Frederiksberg genudbyder løn- og personalesystem
Frederiksberg Kommune har allerede én gang konkurrenceudsat driften af kommunens løn- og personalesystem. Et system, som er med til at sikre den løbende lønudbetaling til alle kommunens ansatte i overensstemmelse med de respektive overenskomster. Det gav gode erfaringer, og derfor har kommunen genudbudt opgaven.
Det er ikke kun driften, der udsættes for konkurrence fra private leverandører, men også implementering, vedligeholdelse, support og videreudvikling af løn- og personalesystemet. Det har til formål at sikre en fortsat god systemløsning, som understøtter de forretningsmæssige og funktionelle behov.
Det er vigtigt for Frederiksberg Kommune, at løn- og personalesystemet drives effektivt og med et højt serviceniveau. Derfor har kommunen foruden prisen lagt stor vægt på driftskvalitet i udbuddet. Det var Silkeborg Data, der vandt kontrakten. Det skyldes, at virksomheden har formået at stille nye selvbetjeningsløsninger og simuleringsværktøj til rådighed, som optimerer driften af løn- og personalesystemet.
Silkeborg Data har blandt andet lanceret en selvbetjeningsportal for alle ledere og medarbejdere. Derudover har Silkeborg Data introduceret en række mobile løsninger, som gør, at medarbejderne hurtigt og nemt kan indberette fravær, merarbejde og flekstid. På samme måde har lederne fået en godkendelsesfunktionalitet, som de kan bruge til at foretage indberetninger om egne medarbejdere.
Når kontrakten træder i kraft den 1. januar 2017, opnår Frederiksberg Kommune klare økonomiske gevinster. Kommunen har nemlig beregnet, at Silkeborg Datas løsning giver en årlig besparelse på cirka 1,4 mio. kr. Det svarer til cirka 25 pct. af udgifterne. Samarbejdet mellem Frederiksberg Kommune og Silkeborg Data viser således, at der er yderligere gevinster at hente, selvom opgaven har været udbudt tidligere. Det handler om, at kommunen indgår et tæt samarbejde med den private leverandør, og at udbuddet sammensættes på en måde, der giver leverandøren mulighed for at udnytte synergien mellem driftsopgaverne.
I vores genudbud har vi lagt vægt på endnu bedre drift og funktionalitet, som den private leverandør skal kunne levere – blandt andet med fokus på bedre selvbetjeningsløsninger. Det har Silkeborg Data formået at levere, og tilbuddet bidrager samtidig med en økonomisk effektivisering på 1,4 mio. kr. årligt. Afdelingschef Adam Hey, Frederiksberg Kommune