Undgå de mest typiske fejl, når I udregner og indberetter skattefri rejsegodtgørelse
Vi har fra Skat modtaget nedenstående information vedrørende udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse, og vedhæftede tjeklister.
Få hjælp til at gøre det rigtigt med skema og tjeklister
Når ansatte i transportvirksomheder, fx chauffører og vognmænd, rejser med et erhvervsmæssigt formål, kan deres arbejdsgiver udbetale skattefri rejsegodtgørelse til at dække rejseudgifterne. Godtgørelsen kaldes også for ’diæter’ og kan udbetales efter faste satser.
Skattestyrelsen kan se, at der hos transportvirksomheder ofte er fejl og mangler i beregningen af og dokumentationen for rejser. Konsekvensen ved fejl kan være hård for de ansatte. Hvis dokumentationen er mangelfuld, bliver rejsegodtgørelse skattepligtig – også selvom kravene til at være på rejse faktisk var opfyldt, og beløbet dermed kunne have været skattefrit.
Der er nogle krav til rejsen, som skal være opfyldt, for at der kan udbetales skattefri rejsegodtgørelse (se nedenfor). Derfor er det også vigtigt, at rejsen er dokumenteret med de rigtige oplysninger.
|
Få hjælp til at gøre det rigtigt ved at følge linket her. Her kan du bl.a. finde: · tjeklister – det skal du huske som henholdsvis medarbejder og arbejdsgiver · skema til brug ved registrering, beregning og dokumentation – skemaet hjælper dig til at huske at få alle oplysninger med · satserne for skattefri rejsegodtgørelse for kost og logi. |
Disse fejl sker ofte
- Der mangler informationer i rejseregistreringen; fx mangler der fyldestgørende adresser eller beskrivelse af et konkret formål med rejsen.
- Der bruges forkerte satser i beregningen.
- Reglerne om afstandskriteriet er ikke fulgt. Det kan være, at afstanden mellem bopæl og midlertidigt arbejdssted er for kort til, at det anses for nødvendigt at overnatte uden for bopælen.
- I nogle tilfælde harmonerer reglerne for køre- og hviletid ikke med reglerne for skattefri rejsegodtgørelse. At man fx er nødt til at stoppe på grund af køre-hviletidsbestemmelserne medfører ikke i sig selv, at man er afskåret fra at overnatte på bopælen, hvis den ligger tæt på.
- For chauffører, der transporterer varer eller personer, kan udgift til logi (overnatning) ikke dækkes efter de faste satser.
For at undgå fejl som disse er det vigtigt, at arbejdsgivere kender og forstår de krav, der skal være opfyldt. De skal også kontrollere deres ansattes rejseoplysninger og sikre, at alle nødvendige oplysninger er med.
Husk kravene til skattefri rejsegodtgørelse
- Rejsen skal vare mindst 24 timer.
- Den ansatte skal have et midlertidigt arbejdssted. Lønmodtagere med mobile arbejdssteder, fx lastbilchauffører, har som udgangspunkt et midlertidigt arbejdssted i deres vogn.
- Den ansatte kan ikke overnatte på sin sædvanlige bopæl. Det kan enten være på grund af afstanden mellem den sædvanlige bopæl og det midlertidige arbejdssted, eller fordi den ansatte er beordret til at føre tilsyn og derfor ikke kan forlade det midlertidige arbejdssted.
- Rejsen skal have et erhvervsmæssigt formål – fra start til slut.
Du kan hente tjeklisten for arbejdsgiver her, og for ansatte her.