Hurtigere transport, mere rettidig rengøring og mindre fejlkommunikation

På Aalborg Universitetshospital var man frustrerede over forskellige aspekter af servicelogistikken. For eksempel modtog en medarbejder alle indgående opgaver til portørerne via telefon, hvorefter disse blev overdraget og fordelt mundtligt til de enkelte portører. Det gav spildtid, og vanskeliggjorde al planlægning og optimering. Derfor startede man i 2013 et projekt, der skule forbedre servicelogistikken.

Samarbejde og støtte fra flere sider

I 2013 gik sygehuset i dialog med Systematic, som på det tidspunkt havde løsninger inden for både sundhed og logistik, men ingen logistikplatform på sundhedsområdet. På grund af projektets karakter og potentiale blev det støttet af Innovationsfonden, og både Skejby Sygehus og Aarhus Universitet trådte med ind i maskinrummet. Det blev begyndelsen på et tæt og givende samarbejde. Samarbejdet har mundet ud i platformen Columna Service Logistic og modulet Opgavesystemet, der i dag er blevet en fast del af hverdagen på Aalborg Universitetshospital til stor gavn for både patienter, medarbejdere og ledelsen.

Mikkel Harbo, Director i Systematic, siger om Opgavesystemet:

- Det store spring for portørerne er, at de har fået en masse autonomi – en prioritering af opgaver og en transparens. De har faktisk større indsigt i hospitalets tværgående drift end klinikkerne – hver dag hele tiden. De er rykket op i værdikæden, fordi de sidder med en masse data – det er ikke bare ’portøren kommer altid for sent’, men en intelligent og data­drevet dialog om hvordan samarbejdet kan forbedres mellem klinikken og serviceorganisationen.

Optimeringen af systemet sparer gevaldig tid

Systemet indsamler oplysninger, synliggør og fordeler opgaver. Via eksisterende infrastruktur på hospitalet samles oplysninger om, hvor portører og opgaver befinder sig. Klinikerne melder opgaver ind via portalen, og portørerne kan på smartphones se, hvor nærmeste kollega befinder sig, samt hvilke transporter der er tættest på. Det øger effektiviteten, og ventetiden for patienterne minimeres:

- Det tager ikke mere end et kvarter at lære systemet at kende, men snakken omkring hvordan vi bruger systemet optimalt, vores kultur og det at lære, hvordan vi hver især arbejder med det – det er det, der tager tiden. Det er en stor del af værdien ved løsningen, siger Lars Esko, driftsleder på Aalborg Universitets­hospital.

Tillid er grundstenen i offentlig-privat samarbejde

Den vigtigste lære fra det offentlig-private samarbejde har været, at tæt, tillidsbaseret samarbejde med udgangspunkt i brugeren, og med plads til at eksperimentere, og at starte i det små, skaber resultater. Løsningen er i dag også rullet ud til rengøringsassistenter, bioanalytikerne og snart også til anæstesisygeplejersker på hospitalet:

- Vi er rigtig glade for det overblik, det giver både på historisk data og her-og-nu overblikket. Det daglige overblik er vigtigt både for medarbejderne og for ledelsen, slutter Lars Esko.