Syv gode råd til ledere før ferien

Der løbes hurtigt i de danske handelsvirksomheder, og for mange er tiden op til ferien en travl og hektisk tid, fordi de fleste ledere ønsker at gå på ferie med et rent bord. Et rent bord involverer som regel ændrede opgave- og ansvarsfordelinger før, under og efter ferien. Ferieplanlægning er en ledelsesopgave, der kræver planlægning, koordinering og klar kommunikation. Derfor har jeg fundet syv gode råd fra Jens Kristian Jørgensen, der er den tidligere chef for ledelsesudvikling i DI. 

1. Opdel i vigtige og mindre vigtige opgaver

Det er en god ide at se på, hvad der er vigtigt at få lavet inden ferien, og hvad der kan vente til senere. Du kan eventuelt bruge Steven Coveys matrix til at sortere opgaverne. Med den kan du identificere de opgaver, der skal nås inden ferien og dem, der er mindre vigtige og kan vente til sommerferien er slut.

Dermed skabes rum til at tage fat i de vigtigste hasteopgaver, når du kommer tilbage. Efter ferie er det vigtigt ikke at bruge al tiden på de mindre opgaver. Dermed bevarer du den gode energi fra ferien længere og undgår at miste energien lige med det samme.

2. Giv løbende opgaver en kritisk gennemgang

Som leder er det dog vigtigt at erkende, at der altid vil være løbende opgaver, og hvis der er for mange af den slags, så kræver det en anden slags handling:

A) Kig på de løbende opgaver og find ud af, om opgaverne kan planlægges bedre, anderledes eller overhovedet er nødvendige.

B) Hvis du kommer frem til, at en opgave skal planlægges anderledes, kan du overveje, om det er nødvendigt, at opgaven løses af dig eller, om den kan uddelegeres.

3. Afstem forventninger på jobbet: Du er en rollemodel

Sørg for at få afstemt forventninger vedrørende opgaver hen over sommeren med dine medarbejdere og din egen nærmeste chef. Som leder er du rollemodel for dine medarbejdere, også når det kommer til din måde at holde ferie. Hvis I f.eks. har aftalt, at dine medarbejdere kun må kontakte dig, hvis det er uopsætteligt, så nytter det ikke noget, at du sidder og sender dem mails i ferien om småopgaver.

Det samme gælder ift. din chef. Få afstemt forventningerne, så du ved i hvilke situationer, at du forventes at træde til, og hvilke opgaver som din chef også mener, kan vente til efter ferien.

Således er forventningsafstemning en fremtrædende disciplin som leder. Også når det kommer til ferieplanlægning. På den måde kan du skabe et frirum uden unødvendige afbrydelser, som du kunne have planlagt eller aftalt dig ud af.

4. Husk et realistisk autosvar

Mange husker at lave et autosvar for ferien, men glemmer at være realistiske. Lav et svar, der matcher jeres interne aftaler, så det er muligt at kontakte den rigtige ”afløser” med den rigtige typer opgaver. Det er f.eks. ikke realistisk at love svar til alle de første par dage efter ferien, hvis der ligger et par hundrede mails i indbakken. Husk også kontaktoplysninger på dem, der kan kontaktes under din ferie. Overvej også nøje, om du selv kan kontaktes, i hvilke situationer og via hvilke medier (mobil, mail, Skype osv.). 

5. Afstem forventninger med familien: Lav en tidsramme

Som leder er det ikke sikkert, at du helt kan slukke for din mobil eller undgå at tjekke mails i ferien. Derfor er det en god ide fra starten af ferien at lave nogle ”online-regler” for dig selv og afstemme dem med familien, så I ikke hele tiden bliver forstyrret. Det kan eksempelvis være at tjekke mails og svare på opkald på et bestemt tidspunkt hver dag. Sæt også en tidsramme på f.eks. en halv time eller en time.

6. Egne forventninger til en god ferie

Mange ledere har travlt op til ferien og nærmest ”løber ind i” ferien. Nogle ferieplaner har du selv været med til at lægge, og nogle har andre måske stået for. Før den ene dag tager den anden, er det en god ide at overveje dine egne forventninger til en god ferie. Hvornår og hvor meget har du brug for at være social? Trænger du til at summe lidt alene? Vil du gerne nå at læse nogle bøger? Er der nogle praktiske opgaver derhjemme, som du gerne vil have overstået i starten af ferien, eller vil du hellere lægge dem til sidst i ferien? Hvilke personer vil du gerne have tilbragt tid med i din ferie osv.

7. Få ladt batterierne op som leder

Kroppen er som en muskel, og ind i mellem skal den restituere for at kunne køre i hverdagens høje gear. I løbet ferien kommer du ned i tempo og er parat til at geare op igen, når arbejdet starter. Det medvirker til, at du bliver stærkere og ikke brænder ud. For hjernen har brug for pauser, hvis den skal være innovativ og kreativ. Det er vigtigt at få ladt batterierne op, og en sommerferie giver ny energi og nyt udsyn.

De syv gode ferie råd er med til, at du kan vende veludhvilet tilbage fra ferien og bagefter fungere og præstere endnu bedre som leder.

Rigtig god ferie

Annette Falberg
Branchedirektør for DI Handel