Tre runder senere: Sådan kommer du lettere gennem audit

I 2023 opdaterede og forbedrede SBA kravene i Servicenormen. Samtidig blev Servicenormen gjort til en certificeringsordning med løbende kontrol. Her kom certificeringsfirmaet DNV  og auditor Maria Vitten ind i billedet. 

En tredjedel af SBA’s medlemmer auditeres hvert år. Efter tre runder har DNV dermed auditeret alle virksomheder, der var medlemmer, da de reviderede krav trådte i kraft.

Tre første runder

Erfaringerne fra de tre første auditrunder viser, at virksomhederne har haft meget forskellige udgangspunkter. Nogle virksomheder er vant til certificeringer og dokumenterede processer, mens andre har skullet bruge mere tid på at samle dokumentation og få procedurer på plads. ”Det er ikke kun mindre virksomheder, der har haft behov for hjælp til at få dokumentation og procedurer på plads. Det har været meget blandet”, konstaterer Maria Vitten. 

Hvis noget dokumentation mangler ved Maria Vittens første besøg, får virksomheden konkrete punkter at arbejde videre med. Derefter kan DNV senere gennemføre et genbesøg, som alene omhandler de områder, der endnu ikke er på plads. ”Både en-mands- og helt store virksomheder har haft behov for genbesøg”, fortæller Maria Vitten.

Om genbesøg fortæller Maria Vitten desuden, at hun har oplevet stor ro hos virksomhederne, når hun har besøgt dem for anden eller tredje gang. ”Jeg tror de, efter mit første besøg, opdager, at jeg ikke er der for at slå dem oven i hovedet. Jeg er der for at vejlede dem i, hvordan de opfylder kravene i Servicenormen, og det ved de godt, når jeg kommer for anden gang”. 

Underleverandører giver flest udfordringer

”Underleverandører er nok det område, som virksomhederne har haft sværest ved,” fortæller Maria Vitten og tilføjer, at en hyppig årsag til genbesøg har været, at virksomhederne ved det første besøg ikke i tilstrækkelig grad kunne dokumentere, at Servicenormens krav er blevet kommunikeret til deres underleverandører.

Som medlemmer af SBA skal virksomhederne nemlig have overblik over, hvilke underleverandører de bruger. De skal sikre, at de relevante krav er skrevet ind i kontrakterne, og at der er dokumentation for ordnede forhold hos underleverandørerne.

Et kvalitetsstempel, der skal fortjenes

Servicenormen er SBA’s godkendelsesordning for ordentlighed i servicebranchen. Den stiller krav til blandt andet aflønning, kvalitet, miljø, arbejdsmiljø, personalepolitik, kompetenceudvikling og brug af underleverandører. Det er ikke nok, at virksomhederne mener, at de har styr på forholdene. De skal kunne dokumentere det.

Efter de forbedrede krav er trådt i kraft, og den grundige auditering er begyndt, er der da også virksomheder, som har meldt sig ud af SBA. 50 i alt efter de første tre runder, fortæller sekretariatet. Men det er ikke nødvendigvis negativt, mener Maria Vitten: ”Det fortæller noget om, hvilke virksomheder der er en del af SBA, som både kan og vil leve op til Servicenormen.” At nogle virksomheder har valgt at trække sig fra SBA viser, at Servicenormen ikke er en formalitet. Det bekræfter, at medlemskabet af SBA er et kvalitetsstempel. 

Godkendelsesordningen er omfattende, og det er netop pointen. Godkendelsen er ikke og skal ikke være noget, man får uden at have orden i penalhuset og gøre en indsats. Netop de omfattende krav og den uvildige kontrol er med til at gøre Servicenormen til mere end en hensigtserklæring og give virksomhedernes kunder tryghed, når de vælger serviceleverandør. ”Jeg synes, virksomhederne har været motiverede. De kan godt se, at certifikatet får mere værdi, fordi kravene er blevet mere omfattende,” konkluderer Maria Vitten. 

Næste audit: Brug erfaringen og værktøjerne

Nu er den fjerde auditrunde med DNV gået i gang, og de fleste virksomheder, der auditeres dette efterår, har været gennem processen før. Maria Vitten er derfor spændt på, om hun kan mærke en forskel hos virksomhederne. 

Det forventer hun, at hun vil kunne. Særligt hvis de benytter de skabeloner, vejledninger og hjælpeværktøjer, som SBA stiller til rådighed. ”Hvis virksomhederne bruger skabelonerne og hjælpeværktøjerne, vil jeg klart mene, at de kan komme nemmere i mål og bruge mindre tid på forberedelsen,” siger Maria Vitten. 

Virksomhederne behøver nemlig ikke begynde forfra. Dokumentationen fra seneste audit kan i mange tilfælde genbruges, men skal selvfølgelig være opdateret, så det afspejler virksomhedens situation i dag. ”Der kan være kommet nye medarbejdere, nye arbejdsgange, nye produkter eller nye underleverandører siden sidste audit,” forklarer Maria Vitten. 

Selvom kravene er de samme, kan efterårets auditrunde blive lettere, fordi virksomhederne nu kender processen og ved, hvilken dokumentation de skal have klar og kan bruge den hjælp, SBA stiller til rådighed. 

Marias opfordring er derfor klar: Brug SBA’s skabeloner og værktøjer. Opdatér den dokumentation, I allerede har. Og kontakt SBA-sekretariatet, hvis der er tvivl om kravene eller om, hvordan dokumentationen skal gribes an. 

SBA-sekretariatet tilbyder kurser, skabeloner samt råd og vejledning til medlemmer, der har brug for hjælp til at opfylde Servicenormens krav.