Tre gode trin til den nødvendige kommunikation i en uklar tid
Vi står i en situation, som vi aldrig har stået i før – både som samfund, men også som virksomhed. Vi har ikke erfaringer, vi kan trække på, og der er meget, vi ganske enkelt ikke ved noget om, og vi kan ikke forudsige, hvad der kommer til at ske eller regne det ud.
Vi er fælles om en situation med uhørt stor uforudsigelighed og et enormt antal spørgsmål, vi ikke kan give svar på. Selvom vi hele tiden får bedre indsigt efterhånden, som vi gør os erfaringer og bliver i stand til at give svar, må vi acceptere, at det tager tid. De klare svar skal nok komme, og som leder er det nødvendigt at balancere, hvad der kan siges. Manglende svar skaber usikkerhed både hos medarbejderne, og selvfølgelig også hos lederne. Først og fremmest prøver vi bare på at forstå, hvad det er, der sker lige nu. Men vi prøver også at forstå, hvad det kommer til at betyde for os selv og for virksomheden. Ligesom hverdagens opgaver i denne uge måske har et relevant formål, men vi ved ikke, om det er det samme i næste uge.
En af de vigtigste opgaver for ledere i denne corona-tid er derfor kommunikationen til/med medarbejderne. Kommunikation, der kan hjælpe på usikkerheden. Det kræver, at lederen har gjort sig nogle klare overvejelser om det, som skal kommunikeres. Her følger tre trin, der kan hjælpe dig på vej som leder:
Hvad ved vi
Første sted at starte er, hvad vi ved om det pågældende emne. Hvad er fakta, rammer og input, som vi kender på nuværende tidspunkt. Hvis det er en opgave, som vi skal have løst – måske en opgave, vi plejer at udføre, men som alligevel er lidt anderledes i denne tid – så fremhæv, hvad vi ved omkring løsning af opgaven på nuværende tidspunkt. Og er det arbejdsforhold, så fortæl, hvad vi ved om betydningen for arbejdsforholdene på nuværende tidspunkt.
Hvad ved vi ikke
Næste skridt er at blive klar på, hvad vi ikke ved på nuværende tidspunkt og derfor af gode grunde ikke kan svare på. Gør det klart, hvad du/I ikke ved endnu. Dels så du ikke får sagt noget, som ikke kommer til at holde og dels er det vigtigt også at kommunikere det, vi ikke ved endnu.
At udelade spørgsmål eller emner, fordi du som leder ikke ved, hvad svaret er, er ikke en god strategi. Medarbejderne er optaget af det alligevel, og det flytter blot snakken til fora, hvor du ikke er med og derved ikke kan påvirke medarbejdernes opfattelser.
Det har en effekt at sige højt, at der er noget, vi ikke ved endnu, men vi regner med, at det er mere klart i næste uge eller om en måned.
Hvad kan vi ikke dele med medarbejderne
Nogle gange kan du ikke sige noget om et emne eller problemstilling. I denne tid kan der være forhold, du som leder har indsigt i, men som du ikke kan sige noget om på nuværende tidspunkt. Der kan være forskellige grunde til, at l ikke kan sige noget. Måske fordi i ikke ved nok til at træffe konkrete beslutninger eller fordi I af andre årsager har behov for at vente med at kommunikere det.
Hvis spørgsmål opstår, kan et svar være: ”Det arbejder vi på, men mere konkret kan jeg ikke blive på nuværende tidspunkt. Jeg vender tilbage på vores møde i næste uge, om der er noget nyt herom.”
Med disse tre enkle greb gør du dig som leder bedre forberedt på det, du skal kommunikere, og samtidigt også til at holde balancen i din kommunikation, når du skal informere eller i forskellige drøftelser og møder med medarbejderne.
Book tid med dig selv og lav en brainstorm på emnet, du skal formidle eller emner, som dine medarbejdere har brug for at tale om. Det behøver ikke at tage så lang tid. En hurtig refleksion over hvad du ved, ikke ved og eventuelt ikke kan sige, giver dig en mere klar kommunikation i en tid, hvor meget er uklart.
LEDELSE
I Dansk Industri forstår vi din ledelsesopgave, og vi ved, hvad der skal til for, at du bliver en bedre leder. Det gør vi, fordi vi har tæt kontakt og dialog med lederne, der hvor de arbejder med opgaven – nemlig på virksomheden.
