Digital leverandørliste sikrer lette og gennemsigtige indkøb i Morsø
Når kommuner skal gennemføre mindre indkøbsprojekter, kan det være svært at sikre, at alle potentielle leverandører bliver inviteret inden for. I Morsø Kommune har en digital leverandørliste betydet, at lokale erhvervsdrivende lettere kan byde ind på de kommunale opgaver. Det har øget gennemsigtigheden og konkurrencen om kommunens indkøb.
I marts 2018 valgte Morsø Kommune at implementere en digital leverandørliste gennem platformen Comdia, der leveres af udviklingshuset Processio. Her kan lokale erhvervsdrivende registrere deres oplysninger med henblik på at komme i spil som leverandører, når kommunen foretager mindre indkøb, der ligger under EU’s tærskelværdi for udbud.
Virksomheder følte sig overset
Da den kommunale forvaltning lancerede listen tilbage i marts 2018, var det på baggrund af tiltagende bekymringer blandt de lokale erhvervsdrivende i Morsø Kommune.
Virksomhederne var bekymrede for, om kommunen i for høj grad skelede til de samme faste leverandører i stedet for at lade nye komme til i forbindelse med indkøbsprojekter.
Ved at lade sig registrere på den digitale leverandørliste, kan virksomhederne synliggøre dem selv over for kommunen og lettere byde ind på opgaver i takt med, at de bliver offentliggjort i den tilhørende udbudsplan. Og når først en virksomhed er registreret én gang, kan den let vise interesse for fremtidige ordrer.
Gennemsigtighed giver konkurrence
For medarbejderne i Teknik og Miljø i Morsø Kommune har den digitale platform betydet, at der er kommet større gennemsigtighed om de mindre udbud, fordi oplysninger om, hvem der blev inviteret, hvem der vandt ordren og kontraktens værdi er frit tilgængeligt for de øvrige leverandører. Kommunen kan dermed lettere dokumentere, at indkøbsprocessen er gået ordenligt til.
Gennemsigtigheden giver samtidig kommunen en større garanti for, at markedet afsøges så bredt som muligt, og at man dermed opnår den højest mulige kvalitet og den lavest mulige pris – til gavn for skatteborgerne i kommunen.
Vi har fået lettere ved at række ud til alle relevante leverandører, når vi køber ind. Det betyder selvfølgelig, at vi kan hente de bedst tilbud hjem til kommunen, men samtidig at vi undgår, at enkelte virksomheder føler sig oversete. Birgitte Lund, indkøbskoordinator i Morsø Kommune.
Tættere og mere professionel offentlig-privat dialog
I forvaltningen var der i begyndelsen en bekymring for at bruge den digitale løsning til at styre indkøbene, når mange små erhvervsdrivende, som fx håndværkere, kun i begrænset omfang er vant til at kommunikationen foregår digitalt.
Medarbejderne tog dog hurtigt platformen til sig og kommunikerer nu herigennem, og den dialog, der stadig kører uformelt, kan dokumenteres i systemet. Samtidig har kommunen fået langt mere styr på de mange mindre indkøb, når oplysninger samles ét sted.
Selv de mindre erhvervsdrivende har været hurtige til at lære systemet at kende og få registreret sig, så de er klar til at byde ind på opgaverne. Det giver os også mulighed for at indlede en tidlig dialog med markedet om de kommende udbud Birgitte Lund, indkøbskoordinator i Morsø Kommune
Brug af digitale leverandørlister i kommunerne er en af DI’s anbefalinger til et styrket offentligt-privat samarbejde.
Læs også historien om brugen af en detaljeret digital udbudsplan i Svendborg Kommune her.
