Der findes et hav af forskellige messer. Hvilken, der passer bedst til netop din virksomhed, afhænger bl.a. af:

• Formål med deltagelsen
• Målgruppe
• Produkt
• Markedsprioritering
• Ressourcer.

Tag endelig kontakt til en kollega i DI's enhed for Markedsudvikling, hvis du er i tvivl.

Værdien af din deltagelse i en messe afhænger i høj grad af i hvilket omfang din virksomhed har et klart formål med deltagelsen og har defineret konkrete mål.

Formålet kan være:

• Markedssondering – første vurdering af et nyt marked
• Finde (ny) agent eller distributør
• Salg og markedsføring både i forhold til eksisterende og nye kunder
• Support til datterselskab / agent / distributør
• Introduktion af nye produkter
• Faglig erfaringsudveksling med andre udstillere
• Image-pleje
• Konkurrentovervågning
• Inspiration til nye markedsstrategier

Når du har defineret formålet med deltagelsen, kan du opsætte konkrete mål. Det er vigtigt, at målene kan evalueres efter messen. Et mål kan eksempelvis være at få 100 nye kontakter på messen.

Generelt kan messebesøgende inddeles i følgende kategorier:

• Brugere af produktet – teknikere eller sælgere, der står for produktets anvendelse i produktionen og for dets videresalg
• Influenter – personer der har indflydelse på beslutningen om køb. Eksempelvis virksomhedens interne og eksterne rådgivere
• Indkøbere – personer med formel kompetence til at indgå købsaftaler
• Beslutningstagere – udvælger eller godkender valg af leverandør og produkt
• Borgere – nysgerrige gæster, det er som regel tidrøvere, der ikke skal bruges for meget krudt på

En vigtig del af planlægningsfasen er at identificere din målgruppe – og målrette din markedsføring her efter.

Messer og udstillinger markedsføres som oftest af arrangøren, men det er din virksomheds eget ansvar at få fat i lige netop jeres målgruppe og få dem til at besøge jeres stand.

Derfor kan det være en god idé at annoncere jeres deltagelse:

• I fagpressen
• I messekataloget
• På virksomhedens hjemmeside
• Via sociale medier

Til sidst er personlige invitationer til relevante gæster alfa og omega. Invitér i god tid og følg gerne op på invitationen.

Husk her på, at det ikke er et mål i sig selv at få målgruppen til at besøge messen. Konkurrenterne er også til stede, og kunderne skulle gerne komme til jeres stand. 

DI kan bl.a. hjælpe med at undersøge, om der er andre i delegationen, der har samme interesser som jer.

DI har mange års erfaring med at arrangere messebesøg og har været på de fleste messer mange gange før. Det betyder, at vi har et godt samarbejde med arrangørerne og derfor får tildelt gode og velbesøgte standområder på messerne.

DI arbejder sammen med dygtige eksterne standdesignere, der formår at få fællesstanden til at fremstå flot, fremhæver den enkelte virksomhed og tiltrækker mange gæster.

Forbered dig på, at du både skal præsentere din virksomhed formelt og uformelt i løbet af de dage messen finder sted.

Forbered din formelle virksomhedspræsentation

• Udarbejd en kort og præcis markedstilpasset virksomhedspræsentation
• Vis jeres unikke markedsposition gennem konkrete eksempler

Forbered din uformelle salgstale / ”elevatortalen”

• Vær klar til at give en kort og præcis virksomhedspræsentation

Input til fælles præsentationsmateriale

Præsentationsmaterialet oplyser gæster om, hvilke danske virksomheder, der deltager, og hvilke kompetencer de repræsenterer. Materialet følger en overordnet designskabelon. Virksomhederne sender det relevante indhold (kort virksomhedsprofil), logo og billedmateriale til DI. Det er vigtigt, at virksomhederne overholder alle deadlines og leverer det efterspurgte materiale i de rette formater, så DI kan forberede messedeltagelsen bedst muligt og sikre et godt resultat for alle deltagende virksomheder.

Din DI kontaktperson vil løbende fremsende opdateringer til de deltagende virksomheder og kan give dig information om skabeloner, deadlines mv.

Når du deltager i et messebesøg arrangeret af DI, så er det DI i samarbejde med f.eks. den lokale ambassade, der står for meget af det praktiske som eksempelvis:

• Tilmelding og standleje – DI booker et stort fælles standareal, og hver enkelt virksomhed får tildelt en individuel stand på fællesområdet. DI bistår gerne med indretning af de enkelte stande
• DI står for at koordinere design og layout af fællesstanden
• DI rekrutterer virksomhederne og sammensætter programmet for messeforløbet
• DI’s repræsentant står til rådighed under hele messeforløbet.

Selvom du har gjort alle de rigtige forberedelser inden messen, kræver det stadig en ihærdig indsats at få mest muligt ud af din tilstedeværelse på messen. Når du ankommer på messen, er der en del praktisk, der skal være på plads, inden salgsindsatsen kan gå i gang. Hvis du er en del af en fællesstand, sørger DI for det meste.

• Registrering ved ankomst
• Udlevering af officielt adgangskort til messen
• Udpeg standleder, hvis det ikke er gjort på forhånd
• Få udleveret officielt program og kort over messen
• Standen – lever den op til forventningerne?
• Markedsføring – ligger det planlagte materiale klar på standen?
• Find ud af, hvor de stande, som du ønsker at besøge, er placeret på messen
• Sammenlign aktivitetslisten med den senest opdaterede programoversigt for at sikre, at tiderne for begivenhederne ikke har ændret sig.
  

Ved ankomst til messen er det vigtigt, at alle er bekendt med deres roller og ansvarsområder under hele messeforløbet. Sørg derfor for at have rollefordelingen på plads inden afgang. Udpeg på forhånd:

• Standleder
• Standpersonale/sælger
• Standmedhjælper

Standlederen har det overordnede ansvar for, at målsætningerne for messedeltagelsen bliver indfriet. Det er vigtigt, at standlederen briefer det øvrige standpersonale, så der ikke er tvivl om opgave- og rollefordeling. Hold gerne en kort briefing, hver morgen inden messen åbner, så alle er klar over, hvad dagen byder på, og hvad der forventes af den enkelte i løbet af dagen.

På messer er det de besøgende/kunderne, der kommer til sælgeren. Det kan for mange sælgere være en uvant situation, som får ham/hende til at agere mere passivt end normalt.

Nedenfor ses nogle gode råd til, hvordan man forholder sig på standen:

DOs for sælgere:

• Vær aktiv og tag initiativ
• Spørg ind til kundens behov
• Fortæl om – og demonstrer produktets fordele
• Bær navneskilt/firmatøj
• Udfyld standrapporter løbende
• Vær åben og tilgængelig
• Identificer og afvikl hurtigt eventuelle tidsrøvere.

DON’Ts for sælgere:

• Telefoner, sms eller e-mail på selve standen
• Forlad standen
• Stå i grupper og tale med andre sælgere
• Sidde ned på standen.

Det er vigtigt at registrere relevante besøgende løbende, så ingen potentielle kunder eller vigtige partnere bliver glemt.

Visitkort er altid en god idé, men en standardregistrering indeholdende nedenstående punkter vil facilitere opfølgningsarbejdet og hjælpe jer til at rykke hurtigt og effektivt på alle relevante henvendelser:

• Virksomhedsnavn, navn, stilling og kontaktdata
• Dato
• Kort beskrivelse af, hvad der blev talt om/aftalt
• Evt. aftalt opfølgningsdato – senest 14 dage efter mødet
• Indikation af gæstens «vigtighedsgrad» til eget brug f.eks. A, B, C… På den måde ved du, hvor du skal starte, når opfølgningsarbejdet går i gang.

Når du er på en fællesstand, har du et ansvar over for de virksomheder, som du udstiller sammen med.

Virksomhederne har en fælles interesse i, at fællesstanden fremstår så flot og lækker som muligt. Hold derfor orden på den enkelte stand, det sikrer et godt helhedsindtryk, og det tiltrækker flere gæster.

En halvtom fællesstand sender et kedeligt signal til de besøgende og kan gå ud over det generelle besøgstal. Det er derfor vigtigt, at virksomheden sørger for, at deres individuelle stand på fællesstanden er bemandet under hele messens forløb – også den sidste dag.

Eventuelle møder og aktiviteter, der kræver al virksomhedens standpersonale, bør derfor som udgangspunkt lægges før eller efter messen. Hvis du bliver nødt til at forlade standen kortvarigt, kan DI’s repræsentant bemande standen for dig.

Et fælles messebesøg starter og slutter som regel med en start- og slutbriefing arrangeret af DI. Disse møder lægger op til networking og giver dig vigtig viden om programmet og de praktiske forhold på messen. Det er obligatorisk at deltage i møderne.

Networking mellem de deltagende virksomheder er en vigtig del af forløbet, og langt de fleste kan drage nytte af at høre om andre virksomheders erfaringer fra andre messer.

Når messen er slut, begynder salgsindsatsen for alvor. I denne fase kan du drage nytte af dit grundige arbejde før og under messen.

Opfølgningsfasen indebærer:

• Kontakt og opfølgning til kunder/besøgende
• Budgetkontrol
• Evaluering.

Hurtig opfølgning efter endt messedeltagelse er meget vigtig. Går der for lang tid, risikerer du, at kunden/partneren har fundet andre græsgange, og dit arbejde kan dermed være spildt. En god regel er, at der skal være fulgt op på kontakten senest 14 dage efter mødet.

Har du løbende registreret de besøgende og noteret, hvad I har talt om og aftalt, vil det ikke være en større udfordring at følge op på kontakten.

Det er en god idé at have en standardmail klar på forhånd, som kan sendes til gæsterne umiddelbart efter messen, så gæsten/kunden ”holdes varm” indtil den egentlige opfølgning/tilbud er klar.

DI bestræber sig på at levere de bedst mulige arrangementer og services til sine medlemmer. For at kunne gøre det endnu bedre er det vigtigt at få feedback fra de deltagende virksomheder.

Derfor sender DI et særligt evalueringsskema til messedeltagerne efter messen. Skemaet udfyldes og returneres til DI inden den givne deadline.

Evalueringsskemaet giver også virksomhederne mulighed for at komme med forslag til, hvilke messer der kunne være relevante at besøge med en DI fællesstand.