Leder: Tag medarbejderne med på rejsen
Hvis I vil arbejde mere hybridt, så skal medarbejderne inddrages i forandringen. Sådan lyder det fra Charlotte Møller-Andersen fra Zendesk.
Idéen om en hybrid organisation var ikke helt fjern for Zendesk, da Danmark lukkede ned. De var allerede begyndt at diskutere, om medarbejderne i IT-virksomheden kunne arbejde uden for kontorets vægge i højere grad.
Derfor var ledelsen også hurtig til at melde ud, at organisationen skulle indrette sig på en mere permanent løsning. Og derfra gik forandringen slag i slag:
-Det blev meldt ud, at mange funktioner aldrig vil blive tvunget til at komme på kontoret igen. Det er et stort statement, også for mig som leder. Vi indstillede os på, at det skulle vare ved, så vi var nødt til at finde holdbare løsninger, fortæller Charlotte Møller-Andersen.
Det gjorde Zendesk
I Zendesk har man indført en række initiativer om hybridarbejde. Det er blandt andet:
Nye rammer for kontoret
De faste skriveborde er afskaffet, så medarbejderne skal booke et bord inden. Medarbejderne bestemmer selv, om de vil møde ind de dage, kontoret har åbent.
Surveys blandt medarbejderne
Zendesk udsendte en survey blandt medarbejderne for at få viden og feedback til, hvilke rammer, der fremadrettet skal være for hybridarbejde.
Arbejdsgruppe for workspace
Der er nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra alle kontorer, som skal arbejde med at skabe gode arbejdsmiljøer på kontorerne.
Udvidet IT-systemer
Zendesk har udvidet blandt andet ”Town hall”-funktioner i virksomhedens primære arbejds- og chatsystem Slack.
Empathy circles og Modern Health System
I virksomhedens ”empathy circles” kan medarbejderne mødes til dialog om det, der rører sig.
Medarbejderne har også adgang til online lægehjælp, hjælp fra coaches og lignende ydelser.
Opkvalificering af ledelsen
Ledelsen er blevet klædt på til den hybride hverdag med viden om virtuel ledelse, virtuel selling og ledelse af kundemøder.
Kulturen bærer forandringen
Charlotte Møller-Andersen mener selv, at overgangen til en mere hybrid organisation går smidigt for Zendesk på grund af organisationens kultur:
-Det var let at gå virtuelt i den forstand, at det var støttet af vores kultur. Zendesk’ kultur bygger på empati, relationer og en ydmyg, men dygtig tilgang. Vi lancerede ved at støtte op om kulturen og sørge for, at det er godt for folk at gå på arbejde, fortæller Charlotte Møller-Andersen.
Derudover udbyder Zendesk en lang række tilbud til medarbejderne for at sikre deres fysiske og psykiske trivsel:
-På kontoret har vi altid kunnet danse salsa eller dyrke crossfit sammen, så alt det gik virtuelt under nedlukningen. Medarbejderne har også adgang til et Modern Health System, hvor man kan få adgang til f.eks. en læge eller coach online.
-Vi har også lavet ”empathy circles”, hvor medarbejdere kan mødes til dialog. Det blev eksempelvis brugt meget i forbindelse med Black Lives Matters. Så kan man tale sammen om det, der er svært eller det, der rører sig.
Slut med faste skriveborde
Zendesk har valgt at genåbne deres kontorer rundt omkring i verden i overensstemmelse med lokale restriktioner og anbefalinger. På nuværende tidspunkt er det danske kontor ét ud af tre kontorer, hvor medarbejdere kan komme ind og arbejde i et begrænset omfang.
-Der er ingen tvang om, hvor meget de skal være på kontoret. Mange ønsker at arbejde hjemmefra mandag og fredag, og jeg tror på, at medarbejderne selv bedst ved, hvad der fungerer for dem.
-Når man er på kontoret, kan man booke en skrivebordsplads. Vi kommer nok aldrig tilbage til de gamle skriveborde med blomster, billeder og håndcreme, siger Charlotte Møller-Andersen.
Læg mærke til folk – og ring op
I den hybride verden er der større risiko for misforståelser, mener Charlotte Møller-Andersen. Derfor er det ekstra vigtigt som leder at være proaktiv og opsøge folk:
-Hvis du er på et møde og du mærker, at én ikke bliver hørt eller at noget ikke falder i god jord, så skal du lægge mærke til det og følge op med asynkron dialog. Ring dem op bagefter. Hvis jeg kan mærke, folk ikke er glade, ringer jeg dem op. Folk i mit team skal ikke være i tvivl eller føle sig klemt.
Tip
Hav som leder fokus på 1:1-samtaler med medarbejderne, hvor du kan få en fornemmelse for deres trivsel, udfordringer, behov og arbejdsopgaver.
Let at lave kundemøder
Et af de områder, hvor Charlotte Møller-Andersen kan mærke den største forandring, er besparelsen på rejsetid i forbindelse med kundemøder:
-Jeg har altid haft mellem 100 og 200 rejsedage om året, og her kan jeg virkelig mærke, at jeg har fået den tid tilbage. Vi kunne nok have undgået mange rejser i fortiden. Hvor jeg før rejste ud af landet for at møde en kunde, kan jeg nu nå fem kundemøder på en dag. Den power, der ligger i det, er vidunderlig.
Et godt råd
Én af de ting, Charlotte Møller-Andersen kan anbefale, er at inddrage medarbejderne i beslutningerne om hybridarbejde. Selv har Zendesk lavet surveys blandt medarbejderne for at få feedback samt nedsat en arbejdsgruppe for arbejdspladsindretning med repræsentanter fra de forskellige kontorer.
Hendes gode råd er:
-Tag medarbejderne med på rejsen. På den måde gør man det sammen, og så bliver løsningerne bedre.
