Internet og e-mail

Databeskyttelsesforordningens regler 

En virksomheds kontrol med medarbejdernes brug af internet og e-mail er omfattet af databeskyttelsesreglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Virksomheder vil som udgangspunkt kunne føre kontrol med medarbejdernes brug af internet og e-mail ud fra hensynet til drift og it-sikkerhed.

Virksomheden skal på forhånd informere medarbejderne, hvis virksomheden bruger tekniske muligheder til at registrere medarbejdernes hjemmesidebesøg og gemme kopi af e-mails.

Informationen skal gives på en klar og utvetydig måde. Det skal fremgå, om oplysningerne eventuelt vil blive gennemgået. Desuden er det en betingelse, at registreringen sker af hensyn til drift, sikkerhed, genetablering, dokumentation eller kontrol.

DA/LO aftale om kontrolforanstaltninger

Kontrol med medarbejdernes brug af internet og e-mail er også omfattet af DA og LO's aftale om kontrolforanstaltninger. Af aftalen følger, at kontrolforanstaltningen skal være driftsmæssigt begrundet og ikke må virke krænkende for medarbejderne. Herudover skal medarbejderne underrettes om nye kontrolforanstaltninger senest 6 uger, før de iværksættes.

Hvis virksomheden har et samarbejdsudvalg, skal orienteringen om kontrolforanstaltningen ske i samarbejdsudvalget. Alternativt kan den gives til tillidsrepræsentanten.

Må virksomheden læse medarbejderens e-mails og gennemgå logfilen over hjemmesidebesøg?

Virksomheden kan gennemgå medarbejdernes e-mails eller logfilen over hjemmesidebesøg, hvis der er et sagligt formål med gennemgangen, og medarbejderne på forhånd er orienteret om, at en sådan gennemgang kan finde sted. Formålet kan være sikkerhedsmæssigt eller ledelsesmæssigt, herunder kontrol med, at virksomhedens retningslinjer for brug af internet og e-mail overholdes. Virksomheden må som hovedregel ikke åbne medarbejderens private mails, medmindre medarbejderen har givet samtykke hertil.

Internet og e-mail politik

DI anbefaler, at virksomhederne ud over den nævnte information til medarbejderne opstiller mere detaljerede regler for medarbejdernes brug af internet og e-mail, så der er klarhed om virksomhedens politik på området og således, at det er klart og utvetydigt, hvad medarbejderne må og ikke må. En sådan politik skal også drøftes med samarbejdsudvalget/tillidsrepræsentanten inden ikrafttræden. Politikken kan blandt andet regulere følgende emner:

• Generelt om medarbejdernes anvendelse af internet og e-mail
• Etiske standarder 
• Tredjemands ophavsrettigheder 
• IT-sikkerhed 
• Private formål 
• Medarbejderens fravær/ansættelsesforholdets ophør 
• Registrering og kontrol 
• Ansættelsesretlige konsekvenser ved manglende overholdelse af politikken

Kontakt DI for yderligere oplysninger.