Ny guide til offentlige ordregivere og private leverandører: brug delydelsesreglen til flere bæredygtige indkøb

Kun 4% af de offentlige indkøb i Danmark er cirkulære. Årsagen tilskrives ofte, at bæredygtige produkter, som f.eks. produkter lavet af genbrugte materialer, er vanskelige at beskrive i en udbudsproces. Men det er faktisk ikke så kompliceret at supplere og indkøbe produkter uden for et udbudt standardsortiment, som du måske går og tror. Og nu har Aarhus Kommune, i samarbejde med VIA University College, gjort det nemmere. Sammen har de udgivet en ny miniguide om delydelsesreglen, målrettet udbudskonsulenter og kontraktansvarlige.

Delydelsesreglen er en ofte overset regel, men med et stort potentiale for bæredygtige offentlige indkøb. Traditionelle udbud indeholder oftest standardiserede hyldevarer. Med delydelsesreglen kan man supplere en aftale med andre varekategorier, f.eks. bæredygtige produkter, der er produceret af ikke-jomfruelige materialer.

Guide skaber tryghed om det juridiske grundlag   
”Vi ser desværre ofte, at kontraktansvarlige enten ikke er opmærksomme på, at delydelsesreglen eksisterer, eller er usikre på at bruge den - måske i frygt for at begå fejl eller overtræde de  udbudsjuridiske regler. Formålet med guiden er derfor først og fremmest at gøre opmærksom på, at muligheden eksisterer, og dernæst at gøre det nemt og trygt at udnytte den,” fortæller Mette Rich, projektleder for cirkulær økonomi i Aarhus Kommune.  

Delydelsesreglen findes i Udbudslovens § 8, stk. 2, og giver mulighed for at ordregiveren kan tildele særskilte delkontrakter uden udbud, hvis to betingelser er opfyldt: Det samlede beløb ved anvendelse af reglen må maksimalt udgøre 20% af den samlede forpligtende kontraktsum og maksimalt 595.344 kr. pr. delkontrakt. Reglen kan således benyttes på EU-udbudte rammeaftaler og kontrakter, hvis der opstår et ønske om nogle andre produkter efter kontraktstart, som ikke er dækket i aftalen. Dette forudsætter blot, at ordregiveren forinden har forpligtet sig til at købe for en bestemt mængde eller værdi i aftaleperioden.

Det giver den fleksibilitet, som er nødvendig for at kunne inkludere innovative og bæredygtige løsninger, der ofte udvikler sig over tid, og dermed fremme en mere cirkulær økonomi i offentlige indkøb.

”Med delydelsesreglen får man mulighed for at supplere sine indkøb med nye, bæredygtige varetyper, så de fx kan indlæses i et e-katalog og i sidste ende bestilles af de kommunale indkøbere. Guiden hjælper til at beregne de maksimale beløb for delkontrakter, så man kan være helt tryg ved, at man holder sig inden for udbudsloven,” forklarer Mette Egerup Rich.

En løsning for cirkulære produkter
Jan Bertelsen, salgsdirektør i Daarbak Design, er især begejstret for delydelsesreglen fordi den muliggør indkøb af de cirkulære og bæredygtige produkter, der ofte er svære at inkludere i almindelige udbud.

Daarbak Design samarbejder med en lang række leverandører, der producerer kontormøbler og andet  interiør af genanvendt affald. Affaldet kan være fiskenet, valgplakater, plast og tekstiler og er ofte indsamlet af mennesker på kanten af arbejdsmarkedet. Produkterne bidrager således til en mere cirkulær økonomi ved at forlænge ressourcers levetid, reducere behovet for nye råmaterialer og minimere affaldsmængderne.

Det kan dog svært at afsætte netop denne type af affaldsbaserede produkter til det offentlige, da der ofte stilles krav om miljømærker og faste specifikationer på f.eks. materialetyper og farver i offentlige udbud.

”Når man arbejder med dynamiske og varierende affaldsmaterialer er det næsten umuligt at opnå de certificeringer, miljømærkninger og faste specifikationer, der stilles krav om i udbud. Det kræver, at man kan spore og dokumentere præcist, hvilke materialer der vil blive anvendt, og at det er de samme materialer, der anvendes hver gang, og det kan man sjældent garantere, når der er tale om indsamlet affald. Det er umuligt for os at beskrive, hvilke materialer vi vil benytte, for vi ved ikke hvad det er for nogle affaldsressourcer vi får ind næste gang,” forklarer Jan Bertelsen. Delydelsesreglen løser denne udfordring ved at tillade fleksibilitet og tilpasning til de materialer der er til rådighed.

Beløn de innovative virksomheder 
Mette Rich håber, at flere udbudsansvarlige vil få mod på at benytte delydelsesreglen fremadrettet. ”Ikke blot for at mindske vores direkte aftryk på klima og miljø, når vi køber ind, men også for at støtte og belønne de små innovative virksomheder, der hele tiden finder på nye bæredygtige løsninger. Offentlige indkøb spiller en vigtig rolle i at styrke efterspørgslen på deres produkter, og det kan vi gøre med den her regel.”

Ifølge Jan Bertelsen regulerer rammeaftaler det, de er sat i verden for, i vid udstrækning, nemlig den rette løsning til den rette pris. ”Men det efterlader ofte både os og ordregiver med et ønske om at gøre plads til de innovative sjæle, der kommer med nye idéer og produkter, som kan forandre og disrupte branchen. Udbud har svært ved at understøtte netop denne type udvikling til gavn for miljøet, som måtte dukke op i løbet af de 4-årige aftaleperioder” fortæller Jan Bertelsen og uddyber:

”Der sker rigtig meget på området lige i øjeblikket, og der opstår hele tiden nye metoder og materialer. Ved at bruge delydelsesreglen kan de offentlige indkøbere gribe de nye muligheder, som de opstår og dermed støtte op om innovationen.”

Hos DI ser man også Aarhus Kommunes miniguide som et kærkomment initiativ: ”I DI ser vi rigtig gerne, at de offentlige ordregivere bliver mere innovative og grønne i deres efterspørgsel. Som oftest er det ikke udbudsreglerne som står i vejen for den udvikling, men måden de tilgås på,” siger seniorchefkonsulent i DI, Felix Dalker. ”Her er et rigtig godt eksempel på en kommune, som går foran. Mere af det, tak!”