Nu smelter teknologi og arkitektur sammen

Færre skriveborde. Flytbare vægge og møbler. Virtuelle, højteknologiske møderum. Fremtiden er i den grad ved at flytte ind på kontorerne, hvor teknologi og arkitektur nu for alvor smelter sammen. Og det sker på et tidspunkt, hvor de fysiske rammer skal indkapsle virksomhedernes DNA, være fleksible, digitale, bæredygtige og inkluderende på samme tid, hvis den hybride arbejdsplads skal blive en succes.

Sådan lyder det fra arkitekt Paulette Christophersen, ekspert i workplace design og partner i PLH Arkitekter.

Hun har tidligere sammenlignet den gradvise ophævelse af årtiers faste 9-17-tankegang, som vi er vidne til i en del virksomheder, med overgangen fra hestevognen til bilen.

– Der var en udvikling i gang i mange virksomheder, men nu sker der noget meget radikalt, fordi det pludselig føles muligt både digitalt og mentalt at gøre noget andet, siger Paulette Christophersen.

Men når nye normer ser dagens lys, og medarbejdere har fået smag for frihed og fleksibilitet, skal de fysiske rammer på kontoret kunne noget andet og mere end hidtil.

– Indretningen er en driver for de processer, vi arbejder i. Og det fysiske rum har en identitetsskabende effekt og understøtter en kultur. Så når medarbejdere også er på fra distancen, er det endnu vigtigere, at kontormiljøerne afspejler, hvad virksomheden laver, hvordan man arbejder sammen, hvad der skaber arbejdsglæde, trivsel og sammenhold, siger Paulette Christophersen og uddyber:

– Det er altsammen med til at skabe en sense of belonging hos medarbejderne og en lyst til at møde ind på kontoret. Det er vigtigt, for ellers opstår følelsen af, at man kunne arbejde for hvem som helst.

Sammen og hver for sig

Arkitekten er overbevist om, at vi kommer til at se færre kvadratmeter “blive brugt til skriveborde, fordi de simpelthen kommer til at stå tomme hen i mange organisationer”.

– Samtidig vil der være behov for mange flere rum til møder, hvor nogle udelukkende er virtuelle, siger Paulette Christophersen:

– Der kommer også færre traditionelle mødelokaler og flere, hvor der kan afholdes workshops, og der kan flyttes rundt på møbler osv. Det betyder, at man skal have mange flere muligheder for at indrette rummene på forskellige måder. Og i nogle rum vil der være behov for mere avanceret teknologi, siger Paulette Christophersen.

Og her er det, at teknologi og arkitektur for alvor begynder at smelte sammen. Hun taler nemlig om rum, som er designet på en måde, så folk, der sidder i hver deres verdenshjørne, vil føle, at de sidder fysisk sammen. Hun kalder disse lokaler for “travelling without travelling rooms”.

Disse teknologiske landvindinger vil vinde frem af flere årsager, spår hun: Behovet for at mødes forsvinder ikke, selvom mange arbejder remote. Og samtidig ønsker mange virksomheder at nedbringe antallet af rejser og skabe en bæredygtig profil, mens de i stadig højere grad opererer globalt.

Præcis hvilken teknologi, der skal være de bærende søjler, ved hun endnu ikke. Men det kan sagtens være, at VR- og/eller AR-løsninger kommer i spil.

– Det skal i hvert fald være meget let og intuitivt at komme ind i et rum, hvor de andre mødedeltagere er. Det er også vigtigt, at der er et kamera, der kan følge alle i rummet, det skal være muligt at tegne på vægge, hænge sedler op osv. Det skal være sådan, at man har et dynamisk interface med hinanden. Det kræver også, at lyden er rigtig god, siger Paulette Christophersen. 

Dyrt at lade være

Også i mindre – og måske lidt billigere – skala er det også godt at gentænke samspillet mellem teknologi og arkitektur, mener hun.

– Det er vigtigt, at man kigger holistisk på det, dvs. at man indtænker alle faktorer, så man ikke ender med en løsning, der kun afhjælper nogle problemer – og måske ovenikøbet skaber flere. Man bliver nødt til at sætte mennesket i centrum og forholde sig til de medarbejdere, som det hele handler om. Hvordan kan teknologien bedst understøtte, at de har mulighed for at udfolde sig og skabe værdi for virksomheden, når det kommer til kommunikation, samarbejde, kreativitet? Teknologi, der ikke reelt og helt praktisk hjælper dig i løbet af en almindelig arbejdsdag, er overflødig.

Hun forklarer videre, at man også er nødt til at tænke i multifunktionsrum.

– Nogle dage kommer der mange ind, andre dage kommer der få ind, nogle dage er der mange på teams, andre dage er der få på teams. Det stiller store krav til variationen i de forskellige rum. Både de åbne og lukkede, siger Paulette Christophersen.

Ny, avanceret teknologi, fleksible rum, flytbare møbler… Det lyder dyrt?

– Det er enormt dyrt at have rigtig mange kvadratmeter med skriveborde, der bliver brugt 20 procent af tiden. Hvis man derimod har en indretning, som understøtter din kerneforretning, så tror jeg, virksomhederne er meget mere produktive i længden. Hvis man ikke optimerer rammerne for de ansatte, så optimerer man ikke produktiviteten, siger Paulette Christophersen.

Paulette Christophersen om...

...et farvel til storrumskontoret som vi kender det

– Der vil stadig være behov for store enheder, men det er måske ikke kun skriveborde, der skal være stå der. Det kan være fleksible borde og flytbare vægge til brainstorming. Måske man kan nøjes med mindre borde, hvis der kun skal være plads til en computer, og så bruge resten af arealet til møbler, som er mere egnet til samarbejde. Og så skal de store enheder være så fleksible, at man kan etablere rum til projekter, der opstår. Endelig skal projektområder kunne skaleres op og ned i størrelse, da der den ene dag vil være mange på et projekt, mens der den næste dag vil være få, siger Paulette Christophersen.

...onboarding i en hybrid tid

– Arbejdspladsens indretning skal imødekomme nyansatte og på en meget effektiv måde formidle organisationens identitet, værdier, hvordan man arbejder, og hvor man kan finde viden. Man mister noget af den spontane kommunikation, når man har en hybrid arbejdsplads, fordi der vil være en del, som ikke er på kontoret. Men alle, og især nye medarbejdere, har et behov for at blive informeret og vejledt. Så det skal tænkes ind i den fremtidige arbejdsplads. Hvordan er en dagligdag? Hvordan finder jeg min kollega? Hvordan deler jeg viden? Hvilke rum har jeg til rådighed? Hvordan bruges de? Det kræver, at man i designfasen også inddrager HR, IT og Facility Management, fordi man skal hele vejen rundt for at få det til at spille, siger Paulette Christophersen.

...de tre måder virksomheder vil indrette sig på

Efter halvandet års coronakrise med udbredt hjemmearbejde ser Paulette Christophersen tre mulige scenarier for sig, når det handler om kontorindretningen post corona:

• Den første er, at virksomheder ikke ændrer det store og i grove træk vender tilbage til normen fra før coronakrisen.
• Den anden mulighed er, at aktivitetsbaseret workspace, hvor man i stedet for én fast plads har mulighed for at bruge forskellige pladser alt efter opgavernes art eller behov for ro og koncentration, vil vinde yderligere frem.
• Den tredje mulighed er, at virksomheder i højere grad vil dyrke den hybride model, hvor tid og sted i stort omfang er ophævet.

– Det vigtigste er, at man som virksomhed er modig nok til at vælge det, som passer til ens virksomhed i stedet for at gøre det, som andre gør. Det, man gør, skal passe med kulturen, workflow, kerneforretningen, kunderne osv. Det betyder, at man skal kortlægge, hvad man laver med hinanden, og hvordan de fysiske rammer understøtter det. Det skal ikke begynde med en business case, der viser, at man kan spare 50 procent af kvadratmeterne. Man skal begynde med mennesker og arbejdsprocesser, siger Paulette Christophersen.