Mange ansatte i landets virksomheder arbejder hjemmefra under corona-krisen. Snakken ved kaffemaskinen på kontoret er forstummet, mødelokaler er erstattet af telefonopkald og Skype-samtaler, og det spørgsmål, der før kunne stilles over skrivebordet, er nu blevet til et opkald, en mail eller en sms. For mange er det en uvant situation, der kræver, at tingene gøres på en anden måde end før, og at man bringer nye værktøjer i spil.

Hos DI Ledelse og Virksomhedsudvikling har man samlet en række gode råd til hjemmearbejde.  

- Som leder er det helt afgørende, at du er tydelig om dine forventninger til dine medarbejdere og kommunikerer det klart, men det er lige så vigtigt, at du altid afslutter den klare kommunikation med et spørgsmål, hvor der forventningsafstemmes, siger chef for DI Ledelse og Virksomhedsudvikling Pernille Erichsen, Dansk Industri. 

Læs også: Opsamling: COVID-19’s betydning for virksomheder

Digitale værktøjer og kortere møder

Hjemmearbejde fjerner nemlig ikke behovet for møder – tværtimod. Når møderne foregår via Skype for Business kan det være svært at holde fokus og den struktur, I normalt har til møder, er ikke den samme. Derfor er det vigtigt, at mødelederen er velforberedt.

Hav derfor en agenda for mødet og en rollefordeling for deltagerne. Der skal være en grund til, at den enkelte medarbejder er indkaldt til mødet, og der skal være et tydeligt formål med mødet.

Et eksempel på en virksomhed, der allerede har indarbejdet nye rutiner, er  arkitektfirmaet JJW Arkitekter, hvor har det været vigtigt at omstille deres virksomhed, så flere af de ansatte kan arbejde hjemmefra. Medarbejderne mødes digitalt, også møder med samarbejdspartner og projekteringsmøder foregår digitalt.

- Vi gør brug af forskellige digitale kommunikationsformer som Skype-møder og Microsoft Teams. Vores møder er blevet kortere, fordi de kræver mere præcis fokus på, hvad der skal tales om, siger Katja Viltoft, kreativ direktør og partner i JJW Arkitekter.

Læs også: DI: Udskudt skat er godt skridt for trængte SMV’er

Fejring af succeser vigtig

Under normale omstændigheder vil man måske give high-fives, få et klap på skulderen eller et ”godt arbejde,” når man som afdeling har en succesoplevelse. Det er selvsagt ikke muligt, når der arbejdes hjemmefra.

Man skal ikke underkende betydningen af de fejringer, og det kan derfor være en god idé at aftale, hvordan man fejrer sine succeser i afdelingen, lyder rådet fra DI Ledelse og Virksomhedsudvikling. Det kan eksempelvis være en fælles mail, eller når man alligevel taler sammen over telefonen.

Når I hver i sær sidder og arbejder hjemme, går du også glip af hverdagens små samtaler ved kaffemaskinen eller den uformelle vidensudveksling henover skrivebordet.

Små samtaler i chatten på Skype kan være med til at give et socialt boost, når du sidder alene på dit nyindrettede hjemmekontor. Her kan du spørge ind til dine kollegaers hverdag og føre de samtaler, der ikke nødvendigvis har noget at gøre med arbejdet.

Tal oftere sammen

Som afdelingsleder eller team-ansvarlig er det relevant at holde sig opdateret på sin afdeling eller sit team fra morgenstunden og gøre det hver dag. Der er forskel på arbejdspladser, og derfor er der også forskel på, hvor ofte det er relevant at tale sammen og holde sig opdateret.

Men i en tid, hvor det fysiske tilstedevær med andre mennesker er stærkt begrænset, bør man i højere grad, end man er vant til, række ud til sine medarbejdere og kollegaer.

Hos JJW Arkitekter ringer afdelingslederne rundt til alle deres medarbejdere i løbet af dagen.

- Afdelingslederne ringer til deres medarbejdere og hører, hvordan det står til hos dem, og om der er noget de har brug for. Det gør de både for at holde sig opdateret, men også for at vedligeholde den menneskelige kontakt og dialog, siger Katja Viltoft.

Læs også: Udenrigsministeren i offensiv: Danmark er lukket for Corona – ikke for handel

Tydelighed i kommunikationen

Når man ikke sidder i samme bygning, er det endnu vigtigere end normalt, at man er tydelig i sin kommunikation. Både når du skriver mails, sms’er eller taler i telefon.

Tydelighed er også vigtig i forhold til kunder, samarbejdspartnere og leverandører – både nationalt og internationalt. Vær tydelig omkring, hvilken situation I som virksomhed eller du som ansat står i.

Vær fleksibel med arbejdstiden

At arbejde hjemme er anderledes, og der kan være børn i huset, som kræver opmærksomhed. Derfor kan det være en god idé at afstemme, hvad der skal leveres, og hvornår det skal leveres. Find ud af, om der skal følges op på halvdagsbasis, dagsbasis eller ugebasis.

Hav fokus på fleksibilitet og gør det derfor klart for dine medarbejdere, at du ikke forventer en arbejdsdag fra 8 til 16, råder DI Ledelse og Virksomhedsudvikling.

Nogle opgaver er der måske bedre tid til at løse senere på dagen. Det er også vigtigt at udvise tillid til, at dine medarbejdere og kollegaer rent faktisk arbejder, når de sidder hjemme bag skærmene.

Hos JJW Arkitekter har de benyttet fleksibilitet, forståelse og tydelighed.

- Vi gør det tydeligt for vores medarbejdere, at man enten kan arbejde eller passe sine børn. Hvis det ikke er muligt at arbejde, fordi de har tre små børn hængende om benene, lægger vi op til, at så vidt det er muligt, kan man arbejde på andre tidspunkter, tage afspadsering eller ferie, siger Katja Viltoft.

Find nye faste rutiner

Bare det at du ikke sidder på kontoret, kan i sig selv være udfordrende for effektiviteten. Derfor kan det være en god idé at finde tilbage til nogle af de faste rutiner fra ”normale” hverdagsmorgener. Gå i bad og tag arbejdstøjet på, inden du sætter dig foran computeren og begynder at arbejde.

Tænd for kameraet, når du har telefonmøder med dine medarbejdere og kollegaer for at højne samhørigheden og forståelsen for den situation, I alle sammen sidder i.

Det kan også højne effektiviteten og arbejdsglæden, hvis man helliger et område i hjemmet til at være arbejdsplads. Det kan være et hjørne af stuen eller et rum, der kan indrettes som et lille kontor.

- Det er vigtig, at se sine medarbejdere i øjnene, også gerne flere gange om ugen. Så tænd for kameraet når I holder telefonmøde og smil ekstra meget til hinanden i denne svære tid afslutter chef for DI Ledelse og Virksomhedsudvikling Pernille Erichsen, Dansk Industri.

Læs også: Giv selstændige adgang til krisedagpenge