Artiklen er skrevet af Danielle Bjerre Lyndgaard, chefkonsulent i DI's afdeling for netværk og ledelse.

I takt med at coronavirus spreder sig, og flere og flere kommer i karantæne eller bliver syge, vil ledelsesopgaven kalde på noget særligt for en periode. Som leder får du brug for at kunne skabe klarhed og ro blandt dine medarbejdere. Både dem, der stadig møder på arbejde i virksomheden, og dem, du nu skal lede på distancen.

Når coronavirus kommer tættere på hverdagen, melder der sig sandsynligvis en række spørgsmål og bekymringer hos dine medarbejdere.

Spørgsmål som du med fordel kan afklare hurtigt for at skabe tryghed og ro hos dine medarbejdere, så I i fællesskab fortsat kan holde fokus på at skabe de resultater, der er behov for i hverdagen. Det er vigtigt, at du løbende kommunikerer klart og tydeligt om, hvordan I håndterer situationen. Både internt blandt medarbejderne og eksternt i forhold til kunder, leverandører og andre samarbejdspartnere.

Lige nu står vi alle i en situation, hvor mange af os inden for nærmeste fremtid vil opleve, at vores medarbejdere (eller vi selv) bliver bedt om at arbejde hjemmefra (hvis det er muligt) eller kommer i karantæne. Så hvordan bedriver du god ledelse både for dem, der stadig er tilstede på arbejdspladsen, og for dem, der for en periode har brug for ledelse på distancen?

Ledelse i det nære og på distancen 

For mange ledere vil god ledelse i den kommende periode handle om både at kunne lede på distancen og i det nære på en og samme tid. Helt grundlæggende kan man sige, at distanceledelse handler om at udøve dine ledelseshandlinger med en langt højere grad af tydelighed og fokus på at skabe nærvær på trods af distancen. Her får du en række gode råd til, hvordan du kan gribe det an, når din ledelsesopgave bliver lidt mere kompleks, end den måske plejer at være.

Alle trin kan gennemføres som virtuelle møder i mindre grupper, hvor I med fordel kan have kamera på, så I kan se og ikke kun høre hinanden på møderne.

Trin 1  - Kommunikér din ambition og lyt

Kommunikér din ambition for teamets arbejde i den kommende periode og de rammer, det kommer til at foregå i. Vær særligt tydelig med hensyn til det fælles mål og sørg for efterfølgende (hvis du ikke har gjort det, inden I mødes) at holde 1:1 (evt. virtuelle) møder med hver enkelt af medarbejderne for at afstemme forventninger for den kommende tid. Hjælpespørgsmål til dette er f.eks.:

• Hvad er vigtigt for jer i den kommende tid for, at vi kan komme i mål med vores arbejdsopgaver?
• Hvad kan jeg gøre for at hjælpe jer i dagligdagen, så vi lykkes bedst muligt?
• Hvordan skal vi som team agere overfor hinanden i den kommende periode?
• Hvordan bidrager vi bedst muligt til virksomhedens overordnede formål?

Trin 2 – Konkrete mål udformes sammen

Med afsæt i ovenstående overvejelser formulerer I sammen jeres konkrete mål for den kommende periode. Hjælpespørgsmål til dette er f.eks.:

• Hvad er det konkret, vi skal levere?
• Hvornår skal vi levere?
• Hvordan skal vi levere?
• I hvilken kvalitet skal vi levere?
• Hvor meget skal/kan vi levere?

Trin  3 – Samarbejde i det nære og på distancen

Med afsæt i rammerne for den kommende periode formulerer teamet en række fælles holdninger til, hvordan de vil samarbejde om at nå de aftalte mål. Hjælpe­spørgsmål til dette er f.eks.:

• Hvad er vigtigt for jer i jeres samarbejde, når vi ikke er samlet til hverdag?
• Hvordan vil vi gerne kommunikere med hinanden?
• Hvordan løser vi eventuelle uenigheder og konflikter i teamet?
• Har vi brug for at lave aftaler om fælles kommunikation? Svartider på e-mails? Andet?

Trin 4 – Roller, ansvar og fælles forpligtelse/engagement

For at skabe et fælles engagement skal der laves aftaler om, hvordan teamets medlemmer er forpligtet overfor hinanden. Hjælpespørgsmål til dette er f.eks.:

• I forhold til de mål vi skal nå, hvilke kompetencer har vi så brug for, og hvem i teamet besidder disse kompetencer?
• Hvilke roller har vi brug for i teamet? Er der brug for nye roller i den kommende periode?
• Har vi brug for kompetencer, som ikke er tilgængelige i teamet på nuværende tidspunkt? Hvordan kompenserer vi evt. for dette?
• Hvem gør helt konkret hvad?
• Hvordan fejrer vi de ting, vi lykkes med?

Trin 5 – Løbende opfølgning

For at sikre at teamet lever op til fælles aftaler og gensidigt engagement, skal der løbende følges op på fremdrift og samarbejde. Teamet aftaler i fællesskab, hvordan I gør det. Hjælpespørgsmål til dette er f.eks.:

• Hvor ofte følger vi op på vores samarbejde i teamet?
• Hvor ofte følger vi op på vores leverancer og vores evne til at skabe de forventede ­resultater?
• Hvordan følger vi op?
• Hvem følger op?
• Hvordan sikrer vi, at vi lærer af både vores fejl og succeser?

Husk, at ledelse er et samarbejde. Det er ikke noget, du som leder ”går og gør” ved dine medarbejdere. God ledelse skaber I sammen, og præcis som det er tilfældet i jeres ”almindelige” hverdag, er det nu ekstra nødvendigt, at medarbejderne efterspørger det, de mangler fra hinanden og fra dig som leder. Det bliver om muligt endnu vigtigere at huske, når teamet ikke kan være sammen i hverdagen, og du ikke lige så let kan få øje på medarbejdere, som ikke trives, som ikke performer eller som oplever udfordringer og/eller succeser, og derfor har behov for en særlig opmærksomhed ledelsesmæssigt.

Her kan du få yderligere hjælp til at håndtere coronavirus/COVID-19