De senere år er der kommet et stadig større fokus på, at det offentlige kan lægge vægt på andet end pris, når de foretager indkøb. Når der lægges vægt på andet end pris, sker det ofte, at tilbudsgiverne bliver skuffede over den bedømmelse, der bliver givet af bygherren. Det hænder også, at kontrakten ikke bliver tildelt tilbudsgiveren med den bedste kvalitet. Det skaber frustration og usikkerhed for de bydende.

Sådan er reglerne

Reglerne for evaluering af tilbud og tildeling af kontrakt fremgår af udbudslovens kapitel 13 og 14. Reglerne indeholder en række bestemmelser for udbudsjuridiske feinschmeckere, men alle vil næppe være relevante i forbindelse med tilbudsafgivning.

Som tilbudsgiver er det vigtigt at være bevidst om, at;

1. bygherren skal fastsætte gennemsigtige evalueringskriterier i udbudsmaterialet og tildele kontrakten i overensstemmelse hermed
   
   
2. evalueringskriterierne skal være forbundet med kontraktens genstand, dvs. med den opgave, der skal udføres og de processer, der hører med til at udføre opgaven
   
   
3. vægtningen af evalueringskriterier skal fremgå af udbudsmaterialet
   
   
4. bygherren skal underrette de bydende om deres evaluering herunder den vindende tilbudsgivers fordele ift. eget tilbud
   
   
5. tilbudsgiver bærer risikoen for klarhed i deres tilbud herunder evt. skjulte forbehold.

Typisk vil evalueringskriterierne være møntet på proces om opgavens udførelse, samarbejde, organisation og CV’er, eller produkter og materialer. Sådanne kriterier vil som regel være forbundet med kontraktens genstand.

For udbud efter tilbudsloven er reglerne dog mere lempelige.

Konkrete tips og råd til tilbudsgiver

Når der evalueres på andet end ren pris, er der en række forhold, man som tilbudsgiver skal være opmærksom på:

Svar konkret på underkriterierne

• Fortæl, hvad I konkret agter at gøre på projektet
• Undgå generelle formuleringer eller formuleringer som ”i bedst muligt omfang”, ”vi kan gøre, hvad bygherren ønsker”, ”vi plejer, at …”
  
  
• Generisk salgsmateriale eller copy/paste fra andre tilbud scorer sjældent høje karakterer.

Gør det nemt for bygherren at evaluere jeres tilbud

• Brug tid på at gøre tilbuddet overskueligt
  
  
• Indsæt diagrammer, grafer, tegninger eller andet, der understøtter budskabet
  
  
• Skriv direkte og konkret om projektet op mod kriterierne
  
  
• Brug aktive overskrifter, for eksempel ”vi udfører kvalitetssikring med billeddokumentation hver dag” frem for blot ”kvalitetssikring”.

Overhold formalia

• Mange ordregivere vil fastsætte begrænsninger på, hvor meget der må leveres
  
  
• Synliggør, at I er opmærksomme på formalia, og at I overholder de konkrete krav, for eksempel ved at lave en indholdsfortegnelse, vise hvilket spørgsmål I svarer på, skrive antal sider/ord, I har brugt i forhold til, hvor mange sider/ord, der maksimalt må anvendes.

Stil spørgsmål til, hvad der skal afleveres og forståelsen af evalueringsmodellen

• Hvis du er i tvivl, så bed bygherren om at gøre det mere klart.

Husk, at det er tilbudsgiverens ansvar, hvis hans tilbud er uklart

• Bygherren kan ikke belønne noget, der ikke er skrevet eller er skrevet tvetydigt. Sørg derfor for at lave præcise og aktive formuleringer.

Webinar om det gode tilbud

DI Byggeri har afholdt et webinar om netop dette emne. Her kan du få flere tips og en mere dybdegående forklaring om den retlige ramme for tilbud og tilbudsevalueringer. Webinaret er tilgængeligt her.