Hurtigere, smartere og færre fejl: Robot sikrer bedre service

Når kommuner og andre offentlige myndigheder køber konsulentydelser, behøver målet i sig selv ikke være at spare penge. Det handler om at få udnyttet sine ressourcer smartest og på den bedst tænkelige måde. For ligesom private virksomheder er det nødvendigt for offentlige myndigheder at udvikle sig og optimere driften. Og her kan konsulentfirmaer bidrage. 

I 2018 hyrede Kolding Kommune Implement til at vurdere, hvilke områder Kolding Kommune med fordel kunne bruge RPA. Derfor gennemgik Implement arbejdsgangene i kommunens arbejdsmarkedsforvaltning og udarbejdede derefter en kortlægning af sagsbehandlernes arbejdsopgaver for at klarlægge, hvilke processer som potentielt kunne automatiseres eller på anden vis gøres smartere og mere effektivt. Herefter arbejdede kommunen og Implement sammen om at implementere RPA i kommunen. 

Fokus var særligt på administrative og rutineprægede opgaver, der ikke krævede sagsbehandlernes faglige kompetencer. For det er netop sådanne opgaver, hvor Robot Process Automation (RPA) er oplagt. RPA giver mere tid til medarbejdernes borgernære opgaver, fordi man i stedet lader en robot tage sig af de administrative og ofte trivielle opgaver. 

Kort sagt: RPA frigør ressourcer. Og i Kolding Kommune fandt de i samarbejde med Implement tre meget konkrete og tidskrævende opgaver, som RPA kunne overtage fra fagmedarbejdere og løse hurtigere, smartere og med færre fejl. 

Det første område omhandlede indkaldelse til borgeres første dagpengemøde. Tanken var, at en robot lige så godt kunne stå for koordinering af mødeindkaldelser. I stedet for at sagsbehandleren bruger tid på det praktiske, er det nu en softwarerobot, der opretter mødeindkaldelse i Outlook, indkalder borgeren til møde og booker et mødelokale. På den måde har sagsbehandleren nu mere tid til at koncentrere sig om at få den ledige i arbejde og tage hånd om borgerens situation og skabe individuelle forløb. 

I Kolding Kommune står en robot nu også for udbetaling af kørselsgodtgørelse. Det hele sker automatisk og i løbet af få minutter. Robotten modtager anmodninger om kørselsgodtgørelse fra en borger, og ud fra data om borgerens adresse og destination beregner robotten afstanden og udbetaler derefter det korrekte beløb til borgeren. En simpel og triviel opgave, som robotten nu i steder klarer – hurtigere, billigere og med en lavere fejlmargin end en administrativ medarbejder. 

En tredje arbejdsopgave, som RPA har været med til at automatisere, har været større dataudtræk. Det drejer sig om store datatræk om antallet af ordinære timer for jobsøgende, som robotten automatisk trækker ud og leverer en oversigt over til de relevante fagmedarbejdere. Der er tale om et større datatræk, som før tog en medarbejder 4 timer at udarbejde. Nu tager det blot 20 minutter. 

Overordnet er der således tale om administrative og trivielle rutineopgaver, der ikke kræver faglige kompetencer, men i stedet kræver tid. Tid, der bruges bedre på værdiskabende og meningsfuldt arbejde, som hæver kvaliteten, arbejdstrivsel og de ansattes arbejdsindhold. I Kolding Kommune har RPA sikret mere tid til medarbejdernes kerneopgaver og bedre kvalitet for borgerne. 

I samarbejde med Implement har nogle af kommunens medarbejdere desuden opnået programmeringskompetencer, således at kommunen internt kan videretænke og videreudvikle softwarerobottens arbejdsopgaver og dermed frigøre endnu mere tid på sigt.