Kold teknologi giver plads til varme hænder

Virksomheden, der blandt andet arbejder med rusmiddelbehandling og tilbud til hjemløse, har de seneste år arbejdet målrettet med at finde de steder i hverdagen, hvor AI kan skabe reel værdi.

Men de begyndte ikke med teknologien.

”Vores vigtigste erfaring har været, at det at implementere AI i en virksomhed som vores først og fremmest handler om mennesker og processer og så om vores egen faglighed. Teknologien må blive bygget oven på det,” fortæller Jeanette Lindén, som er marketings-, kunde – og interim driftschef hos AlfaRehab.

Derfor har virksomheden gennemgået sine arbejdsgange og set på, hvor medarbejderne bruger meget tid, og hvor AI kan være med til at løfte kvaliteten. Dokumentation har været et oplagt sted at begynde.

”Der er rigtig mange gentagelser på dokumentationsdelen. Der er rigtig mange skemaer, der bliver udfyldt rigtig mange gange, og mange kontrakter, der sendes frem og tilbage,” siger Jeanette.

Når AI kan lette dele af det arbejde, opstår der tid til noget andet. Hos AlfaRehab forsøger man bevidst at bruge den frigjorte tid på borgerne, faglig udvikling og udvikling af nyt behandlingsmateriale.

”Hvis man kan løfte en socialrådgiver eller en pædagogs dokumentationspres lidt, så vil man kunne lave nogle flere aktiviteter eller noget andet med de borgere, vi har i behandlingen,” fortæller Jeanette.

Hun peger også på, at medarbejderne i nogle tilfælde kan tale dokumentation ind i stedet for at skulle skrive den efterfølgende. Det kan eksempelvis være en fordel for medarbejdere, der arbejder udekørende og bevæger sig fra borger til borger.

”Jeg synes, at vi har været gode til at mobilisere den tid, der er blevet til overs, enten til faglig udvikling eller til det her med at lave nogle aktiviteter med borgerne. Det kunne også være at udvikle noget nyt behandlingsmateriale,” siger hun.

For AlfaRehab er gevinsten derfor ikke kun, at bestemte opgaver kan løses hurtigere. Den ligger også i, at tiden kan flyttes fra gentagne administrative processer til de opgaver, hvor medarbejdernes faglighed gør størst forskel.

Samtidig oplever virksomheden, at AI har været med til at styrke kvaliteten i det skriftlige arbejde. AlfaRehab har blandt andet udviklet AI-agenter, der hjælper med at skabe et mere ensartet sprog og udtryk på tværs af organisationen.

AI-ambassadører skal få hele organisationen med

Arbejdet med AI har dog ikke været uden udfordringer. Medarbejderne har forskellige digitale forudsætninger, og ikke alle har været lige begejstrede fra begyndelsen.

Jeanette peger blandt andet på, at modenheden inden for IT varierer, og at det er en udfordring i en branche, hvor det sociale og sundhedsfaglige arbejde naturligt fylder mere end teknologi og data.

Derfor har AlfaRehab valgt at udpege såkaldte AI-ambassadører i de enkelte teams. Ambassadørerne er medarbejdere, som selv er nysgerrige på teknologien, og som hjælper kollegerne med at afprøve nye værktøjer i deres egen hverdag.

Ifølge Jeanette er det netop deres placering tæt på kollegerne, der gør en stor forskel.

Pointen er, at AI ikke skal opleves som endnu et krav fra ledelsen. I stedet bliver det en kollega, man kan spørge, når man er i tvivl, og som kan vise, hvordan teknologien virker i de arbejdsopgaver, teamet allerede kender.

”Det er derfor, vi har lavet de her ambassadører. Så er det ikke lederen, der sidder og putter noget ned som en skal-opgave. Det er en fra teamet, der går rundt og hjælper til,” fortæller Jeanette.

Den tilgang har også betydet, at AI ikke er blevet rullet ud som én stor forandring fra den ene dag til den anden. I stedet har medarbejderne kunnet se konkrete pilotprojekter fungere og derigennem få lyst til selv at prøve teknologien.

”Det har ikke været pålagt, at man skal det her. Det har fået lov at vokse lidt frem gennem aha-oplevelser,” siger hun.

For Jeanette er det også vigtigt, at ikke alle medarbejdere behøver være lige langt. Nogle har taget teknologien hurtigt til sig, mens andre stadig bruger den mere begrænset. Det afgørende er, at der er mulighed for at lære og prøve ting af i et tempo, der giver mening.

Det kræver tid at få AI til at virke

En anden vigtig erfaring er, at AI ikke nødvendigvis sparer tid fra første dag. Tværtimod kræver det tid at bygge løsninger, teste dem og få dem til at fungere efter hensigten.

Det gælder blandt andet de agenter, AlfaRehab arbejder med.

”Det tager rigtig lang tid at bygge en agent. Den skal opdrages frem og tilbage. Der er ting, der skal ændres, og så videre,” siger Jeanette.

Samtidig har arbejdet med AI ført til nye diskussioner om faglighed og arbejdsmetoder. Når teknologien kan overtage dele af opgaver, som tidligere krævede medarbejdernes tid, bliver organisationen også nødt til at overveje, hvad der skaber mest værdi.

”Når man møder noget, der er så vildt som AI, begynder man jo også at tale om sin egen eksistens på en helt anden måde. Jeg tror, man genbesøger sin egen professionalisme meget oftere,” fortæller Jeanette.

Start småt

For virksomheder, der endnu ikke er kommet i gang med AI, er Jeanettes råd enkelt: Begynd med konkrete og overskuelige opgaver.

”Start med små opgaver.”

Det kan være mødeopsamlinger, referater eller andre administrative opgaver, hvor det hurtigt bliver tydeligt, om teknologien skaber værdi.

Dernæst anbefaler hun, at virksomheder finder de medarbejdere, der allerede er nysgerrige på teknologien, og giver dem tid og mulighed for at hjælpe resten af organisationen.

”Jeg vil virkelig stærkt anbefale, at man prøver at motivere til, at der er nogen, der melder sig som ambassadør. Selvfølgelig skal de have tid til at lave det her arbejde.”

For AlfaRehab har AI derfor ikke været ét stort teknologispring. Det har været en række mindre forsøg, løbende justeringer og konkrete erfaringer tæt på medarbejdernes hverdag.

Og måske er det netop den vigtigste læring til andre virksomheder: Man behøver ikke have knækket hele AI-koden på forhånd. Man kan begynde med en konkret arbejdsopgave, give plads til de nysgerrige medarbejdere og bruge teknologien dér, hvor den kan frigøre tid til det arbejde, der skaber størst værdi.