-I Danfoss deler vi. Vi deler viden, mødelokaler, skriveborde og meget andet. Sådan beskriver Flemming Hansen, der er Head of Workplace Innovation, den nye måde at arbejde på, som hos Danfoss kaldes Future Ways of Working (FWoW). FWoW er tæt koblet til forretningsstrategien, og derfor er samarbejde og innovation drivkraften bag forandringen og nye måder at arbejde på. 

Danfoss’ Campus Kolding rummer mange forskellige arbejdsrum og -pladser. Det gælder f.eks. stillerum, fleksible skrivebordspladser, mindre mødelokaler, større mødelokaler og telefonbokse. Men selv om den fysiske arbejdsplads ser markant anderledes ud nu, end den gjorde for få år tilbage, har det ikke været den eneste ændring i Danfoss’ måde at arbejde på. At ændre de fysiske rammer er nemlig ikke nok til at ændre på medarbejdernes vaner og arbejdsmåder.  

Læs også: Future Ways of Working hos Danfoss: Vi deler og styrker samarbejdet - DI (danskindustri.dk)

Ledelsens første skridt mod forandring   

Forandringen og FWoW startede allerede før første spadestik ved byggeriet af Campus Koldings nye arbejdsplads. Forandringen blev igangsat gennem en workshop med den øverste ledelsesgruppe i Kolding. Ledelsen var med til at definere ambitionen bag Campus Kolding, og sammen udviklede de en række principper for nye måder at arbejde på i Danfoss.   

-Jo stærkere ledelsen er på ambitionen, jo lettere er det at få resten af arbejdspladsen med. Og jo klarere ledelsen kan være på deres principper, jo lettere bliver det at designe den optimale arbejdsplads, fortæller Flemming Hansen.  

Konceptet bag Campus Kolding er skabt ud fra det, der kaldes  FWoW-principperne, og de definerer det, arbejdspladsen skal rumme.  FWoW præsenterer også nogle af de værdier, der former arbejdspladsen og den måde, der arbejdes på. Et af de vigtigste elementer i FWoW er, at arbejdspladsen skal understøtte samarbejde, innovation og deling af faciliteter. Det betyder f.eks., at der ikke længere er individuelle kontorer. De aktiviteter, der tidligere foregik på enkeltmandskontoret, understøttes nu af rum, der kan deles.   

-Man skal stå fast, når det begynder at storme – fordi det vil begynde at storme, fortæller Flemming Hansen om afskaffelsen af faste pladser, individuelle kontorer og reglen om ingen undtagelser.  

Q&A-session og forandringsagenter  

Workplace Innovation er afdelingen bag designet af Campus Kolding og FWoW. Det var også medarbejderne i den afdeling, der drev workshoppen med den øverste ledelsesgruppe i Kolding, så de var klædt på til at fortælle mellemlederne om den kommende forandring. 

Efter at ledelsen var blevet klædt på, havde de en Q&A-session med mellemlederne, så de kunne forstå FWoW og principperne bag Campus Kolding. Den session gav mellemlederne mulighed for at lære det nye koncept at kende, inden det blev offentliggjort for de resterende medarbejdere, og mellemlederne selv skulle kunne svare på spørgsmål og videregive informationer. 

-Vores ledere er rollemodeller for vores medarbejdere – både i forhold til adfærd, men også i forhold til den måde vi arbejder på. Og så deler vi (red. lederne) faciliteterne med vores medarbejdere, forklarer Flemming Hansen. 

Workplace Innovationafdelingen brugte forandringsagenter i processen. Forandringsagenterne var medarbejdere fra forskellige områder, der sad med i workshops om, hvordan forandringen kunne implementeres bedst muligt, og hvordan afslutningen på forandringen ville se ud hos Danfoss.   

Gamification: Travel Light  

En af de store udfordringer i at have fleksible pladser og en clean-desk-politik er, at medarbejderne ikke kan efterlade arbejdsmaterialer på bordene. Derfor brugte Danfoss gamification som et værktøj til at hjælpe de ansatte med at komme af med dokumenter, der ikke var nødvendige at have med ved skrivebordene.   

-Vi lavede en 30-day-minimalism-game, som handlede om, at man på dag ét skulle smide én ting ud, på dag to skulle man smide to ting ud og så fremdeles. Det gjorde det til en intern konkurrence om, hvem der kunne smide mest ud, uddyber Flemming Hansen. 

30-day-minimalism-game gav de ansatte mulighed for at tænke over, hvad der egentligt var nødvendigt at gemme, og hvad der måske godt kunne undværes. Ud fra dette opstod konceptet om “Travel Light”, som handler om, at de ansatte ikke skal have for meget unødvendigt med sig, når de skal skifte skriveborde, mødelokaler eller andet.   

Fra honeymoon til nye arbejdsvaner  

Byggeriet stod færdigt i begyndelsen af 2022, men det betyder ikke, at forandringsprocessen også stod færdig. Hos Danfoss prioriterer de løbende evaluering for at kunne videreudvikle på koncepterne og indretningen, så det kommer så tæt på medarbejdernes behov og ønsker, som muligt.   

-Det tager noget tid, før konceptet og indretningen er “modnet”. Huset kan ofte mere end det, man tror. Man skal bare opdage det – og det tager tid, siger Flemming Hansen. 

Medarbejderne flyttede ind i 2022, og Flemming og hans team besluttede, at evalueringen ikke skulle foretages, før der var gået en rum tid:  

-Der er en “honeymoon”-periode i starten, fordi alt er nyt og det vil ikke give et rigtigt billede af, hvordan den nye arbejdsplads bliver brugt. Derfor ventede vi med at lave en evaluering, til honeymoon-perioden var ovre.  

Evalueringen af Campus Kolding består blandt andet af tilfredshedsundersøgelser. Samtidig indsamler Workplace Innovationafdelingen data og måler på, hvor meget de forskellige faciliteter bliver brugt. Disse data bliver udgangspunkt for en dialog med medarbejderne om, hvorfor de tror, at nogle faciliteter bruges mindre end andre.  

Det viste sig i en tidligere evaluering af Campus Kolding, at nogle af de åbne samarbejdsrum ikke blev brugt så ofte. Derfor arbejder Workplace Innovationafdelingen nu videre med at finde ud af, hvorfor de ikke bliver brugt, og hvordan de kan give medarbejderne lyst til at bruge dem. Måske kræver det en ændring af interiøret i området, måske kræver det bedre afskærmning, eller måske er det en helt tredje ting.  

I februar 2023 begyndte Workplace Innovationafdelingen på en ny evaluering af arbejdsrummene og brugen af de forskellige faciliteter.  

-Tingene ændrer sig, og vi er nødt til at følge med og forbedre løbende. Vi rammer ikke altid rigtigt i første omgang, og derfor er vi nødt til kontinuerligt at forbedre Campus Kolding for at opnå det bedste resultat for vores virksomhed.