Officielle fremstød

Tag stilling til, hvad du skal have ud af hver aktivitet i det fastlagte program:

• Har du inviteret de gæster, du ønsker deltager?

• Har du undersøgt, hvem der i øvrigt deltager i seminarer, receptioner og middage?

• Har du forberedt at kunne give en kort og præcis virksomhedspræsentation (’elevatortalen’)?

• Har I fordelt rollerne mellem jer? Hvem skal tale med hvilke personer, hvem samler op osv.?

Pleje af eksisterende kunder

Et officielt fremstød giver din virksomhed anledning til at invitere kunder og samarbejdspartnere til faglige og sociale aktiviteter på højt niveau.

Sørg for at få de rigtige kunder med til de relevante aktiviteter:

• Forbered en liste over eksisterende kunder og samarbejdspartnere

• Prioriter og udvælg de vigtigste personer

• Med ind på UM's officielle platform (fremstødets hjemmeside), hvem du ønsker bliver inviteret til forskellige events

• Følg altid selv op i forhold til de inviterede gæster for at sikre, at de møder op.

Finde nye kunder

Et officielt fremstød er også din mulighed for at komme i dialog med nye kunder. Inden fremstødet er det en rigtig god ide at klarlægge, hvem de relevante potentielle kunder i markedet er. Her kan du overveje:

• Hvilken type kunder I betjener bedst i markedet

• Nye markedsføringstiltag (fx produktlancering)

• Ekstra aktiviteter i tilknytning til det officielle fremstød (fx B2B-møder og individuelle seminarer)

• Få DI eller den lokale ambassade til at lave et individuelt besøgsprogram i forlængelse af det officielle fremstød.

Support til datterselskab/distributør

Det er også en enestående anledning til at bistå dit datterselskab eller din distributør til at få kontakt til relevante beslutningstagere på højt niveau. Planlæg sammen, hvad I ønsker at få ud af at deltage. Til tider kan der nemligvære behov for en ekstra indsats for at få en lokal medarbejder til at forstå værdien af et officielt besøg fra Danmark for jeres virksomhed. DI hjælper gerne.

Udpeg altid en kontaktperson i moderselskabet, som kan bistå med koordinering og support – helst en, som også selv deltager.

Politisk interessevaretagelse – Lobby over for relevante myndigheder

Brug fremstødet til at adressere en given markedsbarriere over for relevante myndigheder. Vær her opmærksom på følgende:

• Lav grundig research og dokumentation for din problemstilling

• Kantakt DI og den lokale ambassade i god tid og få en vurdering af, hvorvidt den specifikke handelsbarriere kan rejses politisk

• Brug DI til at fremføre problemstillingen.

Du skal forbedrede dig på at skulle præsentere din virksomhed både formelt og uformelt i løbet af dagene, hvor fremstødet finder sted.

Den formelle virksomhedspræsentation

• Udarbejd en markedstilpasset virksomhedspræsentation

• Gør den kort og præcis

• Vis jeres markedsposition gennem konkrete eksempler.

Den uformelle salgstale

• På de officielle fremstød vil du møde mennesker på højt niveau, hvilket kan skabe chancer, som du ellers sjældent får. Vær derfor klar til at give en kort og præcis, mundtlig virksomhedspræsentation

• Medbrig gerne en lille ’gimmick’, der understreger netop jeres historie

• Forbered i den anledning også jeres kommunikation (både intern og ekstern).

Input til fælles præsentationsmateriale

I forbindelse med fremstødet udarbejdes også fælles præsentationsmateriale for erhvervsdelegationen. Materialet har til formål at oplyse gæster om, hvilke virksomheder der deltager, samt hvilke kompetencer de har.

Materialet samles ofte til en fælles brochure, og du skal som deltagende virksomhed fremsende relevant indhold i form af en kort virksomhedsprofil, logo, kontaktinformation og billedmateriale.

Din DI-kontakt vil løbende holde dig opdateret gennem forløbet.

Din deltagelse er en enestående mulighed for at netværke – både med potentielle kunder og andre danske virksomheder. Orienter dig grundigt via fremstødets officielle website om både danske og lokale deltagere samt de planlagte aktiviteter. Gør din networking lettere ved at have baggrundsviden om landet, og hvad landet er særligt kendt for (historie, kultur, sport mv.). Se eventuelt DI’s markedsfokus for landet . Orienter dig derudover om interkulturelle forhold samt skik og brug i værtslandet.

DI samler erhvervsdelegation, uanset om delegationen rejser med en kongelig eller en minister i spidsen. Vi rekrutterer virksomhederne og planlægger programmet i samarbejde med den pågældende ambassade, Udenrigsministeriet og eventuelt andre erhvervsorganisationer.

Derudover er DI også ansvarlig for de faglige seminarer med input fra deltagende virksomheder, ligesom vi kvalitetssikrer og koordinerer indlæggene.

Omkring fem uger inden afgang holder DI, UM og evt. øvrige samarbejdspartnere et formøde. Her gennemgås alt fra program til etikette, ligesom du kan få svar på alle dine spørgsmål og møde de andre deltagere.

Et officielt fremstød starter med en velkomstbriefing arrangeret af DI, den relevante ambassade og andre partnere på stedet.

Briefingen giver dig vigtig information omkring programmet, praktiske forhold, etikette samt eventuelle opdateringer/ændringer. Det giver dig også anledning til at netværke med de øvrige deltagere, som måske har nogle af de samme udfordringer og overvejelser, som dig selv.

På briefingen får alle deltagere typisk udleveret en velkomstmappe med navneskilt og nyttig information.

Det er obligatorisk for alle deltagervirksomheder at deltage i briefingen.

Dresscoden afhænger af typen af arrangement (se det specifikke program).

• Black tie: Smoking til mændene, gulvlang gallakjole til kvinderne
• Lounge suit: Jakkesæt og slips til mændene, cocktailkjole til kvinderne
• Business: Jakkesæt og slips til mændene, passende formelt tøj til kvinderne
• Business casual: mere afslappede bukser og skjorte (uden slips) samt eventuelt jakke til mændene, tilsvarende afslappet tøj til kvinderne
• Smart casual: mere chikt og mindre business end ovenstående – afhængigt af hvad der er passende på dagen.

Intet problem er for stort til, at det ikke kan løses, når det officielle fremstød er i gang. Men det skal naturligvis bringes frem i lyset, for at det kan løses.

Inddrag arrangørerne i dine udfordringer, så DI eller repræsentanterne fra den lokale ambassade kan hjælpe med at løse dem. Det er det, vi er der for.

DI varetager de danske virksomheders interesse i forbindelse med det officielle fremstød. Vi deltager med en formand eller et direktionsmedlem, som fungerer som leder af delegationen.

Når fremstødet er slut, er det dit eget ansvar at følge op på de kontakte, du har skabt – eller plejet i løbet af fremstødet. Det er nu, du skal i gang med benarbejdet, og hvor det viser sig, hvor godt du var forberedt, inden du tog afsted.

Du har forhåbentligt en helt klar strategi for, hvordan du vil tilgå din nye viden og kontakter.

Hvis du mangler kontaktoplysninger på andre, som deltog i delegationen, så brug DI-kontaktpersonen.

Som hovedregel gælder, at du skal have fulgt op på en kontakt seneste 14 dage efter fremstødet. Du kan med fordel inddele dine leads efter vigtighed – fx i A, B, og C leads, inden du går i gang med opfølgningen. Så er du sikker på at nå de vigtigste først.

Støder du på en mur, er du meget velkommen til at kontakte DI, som vil prøve at hjælpe dig.

Du kan med fordel lave en kontraktrapport, hvor du laver en plan for hver enkelt potentiel kunde/kontakt, du fik i løbet af fremstødet.

Vigtige punkter, du bør overveje at skrive til stikord, er:

• Kontaktdetaljer
• Typen af kontakt (kunde, myndighed osv.)
• Hvad talte I om?
• Kontaktens formål med at tale med dig
• Dit umiddelbare indtryk af fremtidsmuligheder for samhandel/samarbejde mv.
• Estimat af omsætningsforøgelse
• Tidshorisont
• Næste skridt og deadline.

Når du er kommet gennem stakken af visitkort, har du en ide om, hvad du konkret har fået ud af deltagelsen i fremstødet og kan måle dit resultatet op mod dine forventninger.
Husk altid at besvare tilfredshedsmålingerne fra Trade Council, der efter fremstødet sendes ud til deltagerne. Det er vores chance for hele tiden at gøre fremstødene bedre for virksomhederne.