforpligtigelser, der pålægges det danske erhvervsliv at levere til myndigheder eller tredjepart, løber regningen ifølge Erhvervsministeriet op i 30 mia. kr. Et tal, der ikke tager højde for de seneste års mange nye love og regler, der pålægger virksomhederne yderligere informationsforpligtigelser.

Virksomhedernes administrative byrder stiger år for år

Selvom regulering kan fremme virksomhedernes udvikling og understøtte implementeringen af den grønne og digitale omstilling, så er det en bekymrende udvikling, at danske virksomheder i stigende grad pålægges administrative byrder i form af nye regler, love, direktiver og forordninger fra Folketinget og især EU.

Fra 2015 til 2023 oplevede dansk erhvervsliv en stigning i administrative byrder på 4,5 mia. kr. som følge af løbende implementering af national lovgivning og forskellige EU-initiativer. I år er EU’s krav om ny bæredygtighedsrapportering (CSRD) trådt i kraft, som skønnes at pålægge danske virksomheder omkostninger for cirka 6 mia. kr. i 2024 i forbindelse med implementeringen af de nye krav. Hertil skal lægges yderligere knap 5 mia. kr. i omstillingsomkostninger til afledte konsekvenser i forhold til EU’s taksonomiforordning for bæredygtige aktiviteter. Disse omstillingsomkostninger omfatter bl.a., at virksomhederne er nødt til at investere i at omstille deres medarbejderes kompetencer, ændre virksomhe-dernes arbejdsgange og investere i nye it-systemer for at kunne leve op til de nye regler.²  

Hertil kommer løbende omkostninger fra både CSRD og taksonomiforordningen i størrelsesordenen 7,5 mia. kr. årligt, som afspejler, at virksomhederne fremover skal indhente oplysninger fra egne systemer, datterselskaber og hele værdikæden samt bruge tid på at bearbejde disse oplysninger til afrapportering til det of-fentlige.

Hvilke administrative byrder bøvler virksomhederne med?

De administrative byrders himmelflugt kalder på handling. Udviklingen går den gale vej, og det hæmmer virksomhedernes muligheder for at skabe vækst og nye arbejdspladser, hvis ikke der gribes ind. Derfor har DI spurgt mere end 7.500 danske virksomheder på tværs af størrelse, brancher og landsdele om, hvilke typer af indberetninger og dokumentation til offentlige myndigheder, de bruger meget tid på, og hvor de især efterspørger enklere og smidigere regler.

I forbindelse med DI’s spørgeskemaundersøgelse er nogle byrder blevet nævnt af mange virksomheder. I figuren på næste side er en oversigt over de ord, der optræder flest gange i virksomhedernes besvarelser om administrative byrder og deres tidsforbrug på disse. Der er i spørgeskemaundersøgelsen blevet spurgt ind til, hvilke typer af indberetninger og dokumentation til offentlige myndigheder, som virksomhederne bruger uforholdsmæssigt meget tid på. 

Især indberetning, herunder dataindberetninger til Danmarks Statistik, dokumentation, told, skat og moms bliver nævnt mange gange af virksomhederne. Også sygedagpenge, refusion, barsel, miljø og intrastat (som er et system til indberetning og udarbejdelse af statistikker om handel med varer mellem EU’s lande) er nogle af de ord, som optræder hyppigst i virksomhedernes besvarelser.   

Nedenfor er en oversigt over de mest gennemgående temaer af virksomhedernes administrative byrder:

Hvis vi ser nærmere på, hvilke typer af administrative byrder, der fylder hos virksomhederne, og som ofte går igen på tværs af størrelse og brancher, er det bl.a. forhold som følgende, der nævnes: 

Danmarks Statistik: Mange virksomheder udtrykker en del frustration over mængden af spørgsmål og tidsforbruget på indberetninger til Danmark Statistik. Utilfredsheden skal dog formentlig ses i lyset af, at virksomhederne typisk ikke oplever nogen værdi af de lovpligtige indberetninger til Danmarks Statistik – i modsætning til eksempelvis refusion for sygedagpenge, der trods bøvl i sidste ende giver penge i kassen. Dataindsamling fra erhvervslivet er et område, hvor Danmarks Statistik har gennemført en række tiltag med henblik på at nedbringe virksomhedernes administrative byrder.³  

Intrastat: I forlængelse af dokumentationskravene til Danmarks Statistik nævnes specifikt Intrastat, som er Danmarks Statistiks indberetning af varehandel i EU og Nordirland. Her indgår den aktivitet, der omhandler import og eksport til udlandet, som opleves som en tidskrævende rapporteringsopgave hos mange virksomheder.

Sygedagpenge og barsel: Mange virksomheder finder det både vanskeligt og tidskrævende at håndtere komplekse regler, der vedrører sygedagpenge og barsel. Frustrationen opleves især i forbindelse med ansøgninger om refusioner inden for disse områder.

Refusion: Udover refusion i forbindelse med sygdom og barsel oplever mange virksomheder generelt refusionsansøgninger som tids- og ressourcekrævende. Andre områder, hvor dette opstår, er f.eks. i forbindelse med lærlinge-, fleksjob- og lønrefusioner. 

Byggesager: Den nødvendige dokumentation og certificering til byggeprojekter betragtes som en tung opgave blandt mange virksomheder. Inden for dette område nævnes også krav til ejendomsvurderinger. Generelt opleves virksomhederne, at der stilles meget høje krav til de informationer, der skal til for at kunne få byggetilladelser eller andre former for behandling af byggesager.

Skat, moms og told: Der skal løbende laves indberetninger vedrørende skat, told og moms, hvilket er endnu et område, som mange virksomheder oplever som administrativt tungt. Det gælder særligt blandt virksomheder, der har stor samhandel med udlandet. 

ESG/Miljø: Et sidste emne, som også fylder en del hos mange virksomheder, er de nye omfattende krav til miljøindberetninger, affaldshåndtering og CSR-dokumentation. Det er et resultat af et stadig større fokus på klima både på nationalt og EU-plan, som indebærer en forespørgsel på flere oplysninger fra virksomheder samt overholdelse af nye regler og krav fra offentlige myndighe-der.

Opsummerende viser svarene fra DI’s undersøgelse, at virksomhederne oplever en lang række administrative byrder, tager mange ressourcer fra kerneforretningen. Særligt komplicerede regler og indberetning af statistik inden for told, skat og moms samt behandling af refusion inden for sygedagpenge og barsel fylder me-get. 

Sådan har vi gjort

I DI’s Lokal Erhvervsvenlighed svarer virksomhederne, at de i gennemsnit bruger mellem to og otte timer om ugen på at lave indberetninger og dokumentation til offentlige myndigheder afhængig af, hvor mange medarbejdere, de har. De største virksomheder svarer forventeligt, at de bruger flest timer.

Ifølge Danmarks Statistik var der i 2022 i alt 311.372 virksomheder i Danmark, når der alene ses på virksomheder med ansatte og/eller har en årlig omsætning på mindst 300.000 kr. (da firmastatistikken for 2022 endnu ikke er tilgængelig på Danmarks Statistiks forskeradgang, er andelen af virksomheder, der opfylder omsætningskriteriet, beregnet på baggrund af de tidligere år). 92 pct. af virksomhederne har under 10 ansatte og tegner sig for langt størstedelen tidsforbruget på de administrative byrder.

På baggrund af antallet af virksomheder og det gennemsnitlige tidsforbrug i de forskellige størrelseskategorier, skønnes danske virksomheder samlet set at bruge 41,4 millioner timer årligt på at dokumentere og indberette data til offentlige myndigheder.

Da en fuldtidsmedarbejder arbejder gennemsnitligt 1.635 effektive timer om året, svarer dette til, at virksomhederne årligt bruger 25.300 private fuldtidsmedarbejdere på at leve op til deres indberetningsforpligtigelser over for offentlige myndigheder.

Virksomhedernes samlede tidsforbrug på papirarbejde til de offentlige myndigheder, svarer til et samlet tab i værdiskabelse på 23½  mia. kr. om året (ved en bruttoværditilvækst per præsteret time i den private sektor ekskl. boliger på 568 kr.). Hvis virksomhederne i stedet havde anvendt tiden på at drive deres forretning og øge produktiviteten, ville dette potentielt kunne have udløst i gennemsnit op mod 5.200 kr. mere i lønningsposen om året til de private lønmodtagere. Dette er under forudsætning af at virksomheder over tid deler produktivitetsgevinster nogenlunde ligeligt med deres medarbejdere, som det har været tilfældet i  den seneste årrække ifølge tal fra Danmarks Statistik.

I den sidste del af analysen der omhandler virksomhedernes besvarelser af, hvilke typer af indberetninger og dokumentation til offentlige myndigheder de især bruger tid på, anvendes en analysemetode, der gør det muligt at identificere de gennemgåede temaer, virksomhederne oplever som mest tidskrævende.

Analysemetoden tager udgangspunkt i, at hvert emne er en fordeling af ord og hver tekst (spørgeskemasvar) er en kombination af emner, hvor ét enkelt emne dominerer. Ved at identificere, hvilke ord, som mest sandsynligt karakteriserer et givent emne, grupperes teksten (spørgeskemasvaret) ind i disse emner.

Inden selve tekstanalysen tages en række processeringssteps for at klargøre teksten til analysen, heriblandt en nedbrydning af tekst til individuelle ord eller karakterer, konvertering af tekst til små bogstaver, udeladelse af stopord såsom ”og”, ”det” og ”er”, reduktion af ord til deres stamform eller dets grundbetydning samt udeladelse af specielle karakterer og tal. Der er derudover brugt N-grams, der betegner sekvenser af flere ord der ofte følger sammen, og derfor behandles som ét ord. Disse steps foretages med henblik på at klargøre teksten i spørgeskemaundersøgelsen til at kunne identificere de mest gennemgående administrative byrder, som virksomhederne især bruger tid på. 

DI’s Lokal Erhvervsvenlighed bygger på en spørgeundersøgelse, hvor danske virksomheder er blevet spurgt til, hvor mange timer om året de vurderer at bruge på at rapportere til offentlige myndigheder. Selvom der kan være en vis usikkerhed forbundet med selvrapportering, så vurderes undersøgelsen at give et retvisende billede af virksomhedernes faktiske tidsforbrug, da det må antages at de har et tæt kendskab til eksisterende lovgivning i deres branche og deres ressourceforbrug på at efterleve denne. Herudover er det omfattende datagrundlag – med deltagelse af mere end 7.500 virksomheder på tværs af brancher og landsdele – også med til at understøtte undersøgelsens resultater. 459 af virksomhederne har uddybet deres svar i et fritekstfelt om, hvilke typer af indberetning og dokumentation, de især bruger tid på. Det er disse svar, som ligger til grund for tekstanalysen.

Fodnoter

1. Det er velkendt i litteraturen, at højere produktivitet (værdiskabelse per arbejdstime) smitter af på medarbejdernes lønninger, jf. f.eks. Finansministeriet (2022): Økonomisk Redegørelse, august 2022. Her fremgår det, at omkring halvdelen af virksomhedernes værdiskabelse i den private sektor går til aflønning af medarbejdere.
2. Se Virksomhedsforum for globale risici (2024): Danmark - En vinder i en ny verden.
3. Se Danmarks Statistik (2024): Byrder ved lovpligtig indberetning til erhvervsstatistik er halveret siden 2024.