Rekrutteringsprocessen

I forbindelse med rekrutteringsprocessen, skal I som arbejdsgiver vurdere, om de kandidater, der har søgt stillingen, er kvalificeret, og hvem du måtte ønske at indkalde til jobsamtale.

De kandidater, som I ikke finder er kvalificeret skal have et afslag. 

Persondata

Det er vigtigt, at du i forbindelse med rekrutteringsprocessen oplyser de kandidater, der søger stillingen, hvilke oplysninger, der bliver behandlet om dem. 

En ansøger, som har søgt en stilling hos jer, vil have overladt relevante personoplysninger om selv sig til jer med henblik på at opnå ansættelse.

I har som virksomhed derfor en saglig grund til at have oplysninger om ansøgeren og skal derfor ikke have samtykke til at behandle oplysningerne.

I skal dog huske at oplyse ansøgeren om behandling af oplysningerne, herunder hvor længe oplysningerne vil blive opbevaret. 

Udvælgelse og referencer

I forlængelse af jobsamtalen sker der en udvælgelse af, hvem du som arbejdsgiver vil se til yderligere samtaler eller ansætte mv.

De ansøgere, som ikke går videre i rekrutteringsprocessen skal have et afslag. Se nærmere længere nede i teksten.

For de ansøgere, som I overveje at ansætte, kan det være relevant at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere mv.

I forbindelse med at du indhenter en referencer fra en ansøgers tidligere arbejdsgiver, så skal du være opmærksom på, hvordan du indhenter referencerne.

Referenceoplysninger, som udveksles mundtligt, er alene omfattet af databeskyttelsesreglerne, hvis der er tale om oplysninger, der er – eller vil blive – registreret elektronisk. Hvis referenceoplysninger udveksles elektronisk, f.eks. via e-mail, vil databeskyttelsesreglerne uden videre finde anvendelse.

Hvis indhentelse af referenceoplysninger er omfattet af databeskyttelsesreglerne, så vil samtykke som udgangspunkt ikke kunne danne grundlag for indhentelse/videregivelse af referencer, da et sådan samtykke sjældent lever op til at være afgivet frivilligt.

I skal derfor indhente referenceoplysninger efter en konkret vurdering på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Ved vurderingen skal der lægges vægt på de potentielle konsekvenser en sådan udviklings af oplysninger kan have for ansøgerne.

I skal derfor sikre jer at ansøgeren er informeret om, at – og fra hvem og hvornår – der vil blive indhentet referencer, hvilke oplysninger der vil blive indhentet og at ansøgeren er indforstået med dette. Det kunne f.eks. ske ved, at det fremgår af det pågældende stillingsopslag, at referencer fra (tidligere) arbejdsgiver indhentes, eller hvis ansøgeren selv har opgivet referencen.

Følsomme oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 kan som udgangspunkt ikke videregives ved udveksling af referencer.

Afslag

Når du som arbejdsgiver vælger, hvilken ansøger du ønsker at ansætte, er det vigtigt at du lægger vægt på saglige kriterier, som er afgørende for stillingen. Det kan fx være uddannelse, erhvervserfaring, faglige kvalifikationer, personlighed mv.

Det er vigtigt, at I som virksomhed ikke lægger vægt på ulovlige kriterier så som køn, graviditet, alder, handicap, etnicitet mv. Fravælger I en ansøger på grund af disse kriterier, kan det koste jer en godtgørelse til ansøgeren. Godtgørelsen kan variere i størrelse afhængigt af sagens konkrete omstændigheder.

Afslag til ansøgere, der ikke har været til samtale

De ansøgere, som allerede bliver sorteret fra inden der afholdes jobsamtaler, skal have et afslag. Af ressourcemæssige årsager kan et skriftligt standardsvar anbefales i disse situationer.

Et eksempel på afslag til en ansøger kunne være:

"Tak for din ansøgning til [indsæt stillingens titel]. Vi har modtaget et større antal ansøgninger, og vi har valgt at gå videre med de profiler, som vi har vurderet bedst matcher, hvad vi er på udkig efter.

Vi ønsker dig held og lykke med din fremtidige jobsøgning."

Afslag til ansøgere, der har været til samtale

De ansøgere, som du har haft til samtale, men som du ikke har valgt at gå videre med, skal også have et afslag. Dette afslag kan også være skriftligt, men det bør overvejes om det skal gives mundtligt, selv om det er mere tidskrævende.

Årsagen er, at de ansøgere der er kommet så langt i rekrutteringsprocessen, vil være bedst tjent med at få en begrundelse for, hvorfor I har valgt at gå videre med en anden ansøger og ikke den pågældende.

Begrundelsen kan med fordel tage udgangspunkt i, hvad du har lagt vægt på af kvalifikationer, evner og erfaringer hos den foretrukne ansøger. Den mundtlige samtale med den fravalgte ansøger er ligeledes en anledning til at takke for interessen for det ledige job samt fremhæve positive sider, som ansøgeren kan tage med sig i den videre jobsøgning. Det er alt sammen forhold, der kan medvirke til, at den fravalgte ansøger, trods skuffelsen over ikke at få jobbet, oplever at have fået en retfærdig og professionel behandling i rekrutteringsprocessen.

Hvor længe må vi gemme en ansøgning?

Ansøgere, I ansætter

Hvis ansøgeren bliver ansat, kan virksomheden som udgangspunkt opbevare materialet fra rekrutteringsprocessen i det løbende ansættelsesforhold.

Afviste ansøgere

Hvis ansøgeren ikke bliver ansat, og ansøgningen ikke har virksomhedens interesse eller relevans, bør I slette ansøgningen senest inden for seks måneder. I behøver ikke at indhente samtykke fra ansøgeren i denne situation.

Det er muligt at opbevare ansøgning og CV mv. med henblik på, at ansøgeren kan komme i betragtning til en anden stilling, hvis ansøgeren har givet samtykke til det. Det er databeskyttelseslovens sædvanlige krav til samtykke, som gælder.

Hvis en afvist ansøger har givet samtykke til opbevaring af ansøgning med henblik på senere rekruttering, bør I maksimalt opbevare oplysningerne i seks måneder, medmindre der er særlige grunde til at opbevare oplysningerne i længere tid. I skal under alle omstændigheder oplyse ansøgeren om, hvor lang tid i opbevarer ansøgningen.

DI anbefaler, at I allerede under rekrutteringsprocessen sørger for at indhente ansøgerens samtykke til, at virksomheden kan opbevare ansøgning og CV i seks måneder, såfremt I vil have mulighed for at beholde ansøgningen med henblik på senere rekruttering.

Uopfordrede ansøgninger

Hvad uopfordrede ansøgninger angår, anbefaler DI, at det af virksomhedens hjemmeside fremgår, hvordan I forholder jer til at modtage og opbevare den type ansøgninger, herunder hvor længe I opbevarer en uopfordret ansøgning.