Robotter letter papirarbejdet og sikrer hurtigere aktindsigt for offentligheden
Når danske kommuner samarbejder med private virksomheder om at digitalisere og automatisere processer, kan der opnås store gevinster for både borgere og medarbejdere. Det viser erfaringen fra Silkeborg Kommunes samarbejde med firmaet Dataproces, hvor parterne har digitaliseret anmodninger om aktindsigt og sagsakter, hvilket har reduceret sagsbehandlingstiden markant.
Sagsbehandlingstiden er blevet reduceret markant, eftersom processen med at fjerne personfølsomme oplysninger er blevet automatiseret gennem en digital løsning. Før den digitale løsning skulle en medarbejder indsamle alle de efterspurgte dokumenter, gennemgå og kontrollere hver side for personfølsomme oplysninger og slutteligt skrive en læsevejledning til dokumenterne. Først derefter kunne sagen sendes til borgeren.
Den digitale løsning hedder ”Min Sag” og er baseret på softwarerobotter. Robotterne understøtter alle ovennævnte trin, så kommunen kan ekspedere endnu flere aktindsigter, alt imens medarbejderne får mere tid til at sikre, at oplysningerne er korrekte. Hermed er det blevet lettere og hurtigere at søge og modtage aktindsigt for kommunens borgere. ”Min Sag” har således lettet processen for både borgere og medarbejdere, og Silkeborg Kommune har en ambition om at kunne levere sagerne allerede i løbet af 10 timer.
Kommunerne sætter retningen for udviklingen
Private virksomheder kan tilbyde de danske kommuner en højt specialiseret, faglig viden og trække på deres erfaring fra forskellige samarbejdspartnere. Dermed kan kommuner og virksomheder i samarbejde finde nye digitale løsninger målrettet kommunens unikke behov og ønsker. Et styrket samarbejde mellem kommuner og private virksomheder kan således føre til en bedre service for borgerne og give medarbejderne mere tid til deres kerneopgaver.
Faktaboks
· Digitalisering af ansøgninger fra både borger og 3. part til aktindsigter i borgersager
· Færdigudviklet i 2017 og fungerer som borgerrettet selvbetjeningsløsning
· Har reduceret sagsbehandlingstiden
Min Sag er et eksempel på, hvordan den teknologiske udvikling gør det muligt at aflaste og dermed effektivisere administrationen. Det er vigtigt og godt. Men for os er formålet med Min Sag i lige så høj grad gennemsigtighed og tilgængelighed. Det primære mål har været at gøre det nemt for den enkelte borger at have overblik og tage ejerskab over sin sag. -Nicolai Mortensen, Projektleder, Silkeborg Kommune
