I arkitektfirmaet JJW Arkitekter har man været hurtige til at omstille sig til den nye situation, som Corona-epidemien har bragt med sig. En stor del af deres medarbejdere arbejder allerede hjemmefra, firmaet har indkøbt ekstra bærbare computere til medarbejderne, og møderne foregår over Skype og Microsoft Teams.

Men når virksomhedens opgaver skal igennem den offentlige beslutningsproces i kommunerne, oplever de forsinkelser. Kommunens ansatte, styregrupper eller byråd er sendt hjem på grund af Corona-epidimien, og de nødvendige møder kan derfor ikke altid gennemføres som planlagt.

Problemerne opstår allerede i prækvalifikationsrunderne, hvor egnede virksomheder udvælges til opgaver.

- Når vi indsender bud til prækvalifikationer, kan vi ikke få svar på dem, fordi de kommunale styregrupper ikke kan mødes og godkende dem. Først bliver deres møder udskudt i 14 dage, men det er jo også usikkert, om de kan mødes derefter, siger Karen Viltoft, kreativ direktør og partner i JJW Arkitekter.

Læs også: Corona er ikke force majeur – det offentlige skal betale for varer og tjenester

Hjulene skal holdes i gang

Et konkret eksempel på at beslutningsprocesserne i det offentlige forsinkes, er en prækvalifikation til en konkurrence, som JJW Arkitekter afventer svar på. Som en del af beslutningsprocessen er det planlagt, at den vindende virksomheds tilbud skal godkendes i byrådet.

Men nu er det usikkert, om byrådet kan mødes, og det udskyder processen.
I et andet projekt var der indkaldt til en række brugergruppemøder, der nu er aflyst, og derfor kan den proces heller ikke kan fortsætte som planlagt.

Og det er blandt andet de eksempler, der får Katja Viltoft til at efterlyse bedre digital omstilling i det offentlige.

- Vi forsøger så vidt muligt at holde hjulene i gang i rådgivervirksomhederne. Vi har omstillet os hurtigt til den nye situation, men der er også behov for, at man gør det samme i det offentlige og bliver bedre til at arbejde og mødes digitalt, siger Katja Viltoft.

Læs også: Har du digitale værktøjer, der kan hjælpe andre?

Velvilje i dele af det offentlige

Katja Viltoft understreger dog, at hun også oplever vilje til omstilling i dele af det offentlige.

- Københavns Kommune har meldt ud, at de bestræber sig på ikke at aflyse møder eller udskyde beslutninger. Og flere andre kommuner og offentlige bygherrer har også meddelt, at de laver ekstra tiltag rettet mod de private virksomheder, fortæller Katja Viltoft.

Blandt de tiltag er hurtigere betaling og igangsættelse af vedligeholdelsesopgaver.

I et brev til leverandørerne fortæller Byggechef i Byggeri København, Kasper Graa Wulff, at de blandt andet bestræber sig på at imødekomme ønsker om fysiske møder, såfremt det er nødvendigt. Derudover forsøger man at opretholde afdelingens funktion, så leverandørerne ikke forhindres i at opretholde deres funktion.

Læs også: Her kan I bruge genbrugspladser under krisen

Dansk Industri: Udvis fleksibilitet

I Dansk Industri opfordres der til, at både offentlige og private tager bestik af den nye situation.

- Specielt i denne tid er det enormt vigtigt, at alle – private og offentlige – udviser fleksibilitet og bruger de muligheder, som er. Herunder anvender digitale værktøjer til at gennemføre møder og beslutninger, siger Branchedirektør for DI Byg, Elly Kjems Hove.

Branchedirektøren mener, at man skal følge regerings budskab om fortsat at holde samfundets hjul i gang.

- I første omgang handler det ikke om store forkromede digitale løsninger, men helt lavpraktisk at sikre, at møder afholdes online, så der kan træffes beslutninger om igangsættelse af projekter.

Også hos JJW Arkitekter ønsker man, at det offentlige tager regeringens budskab til sig.

- Hvis de private virksomheder skal holde hjulene i gang i Danmark under Corona-krisen, er vi helt afhængige af, at det offentlige også viser samfundssind ved ikke at forsinke eller udskyde hverken beslutninger eller projekter, afslutter Katja Viltoft.

Læs også: Kære kommuner – lad os sammen holde hjulene i gang