Hybride møder er kommet for at blive, og du er nødt til at lære at elske dem, blogger Henrik Horn Andersen, partner i Implement og bestyrelsesformand i Managementrådgiverne.

Foto: Implement
15.06.21 MR Nyheder

Seks gode råd til inkluderende hybridmøder

Hvordan faciliterer du inkluderende møder, der foregår virtuelt og fysisk samtidig? Få Henrik Horn Andersens seks gode råd til, hvordan du designer effektive hybridmøder, der skaber værdi for din organisation og dine deltagere.

Du genkender helt sikkert dette mødescenarie.

Du sidder derhjemme, arbejder effektivt og tjekker ind i rækken af virtuelle møder. Det går godt, men så kommer mødet, hvor fem kolleger sidder sammen i mødelokalet på kontoret, og du selv og en anden fra teamet logger ind på Teams hjemmefra.

Der bliver snakket henover bordet, du kan ikke se deres ansigter, og alle i mødelokalet har ansigt mod hinanden og dermed siden til dig.

Følelsen af at være andenrangsdeltager i mødet og i teamet er slående både visuelt og emotionelt. Den type af møder ender for de fleste med en følelse af at have spildt tiden, ikke have gjort en forskel og måske endda føle sig en lille smule mindre værdsat og ikke-vigtig i teamet.

Det går selvfølgelig ikke, for dette er mødetyper, som er i vækst pga. af vores nye måder at arbejde på i takt med, at medarbejderne vender tilbage på arbejdspladsen.

Læs også: Tilbage til fremtiden?

Gentænk dine møder

Det hybride møde kan nemt blive kamppladsen mellem fleksibilitet og inklusion, mellem teamspirit og egne behov. Det nemme svar er, at få alle folk tilbage på kontoret, så slipper du for den type møder, men så misser du chancen for at skabe fleksibilitet og tilpasning til den enkelte medarbejders situation.

Svaret er derfor i langt højere grad at gentænke disse møder, at designe dem på en anden måde og skabe højere kvalitet i den type møder.

Første skridt er at tale om det. Alle vil gerne have bedre møder og slippe for at spilde tiden, så vær ikke bekymret for at tage en snak i teamet om, hvordan I skaber bedre møder, der er mere inkluderende og mere effektfulde.

Næste skridt handler om at bruge lidt mere tid på at designe og gennemtænke mødet, og hvis det er et møde, der gentages, er investeringen hurtigt tjent hjem.

Læs også: Tag magten over din manglende motivation

Seks gode råd til hybride møder

1. Afklar formålet: Er formålet med dit møde team building og relationsskabelse, så er hybride møder nok ikke svaret. Er det derimod vidensdeling, statusmøder osv., er det nok mere. Formålet er med til at stille skarpt på, hvem der bør deltage, og hvordan formen for deltagelse skal være for at nå formålet.

2. Forventningsafstem deltagelsesformen: Kan dine deltagere tage mødet fra bilen uden kamera, eller er det nødvendigt at sidde ved en pc for at kunne bidrage? Vær tydelig i din invitation og i starten af mødet ift., hvordan du forventer, at deltagerne er koblet på mødet. Det er dit møde, så tag ansvar for det allerede inden, det starter.

3. 1 person 1 device: Planlæg processen, så du inkluderer alle deltagere. Det kræver, at du sikrer dig, at alle sidder med deres egen enhed, inklusiv dem, der befinder sig i det fysiske rum. Det gør det nemmere at se hinandens ansigter, bidrage aktivt i chatten eller på kollaborative platforme. I praksis bør du også håndtere lyden, så alle i rummet er muted og en har koblet en højtaler til sin computer. På den måde fungerer lyden bedst, og samtalen flyder mest naturligt.

4. Remote facilitator: Det kan være en idé at få en af deltagerne, der ikke er fysisk i rummet til at facilitere mødet. Det vil automatisk skabe mere opmærksomhed mod skærmen og flytte dynamikken i mødet væk fra mødelokalet.

5. Start derude: Overvej at starte dit møde med check-ins hos dem, der sidder ”derude” frem for til sidst. Det flytter balancen i mødet og skaber en højere grad af følelse af inklusion for deltagerne derude. Generelt flyder samtalerne lidt mindre i denne type møder, hvorfor du som facilitator bør have tydelighed om talerækken og spillereglerne for deltagelse i mødet.

6. Lav tydelige opsamlinger og næste skridt: I denne type møder er det ekstra vigtigt at være tydelig om fremdrift, beslutninger og efterfølgende handlinger. Du bør derfor både forberede, hvordan du vil gøre det og være meget tydelig i opstarten, undervejs og i afrundingen om, hvordan du vil køre mødet samt visualisere og gentage beslutninger og fremdrift løbende.

Skrevet af:

Henrik Horn Andersen, partner i Implement og formand i Managementrådgiverne

Relateret indhold