18.06.19 Vi rådgiver dig Nyheder

Fremtidens direktionssekretær skaber forandringer

Kom med ind bag lukkede døre til DI’s netværksmøde for chefsekretærer, hvor fremtidens PA var på dagsordenen. Jonathan Løv fra firmaet Listen Louder satte ord på fremtidens opgaver og fik netværket til at se muligheder frem for begrænsninger.

Som personlig assistent (PA) eller direktionssekretær udfylder du mange vigtige opgaver. Det kan være alt fra møde- og feriekoordinering til mailhåndtering, eventarrangering og HR-opgaver. Men den moderne personlige assistent er ikke, hvad vedkommende var for blot 10 år siden.

Konsulenthuset McKinsey anslår, at mindst 40 pct. af alle personlige assistenter vil være arbejdsløse inden for maksimalt 10 år fra nu - formentlig kortere tid. Dette skyldes blandt andet, at 80 pct. af deres nuværende opgaver kan digitaliseres og automatiseres ved hjælp af kunstig intelligens og maskinlæring.

Af samme grund er det NU, at du som personlig assistent skal blive forandringsskabende frem for forandringsparat, og det er NU, at du skal begynde at udvide din viden i forhold til smarte digitale værktøjer, der kan gøre en forskel for både dig selv og dem, du servicerer.

Forandringsparat eller forandringsskabende

Forenklet set kan man sige, at den forandrings- eller omstillingsparate medarbejder er indstillet på forandringer og accepterer ændringer. Det er imidlertid stadig i den forstand, at man er parat – altså reelt i en passiv rolle. Selvom jeg godt ved, at forandringsparat er et populært ord i denne tid, så er det et besynderligt begreb, eftersom det lægger op til, at man blot skal tilpasse sig, når der sker nye ting. Gøre sig klar til fremtiden så at sige.

Det er imidlertid langt fra det, som fremtidens PA skal kunne, hvis vedkommende ikke skal blive overflødig.
I stedet får organisationer og chefer brug for forandringsskabende medarbejdere. Det indebærer en sekretær eller PA, som hele tiden tilegner sig nye kompetencer, INDEN der er brug for dem. Man skaber så at sige sin egen fremtidige stilling og forsøger løbende at dokumentere værdien af den.

Fremtidens PA eller direktionssekretær går i spidsen og hjælper med at eliminere uhensigtsmæssige processer. Det er vigtigt, at du som assistent påpeger ting, der kan forbedres, før din chef gør det. Du skal nemlig være den kompetente sparringspartner.

Sådan gør fremtidens PA

Jeg har det nogle gange lidt svært med ordet disruption, men det giver egentlig god mening at tale om, at man som personlig assistent skal i gang med at disrupte sig selv. Det handler om at gå fra at være administrativ assistent til at blive en kvalificeret, menneskelig sparringspartner inden for en række forskellige områder.

Hvor den traditionelle PA primært vil tænke sin rolle igennem ord som ”hvad, hvornår, hvem og hvor”, så tilføjer den fremsynede PA også ”hvad nu hvis”, ”hvordan kunne man også gøre” osv. Det vil sige udvider sin nysgerrighed og overvejer, hvorvidt tingene ikke kan gøres væsentligt smartere, end de bliver gjort i dag.

Denne måde at skabe sin egen fremtidige stilling på kræver, at du afsætter tid til at udvikle dig og din viden.
Mit forslag er, at du finder 30-60 minutter hver uge til at sætte dig ind i disse værktøjer og danne dig et overblik. Brug tiden på at spørge i IT-afdelingen, om de mon kender til nogle smarte tools, eller du netværker med andre personlige assistenter på LinkedIn og deler viden med dem.

Form dit fremtidsjob

Alt dette gør du ikke, fordi din chef beder dig om at gøre det. Du gør det af dig selv, fordi du godt er klar over, at hvis du ikke bliver forandringsskabende, så mister du på et tidspunkt dit job, da din værdiskabelse bliver for lille.

Din opgave ligger således i at sikre, at du også fremadrettet kan skabe både menneskelig værdi på arbejdspladsen samt bidrage til at gøre komplekse ting simple. Lykkes du med det, så vil du også være en uundværlig ressource om 5-10 år fra nu! 

Netværk for chefsekretærer

DI starter nyt netværk for Chefsekretærer på Sjælland. 

Læs mere og tilmeld dig netværket her.