Flere og flere hopper med på indkøbsvognen – og det betaler sig
Viborg Kommune har gennem en årrække fokuseret og styrket deres indkøbsafdeling. For år tilbage stod Viborg Kommune over for en markant budgetoverskridelse, og det blev derfor besluttet at gå efter et strategisk fokus på at hente besparelser på indkøbsområdet. Kommunen har sparet over 120 mio. kr. årligt som følge af en effektiv indkøbspolitik. Og flere kommuner har øjnet det store potentiale.
DI’s gennemgang af de kommunale budgetter for 2019 viser, at flere og flere kommuner har valgt at styrke deres indkøbsafdelinger. Det handler f.eks. om opnormering af indkøbsafdelingen, øget fokus på indkøb og udbud samt sikre en højere grad af compliance i enhederne. Der er god grund til, at flere kommuner fokuserer på indkøbsområdet. For en effektiv indkøbsafdeling er genvej til at hente besparelser.
Det er Viborg Kommune et godt eksempel på. På grund af overskredne budgetter besluttede Viborg Kommune at sætte yderligere fokus på deres indkøbsafdeling. I 2009 blev kommunens afdeling ’Udbud og Indkøb’ opnormeret, og siden er afdelingen i det hele taget blevet mere synlig i organisationen.
I Viborg Kommune har vi i den grad set vigtigheden i at investere tid og kræfter i udbuds- og indkøbsafdelingen. Der ligger et kæmpestort potentiale, hvis man formår at organisere en stærk udbuds- og indkøbsafdeling. Vi har sparet skattekroner for over 120 mio. kr. årligt takket være en fokuseret indsats, hvor kommunens samlede compliancegrad har været et afgørende pejlemærke. Lasse Jacobsen, kommunaldirektør, Viborg Kommune
’Udbud og Indkøb’ udarbejder f.eks. besparelsesberegninger på alle kommunens udbud, som de præsenterer for ledelsen. På den måde viser afdelingen de beslutningstagere, at prioritering af indkøbsområdet giver resultater. Resultater, som kommer borgerne til gode, fordi det er med til at frigøre midler til velfærdsopgaver og sikrer, at borgernes skattekroner bruges mest effektivt.
Udover beregning af potentielle gevinster for ledelsen er en anden vigtig opgave for ’Udbud og Indkøb’ at få de decentrale enheder til at bruge de fordelagtige kommunale indkøbsordninger og dermed få de kommunale institutioner som børnehaver og plejehjem ”med på indkøbsvognen”.
Det betyder f.eks., at man skal få pædagogen i børnehaven til at bruge kommunens online-indkøbsordning i stedet for at handle ind i den lokale Netto. Det sparer ikke blot kommunen for skattekroner – det giver også mere tid til kerneopgaven for pædagogen og hjemmehjælperen.
I Viborg Kommunes afdeling for Udbud og Indkøb er de otte ansatte fordelt på to teams. Det ene team er en udbudsafdeling, der alene tager sig af selve udbuddene. Det vil sige tilrettelæggelse af udbud, udarbejdelse af udbudsmateriale, dialog med tilbudsgivere og lignende. Det andet ben er et kontraktstyringsteam, som sikrer, at kommunens medarbejdere benytter sig af indkøbsordninger, f.eks. gennem e-handel. Samtidig stiller de en hotline til rådighed for kommunens medarbejdere, så medarbejdere kan ringe ind og få vejledning og gode råd til, hvordan man bedst benytter indkøbsordningerne.
For ’Udbud og indkøb’ er compliance et nøgleord, og i Viborg Kommune er det erfaringen, at de ansatte hellere end gerne vil bruge de kommunale indkøbsordninger. De tilfælde, hvor compliancegraden er lav i f. eks. en børnehave, skyldes det som oftest manglende viden om mulighederne for den kommunale e-handel og ikke manglende vilje.
Det handler derfor om tydelig kommunikation, som viser, hvorfor indkøbsordningerne er gavnlige. Værdien af effektive indkøb skal vises, så man sikrer en høj compliancegrad i alle enheder. Og det er Viborg Kommune lykkedes med. Kommunen har opnået en compliance på over 90 pct. Mantraet er simpelt: Jo bedre kommunen er til at købe ind, jo flere penge har kommunen til borgernær velfærd.
