Offentlige indkøb af mindre rådgiveropgaver

Offentlige indkøbere gør et godt arbejde, når de køber rådgiverydelser. Køb af rådgivning er imidlertid svært. Rådgivning er en immateriel ydelse, der ofte også har et teknisk eller kreativt indhold. Dét kan resultere i et større ressourcespild - transaktionsomkostninger – end nødvendigt i indkøbene. Dette gælder i særlig grad ved køb af mindre rådgiveropgaver, hvor transaktionsomkostningerne kan blive uforholdsmæssigt store.

Høje transaktionsomkostninger er ikke kun en ulempe for rådgivervirksomheder, som bruger mange ressourcer, når de byder på opgaver. Det er også en ulempe for de offentlige indkøbere, der får dårlig kvalitet eller højere priser – og også selv har høje transaktionsomkostninger.

Hvor stort et ressourcespild er der tale om?

Forskning* viser, at rådgivervirksomheder i gennemsnit hver har 9 procent udgifter til transaktionsomkostninger målt ift. opgavens økonomiske omfang, når de afgiver tilbud på opgaver over EU’s tærskelværdier. Hvis fx fem virksomheder afgiver tilbud, giver dette transaktionsomkostninger på 45 procent af udbudsprisen. Hertil skal lægges de omkostninger, som de offentlige indkøbere har. Dette indgik ikke i undersøgelsen.

Foreningen af Rådgivende Ingeniører, FRI, har i 2024 offentliggjort en analyse af omfanget af tilbudsomkostninger i rådgivende ingeniørvirksomheder. Analysen peger på tilbudsomkostninger på 547 millioner kroner i 2023, svarende til 3,2 procent af branchens samlede omsætning i 2023. Rådgivende ingeniører svarer desuden, at transaktionsomkostningerne er stigende. Det samme tyder det store omfang af henvendelser til DI Rådgiverne fra rådgivervirksomheder på.

Særligt stort problem ved køb af mindre rådgiveropgaver

Samtidig ser det ud til, at udfordringerne med høje transaktionsomkostninger i forhold til opgavernes størrelse kan blive særligt store ved mindre indkøb op til 250.000-300.000 kr., hvor opgaven sendes i åbent udbud eller i et begrænset udbud.

Det skyldes, at nogle offentlige indkøbere anvender de samme metoder og kriterier/krav i udbuddene, som der anvendes ved udbud af større opgaver. Når der stilles krav om fx uddybning af metode eller beskrivelse af en idé eller indkøber beder tilbudsgiverne uddybe deres forståelse af opgaven kræver det forudgående research, brainstorm, metodiske overvejelser, overvejelser om dataanvendelse osv. Hvis disse kriterier/krav anvendes i køb af mindre opgaver, kommer det samlede timeforbrug på tilbud slet ikke til at stå mål med opgavens omfang og det antal timer, den vindende rådgivervirksomhed skal bruge på selve opgaven. Transaktionsomkostningerne løber løbsk.

DI Rådgiverne modtager ofte eksempler fra medlemsvirksomheder på indkøb med potentielt høje transaktionsomkostninger. Nedenfor vises et konkret eksempel på et indkøb af en analyse i en kommune, hvor de beregnede transaktionsomkostninger udgør tæt på hele opgavens budgetsum.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens undersøgelse Transaktionsomkostninger ved EU-udbud fra 2019 peger også på følgende: ”Transaktionsomkostningerne hænger som nævnt sammen med opgavens kontraktmæssige størrelse. Udbud med lave kontraktværdier har i gennemsnit høje procentvise transaktionsomkostninger for både ordregiver og tilbudsgiver, mens udbud med en højere kontraktværdi overordnet har relativt lavere transaktionsomkostninger”. En analyse af statslige indkøb fra Statsrevisorerne og Rigsrevisionen fra 2019 peger på samme konklusion.

Kan vi helt undgå transaktionsomkostninger?

Der vil altid skulle bruges ressourcer til at afgive tilbud, ligesom indkøbere altid skal udarbejde materiale, vurdere tilbud, kommunikere med tilbudsgivere mv. Dette gælder både indkøb i det offentlige og den private sektor. Transaktionsomkostningerne i forbindelse med offentlige indkøberes køb af rådgiveropgaver – ikke mindst de helt små rådgiveropgaver - er dog ofte unødvendig høj og ofte helt ude af proportioner set i forhold til størrelsen på den opgave, der skal løses.

Anbefalingerne i dette udspil vedrører køb af opgaver på op til 250.000-300.000 kr.

*Private virksomheders transaktionsomkostninger ved offentlige udbud - en survey-undersøgelse på tværs af brancher, af Jesper Rosenberg Hansen, Ole Helby Petersen, Anders Ryom Villadsen, Kurt Houlberg, Roskilde Universitetscenter, COPS, 2017.

Afsnit IV

Offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse

§ 191. En ordregiver skal forud for indgåelse af vare- og tjenesteydelseskontrakter med klar grænseoverskridende interesse, jf. § 10, annoncere kontrakten.

Stk. 2. Erhvervsministeren kan fastsætte nærmere regler om annoncering som nævnt i stk. 1.

§ 192. En ordregiver skal fastlægge en procedure for tildeling, som er i overensstemmelse med § 2, herunder fastsætte kriterier for tildeling.

Stk. 2. En ordregiver skal orientere potentielle tilbudsgivere om proceduren for tildeling på en måde, der sætter interesserede tilbudsgivere i stand til at afgive tilbud.

Stk. 3. En ordregiver skal skriftligt og samtidig underrette alle tilbudsgivere, der har afgivet bud, om, hvilken beslutning der er truffet med hensyn til tildelingen, herunder i givet fald begrundelsen for at annullere proceduren. Ordregiveren skal efter anmodning underrette tilbudsgiveren om begrundelsen for beslutningen. 

Afsnit V

Offentlige indkøb under tærskelværdierne uden klar grænseoverskridende interesse

§ 193. En ordregiver skal forud for indgåelse af vare- og tjenesteydelseskontrakter uden klar grænseoverskridende interesse, jf. § 11, sikre sig, at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår. Dette kan eksempelvis ske, ved at ordregiveren

1) gennemfører en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter ét tilbud,

2) indhenter to eller flere tilbud eller

3) annoncerer på ordregiverens hjemmeside eller i overensstemmelse med de regler, der er indført i medfør af § 191, stk. 2.

Stk. 2. En ordregiver, der indhenter flere end tre tilbud, skal i forbindelse med tilbudsindhentningen kort begrunde, hvorfor der indhentes flere tilbud end tre, og samtidig oplyse tilbudsgiverne om, hvor mange tilbud der højst vil blive indhentet.

Stk. 3. Modtager en ordregiver mere end ét tilbud, skal ordregiveren samtidigt underrette alle tilbudsgivere om, hvilken beslutning der er truffet angående tildelingen. Ordregiveren skal efter anmodning underrette om begrundelsen for beslutningen.

Stk. 4. Ordregiveren skal i fornødent omfang kunne dokumentere, at købet er foregået på markedsmæssige vilkår, jf. stk. 1.

Stk. 5. En ordregiver, der foretager et indkøb efter denne bestemmelse, skal handle i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn, ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet.

• Skønnet timeforbrug til at udarbejde tilbud:
  • 45 timer X 1.200 kr./t.
  • = 54.000 kr. pr. virksomhed*
  • Hvis de tre indbudte afgiver tilbud
  • = 162.000 kr. samlet til at udarbejde tilbud
• Inden opgaven er sat i gang, er et timetal svarende til opgavens samlede omfang dermed anvendt til at udarbejde tilbud
• Samtidig er selve analyseopgaven for vinderen forholdsvis krævende
• Det er specielt kravet om at beskrive analysetilgang og –metoder, der er ressourcekrævende i dette udbud

*DI Rådgivernes egne beregninger på baggrund af samtale med tilbudsgivere, der var bedt om at komme med tilbud