PostNord: 85 pct. af administrationen er hybrid
Hos PostNord i Danmark arbejder 85 pct. af de administrative medarbejdere hjemmefra mellem en og fire dage om ugen. Den hybride organisering gavner både virksomhed og ledelse, mener chef for HSSE Christian Nordling.
Da Danmark lukkede ned i foråret 2020, var PostNord hurtige til at omstille sig til en ny verden med hjemmearbejde. Nu, hvor medarbejderne kan komme tilbage til hverdagen, er PostNord ikke i tvivl: den nye arbejdsplads er hybrid.
- Vi har lagt det ud til den enkelte chef at vurdere, hvad der passer bedst til medarbejderen og dennes arbejdsopgaver. Vi har lavet en ramme, hvor man kan arbejde op til fire dage hjemme, og så stiller vi skærm, kamera, dockingstation, tastatur samt en stol og lampe til rådighed, fortæller Christian Nordling.
Sådan gjorde postNord
Ramme for hjemmearbejde
Medarbejderne har fået mulighed for at arbejde op til fire dage hjemmefra. Omfanget af hjemmearbejde besluttes i samarbejde med den nærmeste leder.
Politik for hjemmearbejde
PostNord har udarbejdet en hjemmearbejdspolitik, medarbejdere og ledere kan bruge som rettesnor.
Indretning af arbejdspladsen
Ved indgåelse af aftale om hjemmearbejde, stiller PostNord IT-udstyr og arbejdsstol til rådighed, mens medarbejderen selv er ansvarlig for at have et arbejdsbord.
E-learning om arbejdsmiljø på hjemmekontoret
Alle medarbejdere har været på et obligatorisk e-læringskursus i indretning af hjemmearbejdspladsen. Videoerne, der er lavet i samarbejde med Joblife, gennemgår temaer som bord, stol, lys, skærm og mere.
Uddannelse i distanceledelse
Alle ledere har været på et obligatorisk kursus i distanceledelse, hvor de er blevet opkvalificeret til at lede i en hybrid kontekst.
Kapaciteten på skriveborde overraskede
I PostNord har man lukket omkring 40 pct. af de administrative kontorer ned på hovedkontoret, så flere enheder er samlet på færre kvadratmeter. Det har kunnet lade sig gøre, fordi afdelingslederne planlægger medarbejdernes kontortider i samarbejde med medarbejderne.
Forud for omlægningen lavede PostNord en analyse af brugen af skrivebordsplads. Her fandt de en overraskende tendens:
-Vi undersøgte kapaciteten på kontorerne før corona og fandt ud af, at skrivebordene kun blev udnyttet med 55 pct. Det skyldes, at mange medarbejdere ofte ikke er ved skrivebordet hele dagen. Måske skal man til møde, er ude hos en kunde eller til frokost. Det billede vi har i hovedet af, hvor meget tid man bruger ved skrivebordet, stemte ikke overens med virkeligheden, fortæller Christian Nordling.
Hjemmearbejdspolitik og distanceledelse
Der gik ikke lang tid før, at PostNord fik en officiel politik for hjemmearbejde på plads, som både ledere og medarbejdere har brugt som en ramme og rettesnor for hjemmearbejdet. I politikken er det blandt andet beskrevet i hvilket omfang, man kan arbejde hjemme, hvordan man bør opbevare sine papirer og hvordan man viser sine kolleger, om man er tilgængelig eller ej.
-Der er ikke en one size fits all. Særligt vores unge mennesker har f.eks. haft svært ved at balancere både arbejde og studier hjemmefra. Mit billede er, at der findes en sund blanding mellem at være fysisk inde og hjemmearbejde, siger Christian Nordling.
-Risikoen ved hjemmearbejde er også, at det er meget nemt at skrue op for overarbejde og hastigheden. Der er det vigtigt som chef at være opmærksom på, om der er balance i arbejdsopgaverne. Vi har f.eks. gjort det obligatorisk for lederne at gennemgå et kursus i distanceledelse.
Hvis I gør det, så gør det helhjertet. Christian Nordling, chef for HSSE, PostNord
Gode rammer for hjemmearbejdet
Udover øget uddannelse for lederne, har PostNord udarbejdet et E-læringsforløb i samarbejde med Joblife A/S, der er blevet obligatorisk for alle medarbejdere i virksomheden. Gennem en række videoer får medarbejderne viden om, hvordan de sikrer et godt arbejdsmiljø på hjemmearbejdspladsen. Temaerne er f.eks. indretning af bord, stol, skærm samt brug af mus og lys.
Efter at have set videoen, skal medarbejderen svare på en række spørgsmål om hjemmearbejdsmiljøet, så alle medarbejderne ved, hvordan de skal arbejde hjemmefra på den bedst mulige måde.
Christian Nordlings bedste råd: Gør det helhjertet
Der er for Christian Nordling ingen tvivl om, at en mere hybrid hverdag er den rette vej for organisationen. Han understreger dog behovet for, at forandringen kommer hele vejen fra den øverste ledelse. Hvis der fra ledelsens side er usikkerhed eller manglende tillid til medarbejderne, kan det skabe en kultur med konflikter, eller hvor man holder øje med hinanden.
Derfor er Christian Nordlings bedste råd:
-Sørg for at få den øverste ledelse med. Hvis I gør det, skal I gøre det helhjertet.
