Kørekort, forsikringspapirer, lånedokumenter. Bilforhandlere kan have overraskende meget data om kunder liggende. Derfor valgte de danske Peugeot-­forhandlerne allerede sidste år at imødekomme persondataforordningen og iværksætte et projekt, som skal bane vejen for implementeringen af forordningen.

Henrik Wessel er ejer af og direktør for tre Peugeot-butikker i Storkøbenhavn, og han er en del af projektet. Det skal på den ene side sørge for, at hans virksomhed lever op til reglerne og på den anden side munde ud i anbefalinger og redskaber, som de øvrige forhandlere kan benytte sig af. Han har erfaret, at persondataforordningen ikke bare er et par nye algoritmer og felter i computersystemerne. Det er meget, meget mere.

– Det hele handler i høj grad om de ansattes adfærd. For eksempel hvordan de håndterer informationer om kunder, deres sagsmapper og noget så simpelt som, at de sørger for at låse computeren, når de går. Det handler ikke kun om it – det handler i høj grad om rutiner, siger han.

Pilotprojekter

Foreningen, der dækker lidt over 60 forhandlere, har valgt tre pilotprojekter: Et mindre i Holstebro, et mellemstort i Køge og et helt stort i Storkøbenhavn, repræsenteret af Henrik Wessels tre butikker, der årligt sælger over 2.000 nye biler og har 140 ansatte.

Peugeot-forhandlere har i den forbindelse haft DI med på sidelinjen og til en vis grad brugt en ekstern konsulent. Projektet har skullet klarlægge, hvordan forhandlerne lever op til reglerne og fremover kun indsamler og opbevarer de kundeinformationer, de må, og samtidig sikre sig at dataen ikke ender i forkerte hænder.

Læs: Guide til persondata – 5 trin gør din virksomhed klar

Fortsat usikkerhed om indhold

Henrik Wessel forklarer, at meget af arbejdet har handlet om at forstå forordningen og udarbejde anbefalinger og skabeloner, som andre kan bruge. Men i processen er det samtidig blevet klart, at der stadig er usikkerhed om, hvad forordningen egentlig dækker.

– Mange har fokus på risikoen for store bøder, men blander ofte persondataforordningen og markedsføringsloven sammen, siger han og tilføjer:

– Dataforordningen handler om andre ting. Den handler om persondata samt følsomme ting som køn, religion osv. Så en del af arbejdet går ud  at gøre det klart, hvad den her forordning faktisk går ud på, og hvordan medlemmerne skal tage hensyn til den, men samtidig også kunne arbejde med den, siger han.

Komplekst men nødvendigt

Henrik Wessel og Peugeot-forhandlernes forening har nu nået et punkt, hvor de har skabeloner og anbefalinger, som forhandlerne kan læne sig op ad i forskellige situationer. Arbejdet er dog ikke slut, men det er kommet langt. Henrik Wessel betegner det regelsæt, de skal implementere, som ”komplekst”, men også som ”nødvendigt”.

– Det er komplekst. Man skal reelt sætte sig ind i meget. Der er nye termer, og noget af det er overraskende tungt juridisk materiale, men man er nødt til det. Specielt for ledelsen. Hvis ledelsen ikke forstår det, bliver det svært at få alle til at løbe den samme vej, siger han og tilføjer:

– Men det kan lade sig gøre. I andre brancher har man jo i mange år været vant til at behandle data på en bestemt måde. For eksempel i bankverdenen. Når de kan, så kan vi også. Men der er behov for materiale, der hjælper med at vise hvordan. 

Læs Dybvad om persondata: Du kan stole på danske virksomheder

Store mængder data

Bilforhandlere ligger i dag – som i så mange andre brancher – inde med store mænger data om kunderne. Henrik Wessel mener, at datamængden generelt er så stor, at det er blevet bydende nødvendigt fra centralt hold at sikre sig, at der er regler, som alle skal følge. De gamle dage, hvor sælgeren eller mekanikeren havde en skuffe fyldt med sedler og kontakt­oplysninger, er bare forbi.

– Det hele er grundlæggende en sund øvelse. Datamængden er jo enorm i dag – på godt og ondt. Der er mange ting i forordningen, jeg ikke er enig i, men tidligere har man mange steder simpelthen håndteret informationer laissez faire-agtigt. Det går altså ikke mere, siger han.

På trods af, at medarbejdernes rutiner er noget af det mest centrale i implementeringen af persondataforordningen, så mener han dog, at der også er nogle it-mæssige udfordringer, som man ikke kommer udenom at se på.

– It-systemerne kan være en udfordring, og problemet er, at det kan være svært at få medarbejdere med på noget, hvis de synes, at systemerne modarbejder dem. Det er noget, de enkelte forhandlere må se på. Problemet er dog begrænset. Man skal huske, at vi jo ikke beder kunderne om informationer, som vi reelt ikke skal bruge, siger han.

Læs: DI Business magasin om persondata

Kan inspirere andre

I Dansk Industri er det Nils Suhr Andersen, der er chefjurist ved Bilbranchen i DI, som har stået for kontakten med og rådgivningen af foreningen for Peugeot-forhandlere. Han er imponeret over deres arbejde.

– Der er mange situationer, hvor bilforhandlere skal tilpasse sig forordningen. Det kan være i salgsafdelingen, når der skal lejes biler ud eller på værkstedsområdet. Peugeot-forhandlerne har arbejdet meget seriøst med det her, og det vil komme dem til gode, siger han og tilføjer:

– Med udgangspunkt i DI’s skemaer står de nu med skabeloner for, hvordan de skal håndtere data i flere forskellige situationer. Det er gode redskaber. Det er jordnært og praktisk anvendeligt. Det kan andre brancher godt lade sig inspirere af.