03.12.19 Vi rådgiver dig Nyheder

Administrative robotter giver stor gevinst og glade medarbejdere

De administrative robotter har gjort sit indtog og vist deres værd i DI’s medlemsvirksomheder med flotte effektiviseringsgevinster og gladere medarbejdere. Et godt råd fra projektdeltagerne i projektet Administrative robotter i SMV’er er at kommunikere tydeligt, hvad den sparede tid skal bruges til.

JP Group var blandt de første virksomheder, der tilmeldte sig projektet Administrative robotter i SMV’er. Logistikchef Morten Mikkelsen-Rieck har gennem længere tid haft et ønske om en grundig gennemgang af arbejdsprocesser med henblik på at finde nye automatiserede løsninger.

”Vi havde længe haft en plan om at kigge på effektivisering i administration, da vi kunne se, der var potentiale for at gøre noget bedre og smartere. RPA-projekt blev den nødvendige løftestang til faktisk at få det gjort og allokeret ressourcer. Og så var der i projektet en fin kobling mellem lean tankegangen og RPA, så vi hurtigt kunne se potentialet”, fortæller Morten Mikkelsen-Rieck.

I projektet gennemførte deltagerne et kort workshopforløb fordelt på fire dage:

  • Først blev virksomhedens arbejdsprocesser screenet for at finde potentielle kandidater til effektivisering og automatisering.
  • Herefter var der en 2-dages workshop, hvor udvalgte processer blev kortlagt med henblik på optimering og automatisering.
  • Afslutningsvis var der en fælles ekspertworkshop, hvor tre deltagervirksomheder fremlagde deres optimerede processer og tilhørende business case for et panel af RPA-ekspertvirksomheder, der gav feedback og gode råd.

Efter forløbet stod virksomhederne med veldokumenterede processer og tilhørende business case til videre implementering med relevant RPA-software.

Projekt med synlige resultater

Arbejdet med procesoptimering og implementering af RPA-teknologi har, ifølge Morten Mikkelsen-Rieck, givet JP Group de resultater, de havde forventet:

”Resultaterne kan deles i to: Der er både de kvantitative resultater som reelt sparet tid i afdelingerne, og så har vi også fået kvalitative resultater som mere tilfredse medarbejdere, da de har fået fjernet noget rent tastearbejde. Robottens arbejde minimerer fejl, og opgaven bliver altid løst til tiden”.

Der er bestemt også målbare resultater, siger Morten Mikkelsen-Rieck, der kan fortælle, at JP Group til dato har sparet 220 timer pr. år på de tre processer, som de har automatiseret ind til videre. Og der er potentiale for mere, idet JP Group allerede har identificeret 67 yderligere processer i tre afdelinger, hvor vurderingen er, at der er potentiale.

”Så business casen var sådan set ret klar for vores vedkommende med en tilbagebetalingstid på under ni måneder for én robot, der kører fire processer. Heri også iberegnet vedligehold af robotten, som man også skal huske”, forklarer Morten Mikkelsen-Rieck.

Frigivet tid til værdiskabende aktiviteter

”Vi har lært mange ting, men hvis jeg skal fremhæve én læring, så vær meget tydelig i kommunikationen om, hvad den sparede tid skal bruges til. Hos os handler det om at skabe værdi for kunden. Så det handler ikke om at fyre nogen, men om at lave flere værdiskabende aktiviteter som eksempelvis direkte kundekontakt”, siger Morten Mikkelsen-Rieck.

Og så gælder det ellers bare om at komme i gang, fordi der ligger et stort læringspotentiale i  gennemgangen af arbejdsprocesserne, fortæller Morten Mikkelsen-Rieck.

  

Hvad er RPA?

Administrative robotter, også kaldet RPA, er avanceret software, som er specielt designet til at automatisere simple, manuelle og rutineprægede opgaver med høj volumen. Det vil typisk være kedeligt tastearbejde, der er simpelt at udføre og med mange gentagelser. Medarbejderne vil gerne slippe for at lave det. Robotten er derimod ligeglad og gør det gerne på alle tider af døgnet.

Case i JP Group

JP Group bugte tidligere syv timer om måneden til at lave og sende restordrelister. Og nogen gange nåede de det ikke på grund af travlhed. Nu har JP Group en robot, der gør det for dem. Kunderne vælger selv, hvor ofte de vil have restordrelisten. Når robotten har sendt listerne ud, så får salgsmedarbejderne en besked, og så kan de tage kontakt til kunden for at høre, om de vil lægge en ordre og måske have yderligere varer med. Dermed bruger salgsmedarbejderen tiden på at snakke med kunden i stedet for at lave en restordreliste.

  

Projekt Adm. robotter i SMV’er

Projektet gennemføres med Industriens Fond for at efterprøve, om RPA-teknologien (Robotic Process Automation) vil være relevant og rentabelt for SMV’er.

Som led i Projekt administrative robotter i SMV’er afholdes der et Inspirationsmøde om Administrative robotter. Mødet afholdes på Sinatur Hotel Storebælt i Nyborg den 10. december 2019. Læs mere om mødet her.

Relateret