Vejledning til god praksis for dokumentation af krav og ekstraarbejder

Mange krav er genstand for uenighed om, hvornår der er fremlagt tilstrækkeligt dokumentation for ekstraarbejder, hvilket medfører lange sagsbehandlingstider og et stort ressourceforbrug hos både entreprenører og Banedanmark. Vejledningen er udtryk for en fælles erkendelse af, at dokumentation for krav og ekstraarbejder ikke skal være mere byrdefuld for entreprenørerne end nødvendigt, men samtidig tilstrækkelig til, at bygherre kan forstå baggrunden for og berettigelsen af ekstrakravet.

Vejledningen er udarbejdet som supplement til Banedanmarks kontraktmateriale og Banedanmarks særlige betingelser (AB 18 med tilføjelser og fravigelser), som dermed fortsat er gældende. Vejledningen er i flere tilfælde en uddybning af de processer for ekstraarbejder, som allerede fremgår af Banedanmarks kontraktmateriale. Banedanmark sikrer, at der er overensstemmelse mellem vejledningen og Banedanmarks kontraktmateriale.

Formål

Vejledningens formål er at skabe enighed om, hvordan krav dokumenteres og håndteres for at opnå den hurtigste og mest hensigtsmæssige behandling og begrænse parternes brug af ressourcer til at afklare følgende:

• om en ydelse er kontraktarbejde eller ekstraarbejde.
• om en ydelse er eller har været nødvendig.
• om grundlaget for et ekstrakrav er dokumenteret.
• om arbejdet er varslet til Banedanmark samt godkendt afBanedanmark.
• om projektet bliver forsinket som følge af ekstraarbejder.
• om kravets økonomiske afregning.

Som udgangspunkt gælder denne vejledning for både fag-, hoved- og totalentrepriser. Der kan være særlige forhold i enkeltstående projekter, hvor vejledningen ikke er hensigtsmæssig eller medfører udfordringer. I sådanne tilfælde skal det aftales skriftligt og tydeligt mellem parterne, at vejledningen fraviges. Dette skal ske senest på projektets kontraktopstartsmøde.