De fleste virksomheder ligger inde med rigtig meget viden og data om deres medarbejdere – eksempelvis om deres konto- og personnumre eller uddannelse og certificeringer. Meget af den viden kan være relevant, selv når medarbejderen har forladt virksomheden. Det ved de i SCT Transport, fortæller HR-medarbejder Mette Vang.

– Vi har flere gange haft brug for at grave oplysninger frem om en medarbejder, der ikke arbejder her mere. Det kan være sager med uenighed om lønudbetaling – eller at vi som vognmandsfirma skal kunne bevise, at vores chauffører har de rigtige certifikater, siger Mette Vang.

Derfor gemmer SCT Transport oplysninger om deres fratrådte medarbejdere. Men med den nye persondataforordning, som træder i kraft til maj 2018, kommer også markant større bøder på op til fire procent af virksomhedens globale omsætning, hvis en virksomhed gemmer persondata uden en saglig begrundelse. Det har skabt øget fokus på, hvor lang tid virksomhederne må gemme oplysninger om medarbejderne. Så hvad siger reglerne egentlig?

Læs også: Stor usikkerhed om persondataforordning hos mange virksomheder

Forskellige regler for nuværende og fratrådte medarbejdere

Der er forskellige tommelfingerregler for, hvor længe en virksomhed må gemme personoplysninger, alt efter om det handler om nuværende eller tidligere medarbejdere. 

For ansatte medarbejdere gælder det, at formålet er sagligt, så længe medarbejderen arbejder i virksomheden, mens det for fratrådte medarbejdere som udgangspunkt kræver en konkret vurdering, lyder det fra DI’s advokat fra personalejuridisk afdeling, Sussi Skovgaard-Holm. 

En virksomhed kan dog vælge at fastsætte en procedure, så den slipper for at vurdere hver enkelt person­oplysning løbende. Her foreslår DI’s advokat fem år. 

– Der er ikke noget krav om, at du sletter oplysninger om en medarbejder, den dag de forlader virksomheden og fortsætter i et nyt job. På baggrund af den hidtidige praksis fra Datatilsynet må du som udgangspunkt gemme data om fratrådte medarbejdere i op til fem år, siger hun. 

I tilfælde af en verserende ansættelsesretlig sag om for eksempel bortvisning eller opsigelse, må oplysninger dog gemmes, indtil sagen er afsluttet. 

Ifølge DI’s advokat, ser det ikke ud til, at den praksis ændres med den nye persondataforordning, men bøden kan blive mange gange større end tidligere, hvis virksomhederne ikke følger reglerne.

Skab overblik og kortlæg data!

For at kunne skabe overblik over, hvor længe data bliver gemt, er det først og fremmest vigtigt at vide, hvilke data man ligger inde med. Netop det er HR-afdelingen hos SCT Transport i fuld gang med.

– Vi har digitaliseret alle filer om vores 300 medarbejdere. Det er nemmere at søge rundt i, og det er nemt at rydde op, når noget skal slettes. Og så er det også nemmere at sikre, at en lønseddel eller en journal ikke ligger og flyder på et skrivebord, når det er digitalt. Det er en stor omstilling, siger Mette Vang, HR-medarbejder hos SCT Transport.

Det er ifølge hende en større proces, men virksomheden har prioriteret det – dels for at imødekomme den nye persondataforordning, men også som en anledning til at få gamle ringbind digitaliseret.