Når det offentlige sender opgaver i udbud op til og i sommerferien, bør der tages hensyn til, at nøglepersoner i virksomhederne kan være på ferie, og at det er vanskeligt at sikre de skarpeste priser hos underentreprenører og leverandører. Det gælder særligt for slut juni og juli måned.

Hvis udbuddene planlægges, uden at der tages hensyn til perioden med sommerferie, risikerer de offentlige myndigheder og organisationer, at virksomheder afholder sig fra at byde på opgaverne. Det begrænser konkurrencen.

Passende tidsfrister

Når det offentlige sender opgaver i udbud, skal der fastsættes en passende tidsfrist for indsendelse af ansøgninger og tilbud. Hvor lang tidsfristen i de konkrete udbud skal være, afhænger derfor af den udbudte opgaves omfang og kompleksitet.  

DI Byggeri anbefaler generelt ikke, at der gives under to uger til at give tilbud. Selv med en tilbudsfrist på to uger, er der ikke megen tid til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Tidspressede udbud øger derfor generelt risikoen for konflikter efter kontraktindgåelse.

Minimumsfrister

Udbudsloven indeholder en række minimumsfrister for ordregiverens modtagelse af ansøgninger og tilbud. Det spiller ind på minimumsfristerne, om tilbud kan indsendes elektronisk, og om der er direkte, fuld og elektronisk adgang til udbudsmaterialet.

I offentlige udbud vil der som udgangspunkt skulle fastsættes en tidsfrist, som minimum udgør 30 kalenderdage, og i begrænsede udbud vil udgangspunktet være, at ansøgningsfristen som minimum skal være 30 kalenderdage.

Sjældent uforudsete situationer i bygge- og anlægsudbud

Der kan opstå uforudsete situationer, hvor ordregiver har et akut behov for at få udført en opgave. I disse særlige situationer, hvor ordregiver er berettiget til at benytte sig af en hasteprocedure, må tidsfristen for modtagelse af tilbud ikke være kortere end 15 dage fra det tidspunkt, hvor udbudsbekendtgørelsen afsendes. Det er dog yderst sjældent, at der i bygge- og anlægsudbud kan anvendes hasteprocedurer.

Den enkelte ordregiver skal vurdere de konkrete opgaver, når de fastlægger tidsfristerne. Der kan derfor være opgaver af større omfang og kompleksitet, hvor der skal gives længere tid end minimumsfristerne. Offentlige myndigheder kan derfor ikke blindt fastlægge tidsfristerne efter minimumsfristerne, men må i stedet vurdere, hvad en passende og rimelig tidsfrist for den konkrete opgave er.

Korte tidsfrister i sommerferien mindsker konkurrencen

Hverken tilbudsloven eller udbudsloven pålægger ordregiver en juridisk pligt til at tage hensyn til perioder med sommerferie, når der planlægges og afholdes udbud.

Det overordnede formål med reglerne er at sikre, at der skabes en effektiv og god konkurrence, så offentlige kroner udnyttes på den bedst mulige måde.

Det er derfor ærgerligt, når der afholdes udbud i sommerferien, hvor mange virksomheder enten lukker helt eller skruer en anelse ned for tempoet, og medarbejdere holder ferie, uden at det afspejles i fastlæggelsen af tidsfristerne.

Det er ærgerligt for både de virksomheder, der afholder sig fra at byde, men i høj grad også for myndigheder og kommuner, der risikerer at modtage færre tilbud samt tilbud, hvor centrale nøglemedarbejdere i virksomhederne ikke har haft mulighed for deltage i udarbejdelsen. Med andre ord vil konkurrencen ikke være lige så god og effektiv, som den kunne have været.

DI Byggeris opfordring

DI Byggeri opfordrer derfor myndigheder og offentlige organisationer til at forlænge tidsfristerne op til og i sommerferien, så virksomhederne får mulighed for at spille ind med de bedst mulige tilbud. En sådan hensyntagen vil være til stor gavn både private virksomheder og offentlige myndigheder.

DI Byggeri deltog i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens arbejdsgruppe, der skulle komme med anbefalinger til hensigtsmæssig indretning af udbudsmaterielt til både ordregiver og tilbudsgiver.

Du kan finde de overordnede anbefalinger her

Kontakt

Hvis du har spørgsmål, er du som service- og branchemedlem velkommen til at kontakte DI Byggeri Erhvervsjuridiske Rådgivning på tlf. 33 77 37 60.