Da Statens Administration i 2017 sagde goddag til en række nye medarbejdere, var det den slags, du ikke holder velkomsttale til. De nye kollegaer var nemlig kontorrobotter, som blev sat til at ordne tidskrævende rutineopgaver, som medarbejderne tidligere tog sig af.

- Vi kunne se, at der var et væsentligt potentiale for at udskifte flere af vores manuelle processer med robotter, uden at det gik ud over vores kvalitet, siger Trolle Klitgård Andersen, direktør i Statens Administration.

Den statslige myndighed, der primært står for lønudbetaling og regnskab i den offentlige sektor, kom frem til, at hvad en medarbejder i gennemsnit brugte 25 minutter på kunne udføres af en robot på 4 minutter. Robotterne frigjorde dermed kræfter til andre opgaver og i sidste ende bedre service til kunderne. Uden at det har kostet medarbejdere.

- Vi startede med en enkelt robot, men har i dag 14 kørende, og der er flere på vej, siger Trolle Klitgård Andersen. 

Skal fortsat udvikle os digitalt

Statens Administrations kontorrobotter er ifølge Lars Frelle-Petersen, direktør i Dansk Industri (DI), et glimrende eksempel på en udvikling, der skal sættes mere skub i.

DI opfordrer som optakt til regeringens planlagte sammenhængsreform – der blandt andet skal se på digitalisering i det offentlige – landets politikere til at sætte kraftigt tryk på udviklingen af digitalisering i det offentlige.

 - Danmark er ifølge FN førende inden for digitalisering i den offentlige sektor . For eksempel med NemID, som i dag er en naturlig del af vores hverdag, og meget af kontakten med det offentlige, der også foregår digitalt. Men der er brug for, at vi fortsat udvikler den digitale dagsorden for at holde os i førertrøjen. Og der er mange steder at tage fat og gøre det nemmere og smartere, siger Lars Frelle-Petersen.

Mange steder at tage fat

Han peger på flere forløb, der kunne foregå mere smidigt ved hjælp af digitale løsninger. For eksempel fra graviditeten registreres i vandrejournalen til erklæring om faderskab over tildeling af vuggestueplads og straksafgørelse om eventuel økonomisk pasningstilskud til familien.

- Vi har alle data, men vi har ikke en digital sammenhæng mellem dem, siger Lars Frelle-Petersen.

Han mener, at der i dag foregår en stor del manuel sagsbehandling og brug af knopskudte digitale løsninger, som i mange tilfælde kunne blive mere sammenhængende og brugervenlige.

- Der er mange eksempler på formularer og dokumenter, som borgere og virksomheder sender ind til kommunen eller staten, hvor en maskine i langt højere grad kunne aflæse sagen – og i sidste ende lynhurtigt give et endnu mere fyldestgørende svar tilbage, end vi hidtil har været vant til, siger Lars Frelle-Petersen.

Han nævner også gennemsigtigheden og adgangen til data for borgere og virksomheder som steder, hvor digitalisering kan bidrage til en bedre offentlig sektor.

- Ser du på arbejdsskadesager, så tager det 32 måneder i gennemsnit  at få den afklaret. Og du kan ofte som borger og virksomhed ikke se, hvor din sag er henne i processen, siger Lars Frelle-Petersen.

Gør offentlig service bedre

Han understreger, at øget digitalisering ikke vil være lig med masseafskedigelser og robotter, der tager stilling til etiske spørgsmål, eller tager over for den varme hånd ved sygesengen.

- Selvfølgelig er det stadig fagmedarbejdere, der skal behandle den slags sager og tage vare på os, når vi for eksempel er syge og dårlige. Men der er processer, hvor spørgsmål og svar ikke behøver en medarbejders behandling, men kan ordnes hurtigt ved hjælp af for eksempel kunstig intelligens. Og der er teknologier, der kan gøre kirurgen endnu bedre til sit arbejde til gavn for patienten. Sådan er der mange eksempler, hvor teknologi og digitalisering skaber bedre service, og det er den slags, den offentlige sektor skal være bedre til at udnytte, siger Lars Frelle-Petersen og fortsætter:

- Det kan spare ressourcer i det offentlige, som så kan bruges til politisk prioritering og nye tiltag til glæde for borgerne og virksomhederne, siger han.

Hvad der kan, vil blive digitaliseret

Tilbage i Statens Administration er direktør Trolle Klitgård Andersen enig i, at det offentlige kan øge udviklingen af digitale løsninger. Statens Administration arbejder i øjeblikket også sammen med Statens IT om at udvikle og udbrede viden om de digitale muligheder til andre dele af den offentlige sektor.

- Der er en enorm interesse, og jeg tror, der er et stort potentiale. Hvad der kan digitaliseres, vil blive digitaliseret. Det handler mest om at have løsninger og værktøjer, der er modne og stabile til opgaverne, siger Trolle Klitgård Andersen.

Mangler koordinering på tværs

En af de virksomheder, som står klar med digitale løsninger til det offentlige, er Systematic. De har blandt andet udviklet en digital løsning til Aalborg Universitets Hospitals portører, som via smartphones øger effektiviteten ved koordineringen af opgaver.

Flemming Thomsen, Senior Vice President i Systematic, ser også et stort potentiale og mener, at mange offentlige myndigheder kan lære af Aalborg Universitets Hospitals satsning på det digitale.

- Men man savner lidt en overordnet koordinering på tværs af det offentlige, således at der er fokus på at forbedre og digitalisere arbejdsgangene på tværs af myndigheder og styrelser, siger Flemming Thomsen.

Han mener, at en årsag kan være den store fokus på drift og mål, men ikke på de samlede arbejdsgange på tværs af det offentlige. En digitalisering af disse ville kunne spare både tid og ressourcer, påpeger han.

- Ud fra vores egne erfaringer kan vi desuden se, at en effektiv digitalisering kan brede sig til andre områder. På Aalborg Universitets Hospital viste det sig, at der også kom forbedringer i områder, som i første omgang ikke var på tegnebrættet. Det, tror jeg, man kan udnytte endnu bedre i det offentlige, hvis man tænker på tværs, siger Flemming Thomsen.

Udvikling skal ske med dialog

Lars Frelle-Petersen er heller ikke tvivl om, at den store udfordring med at komme op i det næste gear for digitaliseringen af det offentlige Danmark ikke bare kræver mod, men også at man ved hvordan.

- Jeg tror, at den digitale udvikling og nye teknologiers konstante opståen, ofte er en ordentlig mundfuld for myndigheder, medarbejdere og beslutningstagere, der måske har vanskeligt ved at omsætte de digitale muligheder, siger Lars Frelle-Petersen og fortsætter: 

 - Derfor er det også altafgørende, at samfundets digitale udvikling sker i tæt dialog mellem den offentlige fagstyrke og den digitale branche og innovative iværksættere, der kender teknologierne, og ved hvad de kan. Først når vi har knækket den samarbejdskode for innovativ udvikling, og får skabt et digitalt økosystem i verdensklasse, kan vi rigtig komme op i det digitale gear i Danmark.