Ved at automatisere gentagne, manuelle arbejdsgange har Region Midtjylland fået frigivet mere end 50.000 timer til medarbejderne

I Region Midtjylland er de mere end 35.000 medarbejdere i kontakt med op mod 1,3 mio. borgere om året. Det øger arbejdspresset i organisationen, og de søgte derfor hjælp hos Devoteam til at implementere Robotic Process Automation-teknologi og opbygge interne kompetencer indenfor automatisering. Projektet startede i 2019, og siden da er mere end 80 processer blevet automatiseret, hvilket alene i 2020 resulterede i, at mere end 50.000 timer blev frigivet til medarbejderne

Region Midtjylland er en af landets fem politisk styrede og administrative enheder, der varetager regionens sundhedsvæsen, specialiserede tilbud til socialt udsatte og personer med handicap og arbejder for vækst gennem regional udvikling. De mere end 35.000 medarbejdere er i kontakt med op mod 1,3 mio. borgere om året, og for at sikre den bedste oplevelse for både borgere og medarbejdere, er det vigtigt, at processer, arbejdsgange og systemer er så effektive som muligt.

Som følge af det stigende behov for effektivisering og optimering er et af fokusområderne i Region Midtjyllands digitaliseringsstrategi Robotic Process Automation, der også kendes som RPA. RPA er en teknologi, som muliggør automatisering af digitale processer og manuelle arbejdsgange på tværs af systemer og brugergrænseflader. Enten ved at imitere menneskelige handlinger, eller ved at interagere direkte med API’er og/eller databaser. API’er er en grænseflade som systemer kan bruge til at snakke sammen

Teknologien er kendetegnet ved at være let at komme i gang med men relativt svær at skalere. Allerede inden projektets start havde der da også været adskillige RPA-initiativer i gang hos Region Midtjylland, men uden at man havde formået at udnytte teknologien til fulde. Der var derfor et behov for at refokusere arbejdet med RPA og for at opbygge et centralt kompetencecenter. Region Midtjylland hyrede derfor konsulenthuset Devoteam til at hjælpe med implementeringen og professionaliseringen af RPA-teknologi. Derudover havde Region Midtjylland også et stort ønske om en såkaldt citizen developer-tilgang, hvor medarbejderne selv kan automatisere egne arbejdsgange.

Resultatet af projektet blev en meget succesfuld implementerings- og skaleringscase, som har gjort Region Midtjylland i stand til at udnytte RPA-teknologien og drage nytte af de mange gevinster, den bringer. Da RPA af natur er en ’letvægts teknologi’, hvor man hurtigt kan gå fra idé til færdig løsning, anvendte Devoteam i leverancen agile metoder og principper kombineret med mere klassiske udviklingsmetoder. Agile metoder er velegnede til at sikre den rette balance mellem hastighed og kvalitet, hvilket er essentielt for at lykkes med RPA.

Et eksempel på en af disse automationer er i bestillingen af blod til intensiv afsnittet, hvor en software-robot nu sikrer, at alt relevant data er indtastet såsom bestilling af en portør til transporten.

Projektet hos Region Midtjylland viser teknologiens muligheder i store offentlige organisationer og beviser igen, at hurtig og synlig resultatskabelse gennem en kombination af nye teknologier og agile metoder ikke kun er forbeholdt den private sektor,” fortæller Mikkel Kristiansen, Partner hos Devoteam.

Mere end 35 årsværk frigivet

Projektet var tværfagligt af natur, da det både indebar opsætning og implementering af det tekniske fundament, som skulle tilpasses Region Midtjyllands eksisterende it-infrastruktur, definition af rammerne for automatiseringsarbejdet i samarbejde med regionens jurister og uddannelse af et stort antal fagpersoner fra vidt forskellige dele af organisationen.

Devoteam leverede desuden en skalérbar og skræddersyet styringsmodel til at understøtte strategien om, at medarbejdere skal kunne arbejde med at automatisere egne arbejdsgange. Dette indebar træning i brug af RPA-værktøjskassen, men også oplæring af medarbejderne i at identificere, kortlægge og udvikle automatiseringsløsninger baseret på de specifikke standarder i styringsmodellen. Her overraskede det Devoteams konsulenter positivt, hvor hurtigt medarbejderne og organisationen tog teknologien og de nye tiltag til sig:

Det er jo velkendt, at medarbejderne i organisationen enten kan agere medspillere eller modspillere i forhold til at implementere forandringer; det gjaldt også her. Der var helt fra start en dedikeret indsats rettet mod at få organisationen og beslutningstagerne med ombord, og det har sat skub i tingene. Vi så en lyst til at lære og et meget højt engagement hos medarbejdere og en forståelse for mulighederne i den nye teknologi hos beslutningstagere”, fortsætter Mikkel Kristiansen.

Siden 2019, hvor projektet blev igangsat, er mere end 80 processer blevet automatiseret, og alene i 2020 var software-robotter i stand til at håndtere mere end 85.000 opgaver, hvilket har givet mere end 50.0000 arbejdstimer tilbage til medarbejderne og organisationen. Ligeledes er mere end 70 medarbejdere blevet oplært i RPA, som nu er i stand til selv at drive automatiseringsforløb fra idegenerering over udvikling til idriftsættelse.

Casen kort fortalt

Konsulenthuset Devoteam har hjulpet Region Midtjylland og deres mere end 35.000 ansatte med at implementere RPA-teknologi samt at udnytte teknologiens mange muligheder. Medarbejdere hos Region Midtjylland er i dag, takket være en veldefineret styringsmodel og gennemprøvet metodehåndbog, i stand til at automatisere egne arbejdsgange på en måde, hvor alle retningslinjer er overholdt. Alene i 2020 blev der frigivet mere end 50.000 timer fra primært administrative opgaver. Disse timer kan nu anvendes på mere værdiskabende opgaver til gavn for medarbejdere, patienter og borgere. Billedkreditering: Getty Images.

Relateret indhold