Tilsynsbogen er skrottet, men dokumentationskravet består
Arbejdstilsynet har i årtier henvist til, at virksomheden skal notere særlige forhold i ”tilsynsbogen”. Hvad er tilsynsbogen egentlig, og eksisterer den stadig?
Flere virksomheder henvender sig om begrebet ”tilsynsbog”, som Arbejdstilsynet har anvendt i årtier. Tilsynsbogen blev anvendt til flere ting, f.eks. til notering af påbud fra Arbejdstilsynet, kontrol og registrering af fravigelser om hvileperiode.
Udtrykket ”tilsynsbog” er en gammel betegnelse, som Arbejdstilsynet først nu har ophævet på trods af, at den ikke har eksisteret i årtier. Først anvendte Arbejdstilsynet – som alle andre – breve og siden digitale løsninger som mail, e-Boks og NemID.
Reglerne for begrebet ”tilsynsbog” blev ophævet 1. januar 2021.
Dokumentationskravet eksisterer dog fortsat
En virksomhed skal ved forespørgsel fra Arbejdstilsynet under et tilsyn kunne dokumentere det formelle arbejdsmiljøarbejde.
Det kan være organisering af AMO, AMO-uddannelser, APV, den årlige arbejdsmiljødrøftelse, kompetenceudviklingsplanen, lovpligtige eftersyn og endelig også eventuelle fravigelser af hviletidsreglerne.
Der er ikke et formkrav til dokumentationen. I skal dog kunne dokumentere skriftligt.
DI anbefaler
En virksomhed bør vælge en registreringsmetode og -system, der passer til den kultur og andre former for registrering, der er i virksomheden i forvejen. Hvad giver mening for jer?
Det kan være en ”kinabog” i den enkelte afdeling, hvori de enkelte afvigelser registreres.
Man kan anvende en elektronisk blanket, registrering på intranettet eller via tidsregistrering og lønsystem. Fordelen er her, at virksomheden får et samlet overblik over fravigelser, og det er muligt at fange, hvis der er problemer med særligt mange fravigelser med arbejdstidsreglerne i en afdeling.
Det vil samtidig være en god idé, at ledelsen, HR, AMO og TR er bekendt med rollefordelingen, og den valgte måde til notering af fravigelser m.m. i tilfælde af, at Arbejdstilsynet kommer på tilsyn. Så kommunikationen er klar.
Læs mere om arbejdstid, herunder reglerne om hvileperiode og fridøgn på Arbejdstid - DI (danskindustri.dk)
Du er altid velkommen til at kontakte DI Arbejdsmiljø for hjælp om påbud og arbejdsmiljø i øvrigt.
