Digitale workflows i bestyrelser øger effektiviteten og sikrer compliance
Som bestyrelsesmedlem står du til ansvar for udviklingen i virksomheden både, når det går godt, og når det går mindre godt. Digitalisering af bestyrelsens workflow optimerer arbejdet mellem møderne og øger kvaliteten på selve mødet. Desuden sikrer digitale workflows compliance i henhold til behandling af persondata (GDPR).
Et bestyrelsesmedlems værste marridt er, at en forkert beslutning ender på forsiden af avisen. Det sker heldigvis sjældent, at en sag for alvor ruller. Men antallet af opgaver i bestyrelsen er steget kraftigt over en årrække, og samtidig er der øget fokus fra offentligheden på bestyrelsens ansvar.
”Den største udfordring for en bestyrelse i dag er, at man på meget begrænset tid skal sikre kvaliteten i bestyrelsens stærkt stigende antal opgaver under en væsentlig stigende offentlig og privat opmærksomhed”, siger Jan Vinther, der underviser DI’s medlemmer i rettigheder og pligter i bestyrelsesarbejdet.
Det altafgørende er, at alle bestyrelsesmedlemmer føler sig velinformerede og inddraget i alle vigtige beslutninger. Men det kan være svært, fordi datamængden for et bestyrelsesmedlem er vokset kraftigt. Nye digitale værktøjer kan optimere tidsforbruget og sikre compliance.
Compliance i henhold til GDPR, fortrolighed og tilgængelighed
Der findes i dag flere forskellige software-løsninger målrettet bestyrelsesarbejdet, der lever op til lovkrav og kan tilpasses virksomhedens egne direktiver. Distribution af materiale forud for bestyrelsesmødet kan via en sådan løsning foregå elektronisk og uden risiko for brud på fortroligheden.
”En digital dokumenthåndtering kan sikre korrekt håndtering af bestyrelsens dokumenter i forhold til GDPR-reglerne og fortrolighed for bestyrelsesmedlemmer. Det øger desuden tilgængeligheden. Skal du eksempelvis finde et dokument fra en tidligere beslutningsproces, kan det kaldes frem øjeblikkeligt”, sige Jan Vinther.
De fleste digitale løsninger målrettet bestyrelser har et krypteret og dermed fortroligt rum for dialog. Det giver bestyrelsen mulighed for at arbejde videre på bestyrelsens opgaver mellem de skemalagte møder.
”Med en krypteret chat-funktion kan bestyrelsesmedlemmerne i et sikret rum stille forståelsesmæssige spørgsmål og indlede en diskussion af synspunkter til det udsendte materiale. Dermed styrkes en effektiv sagsbehandlingen på selve bestyrelsesmødet”, fortæller Jan Vinther.
Blockchain som dokumentation for beslutninger
Som det seneste skud på den digitale stamme er systemer baseret på blockchain-teknologien, som vi kender fra krypto-valutaen Bitcoin. Blockchain-teknologien er endnu ikke tilgængelig som software, der er tilpasset bestyrelsesarbejdet, men Jan Vinther ser et stort potentiale i at bruge blockchain i bestyrelsens workflow.
”En blockchain-løsning sikrer en validering af selve beslutningsprocessen. Teknologien kan anvendes i situationer, hvor en beslutningsproces skal dokumenteres, og hvor der eventuelt kan være behov for at placere et ansvar. Det er absolut en teknologi, vi skal holde øje med”, siger Jan Vinther.
INFO
DI's bestyrelsesuddannelse
Vil du have større gennemslagskraft og blive sikker i din rolle som bestyrelsesmedlem med hensyn til pligter og ansvar?
DI tilbyder en uddannelse, som stiller skarpt på dit bestyrelsesarbejde. Vi byder næste hold på uddannelsen velkommen til september.
Du kan også høre mere ved at kontakt chefkonsulent Jan Vinther på mail: javi@di.dk eller tlf. 3377 3845.
