Hvad er kapacitetsplanlægning?  

En kapacitetsplan er en afstemning mellem behovet for ressourcer som f.eks. antallet af medarbejdere og den forventede efterspørgsel. Har man for mange ressourcer, får man for høje omkostninger, og det kan give utilfredsstillende arbejdsopgaver for medarbejderne i og med, at der er for lidt at lave.

Har man for få ressourcer, kan man ikke følge med, og det giver utilfredse kunder såvel som stressede medarbejdere. Derfor handler kapacitetsplanlægning om at sikre det rette antal af medarbejdere.   

 
Langsigtet og kortsigtet planlægning  

Der er ofte tale om kapacitetsplanlægning på mindst to niveauer: Første niveau er den årlige forventning, hvor det vurderes, hvor mange folk, der er behov for. Næste niveau er den månedlige tilpasning i forhold til variationen i efterspørgslen. For nogen vil det endda være relevant at tage højde for den ugentlige forventning.   

Jo mere detaljeret, man kan arbejde med tilpasning af sin kapacitet, jo større er gevinsten. Det kræver dog nogle administrative ressourcer og faglig indsigt at få kabalen til at gå op.  

Typiske faldgruber  

Det er en almindelig udfordring for fremstillingsvirksomheder, at produktionenen ikke kan få en prognose eller forecast fra salgsafdelingen. Det er desværre meget almindeligt, at virksomheder ikke er gode til at udarbejde prognoser, og kvaliteten af dem er ofte også meget svingende.  

En anden udbredt udfordring er også, at ordreproducerende projektvirksomheder siger, at de ikke ved hvor mange timer, de skal bruge på en maskine eller anlæg. Ved ikke at have et estimat på et anlægs timeforbrug samt hvor mange anlæg, der forventes at skulle levere, påfører man sig selv en større risiko end nødvendigt.  

Det kan betyde, at du kommer til at have for mange eller for få medarbejdere til at håndtere efterspøgslen, og derved for høje omkostninger og eller gå glip af omsætning samt indtjening.  

Særligt for underleverandører  

For underleverandørvirksomheder, der lever af at sælge deres kapacitet, er det en stor udfordring, hvis man ikke kender sin kapacitet. Ofte betyder det, at de har et stort overskud af kapacitet på maskinsiden. Det vil sige, at mange maskinerne ikke er belagt i døgndrift, fordi man måske ikke har medarbejdere til at betjene dem på flere skift – og det er dyrt.