Forstå administrative robotter

En administrativ robot er software, der efterligninger din administrative medarbejdes arbejdsgang. Det vil sige, at den arbejder på samme måde som medarbejderen og på tværs af systemer og dokumenter. Det betyder også, at den ikke ændrer på de underliggende systemer og dokumenter. 

RPA kan erstatte den administrative medarbejder i de tidskrævende, manuelle og gentagne arbejdsgange. Faktisk anslog McKinsey i 2017 at automatisering og kunstig intelligens kan erstatte 40% af de administrative arbejdstimer. Det kan for nogen betyde at frigøre en medarbejder til nye opgaver 1-2 dage om ugen.  

Fordele ved administrative robotter 

En RPA er ikke en kunstig intelligens, men en robot. Det betyder, at den ikke lærer selv, men kun gør det, du har bedt den om, og på netop den måde, som du har bedt den om at gøre det på.  Administrative robotter er derfor oplagte til at overtage manuelle, gentagne og tidskrævende opgaver. Ikke nok med, at robotten typisk arbejder hurtigere end mennesker, så er den også mere præcis. En administrativ robot laver ikke fejl – eller i hvert fald kun de fejl, den er programmeret til at lave. 

Derudover behøver en robot ikke pauser, ferie, weekend eller bliver syg. Det betyder, at de administrative processer i din forretning kan køre hele tiden til gavn for både dine kunder og andre processer i virksomheden.  

Er administrative robotter noget for min forretning? 

RPA er én af de teknologier, der vinder kraftigt frem for tiden, og det er ikke uden grund.  Her er 5 gode råd til dig, som er nysgerrig på at komme i gang, og som kan være med til at sikre succes med dine første administrative robotter.  

1. Få inspiration inden, du går i gang 
Det er en god idé at søge inspiration inden, du kaster dig ud i dine egne RPA’er. DI hjælper gerne med at forbinde dig med en virksomhed, som allerede er i gang, og som kan fortælle om sit valg af RPA , og hvilke processer som de har automatiseret.  

2. Kortlæg processen med relevante medarbejdere 
Som sagt gør robotten præcis det, som den bliver bedt om. Da mennesker arbejder forskelligt, er det derfor vigtigt at få gennemgået processen med relevante medarbejdere og gjort den mere ensartet. Afslutningsvis skal man stå tilbage med én standard, som der er enighed om, og som er egnet til automatisering.  

3. Husk at dokumenterer processen 
En anden god grund til at kortlægge processen er, at den efterfølgende kan fungere som dokumentation for, hvordan opgaven udføres. Det kan vise sig vigtigt, hvis robotten fejler eller skal opgraderes. Her har man har brug for, at mennesker kan udføre opgaven i en periode, indtil robotten er klar igen. Der kan også ligge dokumentationskrav for processens udførelse i forbindelse med forskellige certificeringer. 

4. Modulær tænkning reducerer kompleksitet 
Når I er blevet tilpas med jeres valgte RPA-software og skal programmere mere avancerede robotter, så tænk modulært. Det betyder, at I skal opbygge robotten af en række mindre stykker kode, som I kan genbruge i flere robotter. Koderne skal man nemt kunne skifte ud eller optimere på. Det kan f.eks. være en mini-robot, der åbner en web browser, eller sender en mail. Det reducerer kompleksiteten og øger stabiliteten. 

5. Tænk digitalt fra start 
Digitalisering er kommet for at blive, og der kommer kun mere af det. Det kan derfor være en god idé at investere i kompetenceudvikling af sin organisation til at favne og udnytte de mange nye spændende muligheder, som eksempelvis RPA.