Virsabi: Vores fremtidige kontor bliver et kreativt klubhus

For mange af os virker det som en fjern fremtid at skulle omstille hele arbejdspladsen til en digital organisation. Virsabi har som en teknologisk virksomhed været hurtig til at omstille sig til en ny VR-bureauet Virsabi er i gang med at omstille sig til en hybrid organisation, hvor størstedelen af medarbejderne arbejder hjemmefra. Kontoret skal skabe rammer om kreativitet, innovation og socialt samvær. arbejdsform, men det har krævet en ændring i kulturen såvel som ledelsen: 

-Vi har altid arbejdet meget fleksibelt, men det var kutymen, at vi havde laptops med ind på kontoret. Jeg følte mig som en moderne leder, der var ligeglad med, hvor folk arbejdede fra, så længe de bare laver det, de lover. I dag står kontoret ofte tomt. Under corona har vi halveret antallet af kvadratmeter, og vi kommer til at gå helt ned til 1 kontorplads pr. tredje medarbejder i fremtiden, fortæller CEO Michael Harboe.

Klar fordeling af arbejdsopgaver

De tomme kontorer danner i dag rammen om virksomhedens 3D-videostudie, der fortsat er en vigtig del af virksomheden. Derudover kommer medarbejderne kun ind, når de selv vælger det. Langt de fleste arbejder fortsat hjemmefra, og så møder de fast ind til et fælles online morgenmøde kl. 09.00 med alle virksomhedens 30 medarbejdere. Her bruger de hver især ca. et minuts tid på at fortælle de andre hvilke arbejdsopgaver, de skal lave den dag. Arbejder de på den samme opgave flere dage i træk, skal de stadig fortælle hvad, de skal lave dén dag. Det forpligter, mener Michael Harboe:

-Vi havde det samme setup før corona, hvor vi mødtes hver morgen til et såkaldt standup-møde, hvor hver person fortæller hvilke arbejdsopgaver, vedkommende har. De fleste har 3-8 ting på agendaen hver dag. Ingen må have mere end det. Det kan man ikke, for så skal vi tale med lederen om for mange arbejdsopgaver.

Det betyder også, at ingen er i tvivl om, hvad de skal lave. Alle er tildelt projekter med en projektleder tilknyttet og kender deres arbejdsopgaver. Det gør også, at Virsabi ikke har oplevet et fald i produktivitet eller effektivitet i den periode, de har arbejdet hjemmefra. Tværtimod har de haft særligt fokus på at hjælpe medarbejderne med at holde pauser, så de balancerer arbejds- og privatliv på en god måde. 

Traditioner skaber digital kampånd

En af de ting Michael Harboe især har haft fokus på var, at sikre sammenhold og kampånd på tværs af organisationen, selvom medarbejderne har set hinanden mindre det seneste år:

-Der er ingen chance for, at vi kommer til at tvinge folk til at mødes om et fysisk whiteboard igen, men det er vigtigt for mig, at vi tjekker ind online hver dag, så vi kan se hinanden, og jeg kan give teamet et smil. Det er sindssygt vigtigt, at vi mærker hinanden, siger Michael Harboe.

-Vi har også fået en tradition for, at vi afslutter hvert møde med, at jeg siger: ”Let’s get shit done.” Det er fjollet, men det samler os utroligt meget. Hvis jeg en dag glemmer at sige det, minder medarbejderne mig om det. Det er vel blevet en del af hvem, vi er.

Socialt forum med plads til humor

Det har længe været en del af kulturen i Virsabi, at man hilser godmorgen ved at give ”knuckle” til alle på kontoret. Det har været et middel til at sikre, at alle får hilst på alle på kontoret ved dagens start og afslutning. Også denne tradition er blevet digital: medarbejderne har altid kameraet tændt på møderne, så de kan derved give ”knuckles” til hinanden over skærmen. 

Herudover har Virsabi etableret et digitalt, socialt forum i programmet Microsoft Teams. I den sociale tråd kan man dele viden, nørde sammen eller dele andre humoristiske indslag. Formålet er at have et sted, man kan tjekke ind, når man har brug for en pause eller lidt hygge med kollegaerne.

Kontoret bliver et kreativt klubhus

Da Virsabi skulle beslutte, om de skulle tilbage på det gamle kontor eller ej, inviterede de alle medarbejderne til en workshop, hvor de blev spurgt om, hvad de havde af ønsker til deres fremtidige arbejdsplads. 

Her var det klart, at mange af medarbejderne fortsat ønskede at arbejde hjemmefra, men at der var behov for et socialt mødested for medarbejderne såvel som et sted, der kunne rumme virksomhedens kreative processer:

-Vores virksomhed er meget afhængig af vores kreativitet og innovation, så vi har brug for et rum, hvor der er plads til det dynamiske og der er plads til at diskutere. Vi er også blevet enige om, at vi mest af alt ønsker os et kreativt klubhus, hvor vi kan være sammen. Der kommer til at være DJ-pult til musik, vinkøleskab til fredagsbaren og flere sofaer, end der er skriveborde, siger Michael Harboe.

Michael Harboe pointerer, at omkring halvdelen af medarbejderne er single og derfor ofte er alene hele dagen. De har derfor et større behov for, at arbejdspladsen er et socialt mødested. Der vil derfor være ekstra fokus på at mødes til fredagsbaren, så man lige kan sige god weekend til hinanden efter en lang uge.

-Jeg vil gerne skabe et sted, hvor det er meningsfyldt at gå på arbejde. Gode mennesker kan langt mere sammen, når de kan lide hinanden og trives. Jeg tror også på, vi skal være opmærksomme på, hvordan vi i fremtiden holder på vores medarbejdere. Man har høj motivation, når man starter på noget nyt, men kan vi holde medarbejderne tæt nok til, at de der bliver får et tilhørsforhold til organisationen? Jeg ved endnu ikke, om vi lykkes, men vi tager initiativer for at prøve.