Undgå de typiske fejl i skattefri rejsegodtgørelse

Skattepligtig, hvis dokumentationen mangler

Når ansatte i transportvirksomheder, for eksempel chauffører og vognmænd, rejser med et erhvervsmæssigt formål, kan deres arbejdsgiver udbetale skattefri rejsegodtgørelse til at dække rejseudgifterne. Godtgørelsen kaldes også for ’diæter’ og kan udbetales efter faste satser.

Skattestyrelsen kan se, at der hos transportvirksomheder ofte er fejl og mangler i beregningen af og dokumentationen for rejser. Konsekvensen ved fejl kan være hård for de ansatte.

Hvis dokumentationen er mangelfuld, bliver rejsegodtgørelse skattepligtig, også selv om kravene til at være på rejse faktisk var opfyldt, og beløbet dermed kunne have været skattefrit.

Der er nogle krav til rejsen, som skal være opfyldt, for at der kan udbetales skattefri rejsegodtgørelse. Derfor er det også vigtigt, at rejsen er dokumenteret med de rigtige oplysninger.

Disse fejl sker ofte:

• Der mangler informationer i rejseregistreringen, f.eks. mangler der fyldestgørende adresser eller beskrivelse af et konkret formål med rejsen.
• Der bruges forkerte satser i beregningen.
• Reglerne om afstandskriteriet er ikke fulgt. Det kan være, at afstanden mellem bopæl og midlertidigt arbejdssted er for kort til, at det anses for nødvendigt at overnatte uden for bopælen.
• I nogle tilfælde harmonerer reglerne for køre- og hviletid ikke med reglerne for skattefri rejsegodtgørelse. At medarbejderen for eksempel er nødt til at stoppe på grund af køre-hviletidsbestemmelserne, medfører ikke i sig selv, at vedkommende er afskåret fra at overnatte på bopælen, hvis den ligger tæt på.
• For chauffører, der transporterer varer eller personer, kan udgiften til logi (overnatning) ikke dækkes efter de faste satser.

For at undgå fejl som disse er det vigtigt, at virksomheden kender og forstår de krav, der skal være opfyldt. I skal også kontrollere medarbejdernes rejseoplysninger og sikre, at alle nødvendige oplysninger er med.

Krav til skattefri rejsegodtgørelse

Husk kravene til skattefri rejsegodtgørelse

1. Rejsen skal vare mindst 24 timer.
2. Medarbejderen skal have et midlertidigt arbejdssted. Medarbejdere med mobile arbejdssteder, for eksempel lastbilchauffører, har som udgangspunkt et midlertidigt arbejdssted i deres vogn.
3. Medarbejderen kan ikke overnatte på sin sædvanlige bopæl. Det kan enten være på grund af afstanden mellem den sædvanlige bopæl og det midlertidige arbejdssted, eller fordi medarbejderen er beordret til at føre tilsyn og derfor ikke kan forlade det midlertidige arbejdssted.
4. Rejsen skal have et erhvervsmæssigt formål – fra start til slut.