Lad os rydde op i det offentlige e-handelsbøvl
E-handel kan forbedre og effektivisere de offentlige indkøb. Men succesen er afhængig af, at de praktiske problemer bliver løst. For både kunder og leverandører er der processer, der langt fra fungerer optimalt, og det betyder, at de potentielle gevinster ved e-handel ikke bliver fuldt ud realiseret.
Der er store potentialer i e-handel som et middel til at øge compliance og effektivisere indkøbsprocessen hos både kunder og leverandører. Kunderne kan selv kontrollere, at de bestiller det rigtige, ordren sendes elektronisk til leverandøren og fakturaen håndteres digitalt.
I praksis er der imidlertid en række problemer, der blandt andet bunder i, at systemerne ikke taler ordentligt sammen. Et manglende kendskab til, hvordan tingene fungerer på den anden side af bordet, gør det endnu mere vanskeligt. Derfor skal problemerne løses i et samarbejde mellem kunder, systemleverandører og vareleverandører.
DI Handel har sammen med medlemsvirksomhederne formuleret en række anbefalinger til at løse nogle af de konkrete problemer, de oplever i dag. Det drejer sig blandt andet om håndtering af fakturaer, om standarder for indkøbssystemer og om at reducere mængden opgaver, der skal håndteres manuelt.
Anbefalinger i to kategorier
I anbefalingerne dækker betegnelsen ”kunder” over kommuner og dem, der bruger indkøbssystemerne. Betegnelsen ”systemudbyder” dækker over leverandører af indkøbssystemer- eller moduler. Betegnelsen ”leverandører” dækker over vareleverandører.
Anbefalingerne falder i to kategorier:
- En række lavt hængende frugter, vi bør plukke med det samme – det handler om at fjerne det bøvl, der i dag kræver manuel behandling
- Langsigtede anbefalinger der skal bidrage til at nå ambitionerne om en velfungerende offentlig e-handel
Forneden har vi vist nogle af vores helt konkrete anbefalinger til at forbedre det offentlige e-handel.
Anbefalingerne er ment som et oplæg til debat og et konstruktivt indspark til, hvordan vi kan få e-handlen til at fungere mere smidigt. Derfor vil vi gerne invitere til dialog. Skriv til chefkonsulent Line Stentoft Andersen, DI Handel (lisa@di.dk), hvis du har kommentarer til anbefalingerne eller gerne vil drøfte emnet.
1. De lavt hængende frugter
Problem
Der er i dag ni forskellige betegnelser for henholdsvis aftalesortiment og øvrigt sortiment. Når der er ni forskellige betegnelser betyder det, at leverandøren skal huske hvilken kommune, der bruger hvilke betegnelser, f.eks. ”godt køb”, ”obligatorisk sortiment” eller ”A-sortiment” om sortiment, der er på aftalen. Det er ressourcekrævende for leverandørerne og bør kunne forenkles.
Løsningsforslag
Det bør være tilstrækkeligt at have tre forskellige kategorier, hvor alle er enige om betegnelserne:
1. Varer der er på aftalen – f.eks. ”aftalesortiment”
2. Det øvrige sortiment – f.eks. ”øvrigt sortiment”
3. En kategori til kampagnevarer, f.eks. til jul – f.eks. ”kampagnesortiment”
Øreafrunding
Problem
Det sker tit, at fakturaer går i fejl, fordi beløbene ikke passer på ørerne. Årsagen er ofte, at systemerne ikke opererer med lige mange decimaler. Det kræver ressourcer på begge sider af bordet at udrede fejlen og er typisk uden nævneværdig værdi.
Løsningsforslag
Hvis man i systemerne indfører en bagatelgrænse på eksempelvis fem ører, vil man kunne undgå de problemer, der opstår som følge af, at systemerne ikke kan tale sammen.
2. Langsigtede anbefalinger
En fælles standard med en stor fællesnævner
I øjeblikket arbejdes der på en standard for offentlige udbud og indkøb. Det er vigtigt, at man her når til enighed om et ambitiøst niveau for standardisering, så meget i systemerne kommer til at tale samme sprog. Det handler blandt andet om antallet af rubrikker, navnene på dem, længde på varenavn mv.
Systemudbyderne skal fortsat have mulighed for at tilpasse deres systemer deres respektive kunders ønsker, men ikke på de områder, som standarden dækker.
Det skal bidrage til at sikre, at systemerne kan tale sammen og oversætte korrekt mellem systemer, så man undgår de mange fejl og den manuelle behandling af enkelte kunder og ordrer, som foregår i dag.
