Bedre organisering giver større gevinster
I Næstved, Faxe og Vordingborg Kommune har man sammenlagt udbuds- og indkøbsafdelingerne. Det har givet et fagligt attraktivt miljø, et kompetenceløft og styrket rekrutteringen. Kommunerne opnår nu bedre aftaler qua vidensdeling og specialisering og har på blot to år sparet et tocifret millionbeløb til gavn for de sydsjællandske borgere.
I 2017 blev Næstved, Faxe og Vordingborg Kommunes udbuds- og indkøbsafdelinger lagt sammen til en samlet enhed. Tidligere oplevede kommunernes mindre udbudsafdelinger, hvor medarbejderne ofte sad alene med mange indkøb og ringe mulighed for sparring.
Dertil kom rekrutteringsproblemer, manglende kompetencer og specialisering samt utilstrækkelig volumen i udbud til at tiltrække leverandørinteresse. Vurderingen bag lød derfor, at der var brug for et stærkere fagligt fællesskab og samarbejde på tværs af kommunegrænserne.
Den samlede enhed omfatter nu 12 medarbejdere, som alle er placeret på Næstved Rådhus. Selv om de sidder i Næstved, agerer samtlige medarbejdere ligeligt for de tre kommuner.
Hver indkøbs- og udbudskonsulent arbejder nu mere målrettet med hver deres faglige område, som de specificerer sig i. Frem for at den samme medarbejder skal forholde sig til udbud om vidt forskellige ting som f.eks. rengøring, vareindkøb og it-drift, er den enkelte medarbejder nu specialiseret i faglige områder.
De specialiserede fagområder har netop været kongstanken bag sammenlægningen. Det har sikret et mærkbart kompetenceløft, en stigende interesse i forhold til rekruttering og skabt en robust enhed, som samtidig favner bredere. Qua et øget fokus på vidensdeling og erfaringer fra de tre kommuner har sammenlægningen betydet mere faglig sparring, så man udnytter hinandens viden og kompetencer. På den måde er best practice-løsninger også lettere blevet udbredt.
Sammenlægningen af udbudsafdelingerne har givet en lang række fordele for vores tre kommuner. Vi har fået et stærkere fagligt miljø samt mere vidensdeling og specialisering på de enkelte udbuds- og indkøbsområder. Men vigtigst af alt opnår vi nu flere og bedre aftaler ift. kvalitet og økonomi – til gavn for kommunens borgere. Lotte Elming, Indkøbs- og udbudschef, Sydsjællands Udbud og Indkøbssamarbejde (SUI)
Et eksempel på det er Næstved Kommune, som i flere år har arbejdet med dynamiske indkøbssystem. Dynamiske indkøbssystemer er en måde at drive udbud på, som tillader mange – og ofte mindre – virksomheder at komme i spil. I dynamiske indkøbssystemer anmoder og kvalificerer leverandører sig ud fra fastlagte tildelingskriterier til en form for leverandørliste, som kommunen kan benytte sig af ved udbud. Nye leverandører kan søge om optagelse i hele systemets løbetid, og det åbner dermed op for en løbende konkurrencesituation.
Den model har Næstved Kommune haft stor succes med. Kommunen har f.eks. udbudt en større opgave inden for arbejdsmarkedsområdet omkring jobtræningsrettet virksomhed. Det har ikke blot ført til massive besparelser på mellem 30-70 pct., men også skabt positive resultater for de ledige, som man nu kan forsøge at udbrede til Vordingborg og Faxe Kommune.
Samtidig har kommunernes enheder oplevet en hurtigere kontakt og bedre rådgivning som følge af sammenlægningen. Det er f.eks. blevet muligt for at kontakte indkøbs- og udbudsafdelingen i hele arbejdstiden og har dermed gjort det lettere for kommunens ansatte at få faglig hjælp og rådgivning i forhold til udbud og indkøb.
Sammenlægningen af udbuds- og indkøbsafdelingerne i de tre kommuner har hele vejen rundt givet pote. Enheden har gennem faglig sparring og vidensdeling opnået et stærkere fagligt miljø, et generelt kompetenceløft og udnyttet de stordriftsfordele, som en større udbudsenhed giver. Sammenlægningen har sikret, at enheden har lettere ved at gøre, hvad den er sat i verden for; at sikre kommunens borgere de kvalitetsmæssige bedste indkøb til den bedste pris.
Opdatering november 2020: Fra 1. januar 2021 udtræder Vordingborg Kommune fra det fælles indkøbssamarbejde. Sydsjællands Udbud- og Indkøbssamarbejde (SUI) fortsætter derefter mellem Næstved og Faxe Kommune.