BeZoned vil gøre det online kontor lige så levende som det fysiske
Da iværksætterne bag BeZoned arbejdede med kolleger på tværs af kontinenter, opdagede de et problem: Selv de bedste digitale værktøjer kunne ikke genskabe følelsen af at sidde på kontor sammen. Derfor udviklede de en løsning, der skal gøre samarbejde hjemmefra eller fra forskellige kontorlokationer mere spontant, socialt og effektivt.
Et kontor udsprunget af egne erfaringer
BeZoned blev stiftet i 2024 af Thomas Kolenda, Magnus Therkildsen og Peter Sørensen. De tre stiftere har tidligere arbejdet sammen i en virksomhed, hvor de oplevede udfordringerne ved at samarbejde på tværs af lande og tidszoner.
Her sad medarbejdere både i Danmark, USA og Canada, og selvom digitale mødeværktøjer gjorde det muligt at holde møder, manglede der noget i hverdagen.
”Vores nordamerikanske team følte sig ikke helt som en del af virksomheden. Vi kunne holde møder, men det uformelle og spontane samarbejde manglede”, fortæller Thomas Kolenda.
De forsøgte derfor med en simpel løsning, hvor medarbejderne havde avatars i et kontor. Det gjorde det muligt at se, hvem der var online, sige godmorgen og starte en hurtig samtale.
Men systemet havde begrænsninger. Derfor besluttede de at bygge en bedre løsning selv.
Problemet opstod længe før hjemmearbejde blev hverdag
Ifølge stifterne opstod behovet allerede før pandemien, men efter COVID-19 er udfordringen blevet endnu tydeligere.
”Det handler ikke kun om hjemmearbejde. Problemet opstår, når teams ikke sidder sammen, uanset om de er i forskellige lande eller forskellige kontorer”, forklarer Thomas Kolenda.
Når medarbejdere arbejder væk fra hinanden, forsvinder mange af de små interaktioner i løbet af arbejdsdagen: spørgsmålet hen over skrivebordet, snakken ved kaffemaskinen eller den hurtige sparring med en kollega.
Resultatet er ofte flere planlagte møder – og mindre spontan videndeling.
”De små spørgsmål bliver ikke stillet, når det kræver et møde. Over tid kan små ting derfor udvikle sig til større problemer”, siger han.
De tre stiftere Thomas Kolenda, Magnus Therkildsen og Peter Sørensen
Foto: BeZonedVores nordamerikanske team følte sig ikke helt som en del af virksomheden. Vi kunne holde møder, men det uformelle og spontane samarbejde manglede Thomas Kolenda
Et digitalt kontor integreret i Microsoft Teams
BeZoned er bygget som en app direkte i Microsoft Teams. Det betyder, at virksomheder kan installere løsningen via Microsoft Marketplace og bruge den i deres eksisterende system.
Platformen viser et kontor, hvor medarbejdere har en avatar og kan se hinanden i realtid. Sidder man ved samme bord, kan man tale naturligt sammen – uden at booke et møde. Og vil man have ro til at fokusere på en opgave, sætter man sig ved et stillebord.
Kalender, status og beskeder synkroniseres med Outlook og Teams, og brugerne kan starte et møde direkte fra platformen uden først at planlægge det.
”Tanken er at genskabe de elementer fra kontoret, som digitale mødeværktøjer ikke understøtter i dag: overblikket over hvem der er til stede, og muligheden for en hurtig samtale”, siger Thomas Kolenda.
Fokus på kultur og trivsel
For stifterne handler løsningen ikke kun om effektivitet.
De mener, at manglende synlighed i remote teams kan påvirke både kultur, engagement og trivsel.
”Kultur er baseret på tillid og samhørighed. Hvis man ikke har mulighed for spontane samtaler og videndeling, bliver det svært at opretholde en stærk virksomhedskultur”, siger Thomas Kolenda.
BeZoned indeholder derfor også sociale områder som et loungeområde, hvor medarbejdere kan holde pause, spise frokost sammen eller tage en uformel snak.
Det skal være med til at mindske isolation i remote teams og skabe en mere naturlig arbejdsdag.
BeZoned kontor
Foto: BeZonedDet handler ikke kun om hjemmearbejde. Problemet opstår, når teams ikke sidder sammen, uanset om de er i forskellige lande eller forskellige kontorer Thomas Kolenda
En ny kategori af samarbejdsværktøjer
Markedet for digitale samarbejdsværktøjer er stort, men BeZoned forsøger at placere sig i en ny kategori: online kontorer.
Det er også en af de største udfordringer for virksomheden.
”Ingen søger efter ’online office’, fordi næsten ingen ved, at kategorien findes. Derfor har vi en stor opgave i at skabe opmærksomhed omkring muligheden”, siger Thomas Kolenda.
Samtidig mener stifterne, at deres integration med Microsoft Teams giver en vigtig fordel, fordi virksomheder ikke skal implementere nye systemer eller flytte data.
Ambitionen er global
BeZonend sælges allerede globalt via Microsoft Marketplace, hvor potentielle kunder blandt andet findes blandt de mere end 300 millioner Microsoft Teams-brugere verden over, og allerede nu er der brugere i Australien, Nordamerika og Skandinavien.
Om tre til fem år, forventer stifterne, at kategorien for online kontorer vil være mere etableret.
”Vi ser os selv som en markedsledende aktør i den kategori. Samtidig vil vi fortsat være en relativ lille organisation, der arbejder remote og supporter kunder globalt”, siger Thomas Kolenda.
Tanken er at genskabe de elementer fra kontoret, som digitale mødeværktøjer ikke understøtter i dag: overblikket over hvem der er til stede, og muligheden for en hurtig samtale Thomas Kolenda
Iværksætterråd: Start med diagnosen
Hvis virksomheder oplever udfordringer med samarbejde i remote eller hybride teams, bør de først finde ud af, hvad problemet egentlig er.
”Tal med både ledere og medarbejdere om, hvad de savner i deres arbejdsdag. Når man har stillet diagnosen, kan man begynde at finde løsningen”, siger Thomas Kolenda.
Hvis udfordringen viser sig at være manglende synligheder, hurtige afklaringer og spontan dialog, mener han, online kontorløsninger kan være en vigtig del af svaret.
