Ræk hånden ud - dialog og tillid er vejen frem for et godt udbud
Vejle Kommune har vundet IKAs Dialogpris 2019 for deres succesfulde udbud af rengøring. Allerede inden udbuddet blev leverandører inviteret til et møde, der skulle sikre godt samarbejde, dialog og tillid i det offentlig-private samarbejde. Udbuddet blev vundet af Forenede Service A/S.
Da Vejle Kommune i 2018 skulle udbyde deres rengøring på daginstitutioner, ældrecentre og skoler m.m., var der fokus på en tidlig og frugtbar dialog med interesserede leverandører. Kommunen var interesseret i at få leverandørernes faglige input og inviterede derfor til markedsdialog for at opnå det bedst mulige udbud.
På den måde fik Vejle Kommune forventningsafstemt med leverandørerne, som samtidig kom med forslag til smartere måder at tilrettelægge udbuddet på. Det resulterede i et gennemarbejdet udbudsmateriale til gavn for begge parter – og sidste ende borgeren. Et tydeligt og dialogbaseret udbud sikrer et konstruktivt samarbejde, så man undgår eventuelle misforståelser og uoverensstemmelser.
Rengøringsopgaverne er delt op i fire delaftaler fordelt på fire distrikter i Vejle Kommune. Udbuddet har en samlet værdi på 25 mio. kr. og var vægtet med 50 pct. på pris, 40 pct. kvalitet og 10 pct. på procedure og organisering. Udbuddet løber over en fireårig periode, hvor de fire delaftaler strækker sig over en toårig periode, så der i alt er tale om otte selvstændige delaftaler. Forenede Service A/S vandt tre af de fire delaftaler.
Både Forenede Service og Vejle Kommune melder om stor tilfredshed med hele forløbet. Det gælder både før, under og efter udbuddet. For dialogen mellem parterne er bestemt ikke stoppet, blot fordi udbuddet er afgjort. Der er således løbende kontakt mellem Forenede Service og Vejle Kommune, og det gavner både parterne og deres indbyrdes samarbejde. Og det sikrer det bedste resultat for den vigtigste part; nemlig borgeren.
I Vejle Kommune ønsker vi at gå forrest, når det handler om tillid og samarbejde. Det gælder selvfølgelig også, når vi samarbejder med private aktører. Vi har - og har haft - et godt samarbejde og en virkelig god dialog med Forenede Service. Et godt offentlig-privat samarbejde kræver tillid og løbende dialog, og jeg kan kun anbefale, at man som offentlig myndighed rækker hånden ud. - Jens Ejner Christensen, borgmester (V), Vejle Kommune
Den løbende kontakt mellem parterne sikrer fleksibilitet og overblik i opgavevaretagelsen. Vejle Kommune er f.eks. med til Forenede Services opstartsmøder for rengøringsassistenter. Det skaber klarhed for begge parter, at alle involverede ved, hvem hinanden er – og hvad der forventes af samarbejdet. Derudover skaber det en tillidsbaseret kultur, hvor kontrol og krav er blevet erstattet af dialog og opfølgning. Dialog er således et nøgleord og en rød tråd igennem hele samarbejdet.
Der er ingen tvivl om, at samarbejdet har båret frugt. Det blev blot bekræftet, da Vejle Kommune vandt IKAs Dialogpris 2019, efter Forenede Service A/S havde nomineret kommunen for et nytænkende og dialogbaseret udbud.
