DI Service Cases

Solrød nytænker udbud af rengøring

Næsten hvert tredje udbud af rengøring bliver alene afgjort på baggrund af prisen. Dertil stiller kommunerne typisk en række minimumskrav til kvalitet, men sammensætningen af udbuddet giver ikke meget plads til, at leverandørerne kan nytænke, hvordan opgaverne skal løses. Erfaringer fra blandt andet Solrød Kommune viser, at man ved at inkludere en række kvalitative parametre i udbuddet kan skabe konkurrence om at løse opgaverne mest innovativt. Samtidig kan der spares penge, da nye løsninger kan medføre en mere effektiv drift af rengøringsopgaverne.

I Solrød Kommunes udbud vægtede kvalitetsparametrene 60 pct. og prisen 40 pct. i tildelingen, og det skabte en reel konkurrence på kvalitet. De kvalitative parametre inkluderede blandt andet en informationskampagne over for brugerne og en beskrivelse af, hvordan leverandøren ville bruge et nyt digitalt drifts- og vedligeholdelsessystem til at forbedre opgavevaretagelsen.

Den vindende leverandør arrangerede i samarbejde med Solrød Kommune en række informationsmøder med brugerne af de kommunale institutioner. Som forberedelse på informationsmøderne udarbejdede parterne en folder, hvori det var beskrevet, hvordan brugerne skulle gøre klar til rengøringen. Dernæst brugte leverandøren det digitale drifts- og vedligeholdelsessystem til at gøre kommunikationen mellem brugerne og leverandøren lettere og mere smidig. Helt konkret betød det, at der blev sat såkaldte ”QR-koder” op i alle lokaler på skolerne, hvorved brugerne igennem deres smartphones kunne give leverandøren besked om mangelfuld rengøring. Ligeledes kunne rengøringspersonalet give brugerne besked om manglende klargøring til rengøring.

Rengøringsudbuddet i Solrød Kommune viser, at der kan skabes bedre løsninger ved at lade leverandørerne konkurrere om at nytænke opgavevaretagelsen. Solrød Kommune har således fået igangsat en informationskampagne og fået forbedret muligheden for kommunikation mellem brugere og leverandøren. Samtidigt har Solrød Kommune opnået en besparelse på 10 pct. af udgifterne i forhold til forrige udbud.

I Solrød Kommune bruger vi vores udbud til at finde nye muligheder for, hvordan opgaver kan løses. Der er bestemt sten på vejen, når man går nye veje. Men dem fjerner vi i samarbejde og dialog med brugere og leverandør efterhånden, som vi kommer til dem.” Leder af Ejendomscentret Janne Kiel, Solrød Kommune