DI Business Nyheder

Persondata: 5 trin gør din virksomhed klar

25. maj træder EU’s nye lov for håndtering af persondata i kraft. Her er Dansk Industris guide til en plan for at få procedurerne på plads.

1:  PLANLÆGNING

  • Nedsæt en projektgruppe, og udpeg en projekt­ansvarlig.
  • Ansvarlige for it, HR og jura skal være med og sikres en basisviden om persondataforordningen.
  • Fastlæg niveau af implementering: Fuldt eller ud fra risiko på udvalgte områder.
  • Få grønt lys fra direktion samt tid og penge.
  • Læs for eksempel DI’s vejledning: ”Persondataforordningen – i kort form”
  • Se: bit.ly/kortform

2: ANALYSE AF DATASTRØM

  • Afdæk processer med personoplysninger og processer med behov for spørgeskemaer.
  • Anvend DI’s ”Vejledning om procesafdækning”
  • Interview relevante afdelinger og udfyld spørgeskemaer.
  • Anvend DI’s standardspørgeskema for blandt andet at afdække:
  • Hvilke personoplysninger behandler I og hvorfor?
  • Informerer I de personer, I har oplysninger om? 
  • Sletter I oplysninger – og hvornår?
  • Se: bit.ly/di-vejledning under ”værktøjer”.

3: ANALYSE AF SPØRGESKEMAER

  • Er der huller i jeres behandling af persondata
  • (en GAP-analyse).
  • GAP-analysen identificerer de områder, hvor reglerne ikke overholdes.
  • Fastlæg det implementeringsniveau I har tid og penge til.
  • Vælg hvilke tiltag, der skal prioriteres og implementeres. Og hvilke der er behov for i forhold til persondataforordning.
  • Se DI’s oversigt over typiske fejl: bit.ly/typiskefejl

4: IMPLEMENTERING

  • Skriv og tilpas de nødvendige dokumenter. Eksempelvis: retningslinjer for behandlingen af personoplysninger, samtykketekster, privatlivspolitikker og databehandleraftaler.
  • Udarbejd beredskabsplaner til at håndtere sikkerhedsbrud.
  • Indgå (nye) aftaler med databehandlere, for eksempel leverandører af it-systemer, og eventuelle dataansvarlige, som I behandler personoplysninger for.
  • Tilpas it-systemer til for eksempel sletning og håndtering af registreredes rettigheder.

5: DOKUMENTATION OG PROCEDURE

  • Dokumentér, hvordan I overholder persondataforordningen.
  • Undervis medarbejdere, der behandler personoplysninger.
  • Indarbejd fortrolighedsklausuler i ansættelseskontrakter.
  • Indfør årshjul med løbende kontrol og interne inspektioner af databehandling.
  • Udarbejd fortegnelser over personoplysninger.
  • Se: bit.ly/didokumentation under ”værktøjer”.

Læs: DI Business magasin om persondata

Kim Haggren

Underdirektør

  • Direkte +45 3377 3449
  • Mobil +45 2124 4608
  • E-mail kih@di.dk
Relateret