Microsoft: Fremtidens arbejde er hybrid
Hos Microsoft Danmark har man taget hybridarbejdet til sig og gjort det til en central del af virksomhedens værdisæt. For dem er arbejde en aktivitet, ikke et fysisk sted.
-Vi elsker det hybride. Det er future of work.
HR-direktør Camilla Hillerup har været med til at lancere Microsofts strategi for hybridarbejde i Danmark, og hun er ikke i tvivl: Hybridarbejde er fremtiden for rigtig mange arbejdspladser.
-Mange taler om at komme tilbage til det gamle arbejde, men vi vil hellere tænke på at komme ind i fremtiden. Vi har lært en masse under corona, og den læring skal vi tage med os, siger Camilla Hillerup.
Sådan gjorde Microsoft
I Microsoft hjælper man kunderne med overgangen til hybridarbejde, men de har også selv været igennem en forandringsproces. Her er eksempler på initiativer, de har gjort:
Hybridarbejde bygger på tre værdier
I Microsoft er hybridarbejdet knyttet til virksomhedens værdier om fleksibilitet, inklusion og data, man kan træffe beslutninger ud fra.
Ni principper for hybridarbejdet
Microsoft har lanceret ni principper for hybridarbejde, som virksomheden arbejder efter. Nogle af principperne er: Ingen faste mødedage, inklusion i alle møder og så modarbejder de digital udbrændthed.
Ramme for hybridarbejde
Der er nedsat et advisory board for hybridarbejdet, det er globalt meldt ud, at man han arbejde op til 50 pct. hjemmefra. Der er holdt kick-off i august måned, sendes en survey ud blandt medarbejderne i september og projektet evalueres i december 2021.
Ingen faste mødedage
I Microsoft må afdelingerne ikke have faste mødedage, fordi det vil medføre, at nogle teams eller projektgrupper i virksomheden aldrig mødes. Det skal forhindre silodannelse.
Skala til vurdering af hybridarbejde
Der er udarbejdet en skala, så man i organisationen kan vurdere, om mødet skal være hybridt eller fysisk.
Anonymiseret data skaber viden
Ved at trække anonymiseret viden om medarbejdernes arbejdsflow, kan ledelsen træffe beslutninger og forhindre eksempelvis stress, udbrændthed eller silodannelse.
Fleksibilitet og inklusion går hånd i hånd
Den hybride omstilling var undervejs allerede før corona, der dog har fremskudt indsatsen betydeligt. Alle medarbejdere må i dag vælge at arbejde hjemmefra op til 50 pct. af deres arbejdstid uden særlig tilladelse, og hybridarbejdet er integreret med virksomhedens strategi og grundlag, fortæller Camilla Hillerup:
-Vi har tilpasset vores grundværdier til en digital kontekst. I Microsoft er fleksibilitet en grundværdi, og det skal arbejdet også være for medarbejdere såvel som kunder. Vi har også fokus på inklusion, og her er det vigtigt, at alle medarbejderne føler sig inkluderede i de møder, vi holder, og i de rammer, vi laver for arbejdet.
Derfor valgte Microsoft i Danmark at inddrage medarbejdere såvel som ledere i udviklingen af virksomhedens strategi og rammer for hybridarbejde:
-Vi startede med en udvalgt gruppe ledere for at afdække de behov, der var. Så indhentede vi viden bredt fra organisationen, så vi kunne træffe nogle ledelsesmæssige beslutninger. Fra august er kontorerne åbnet op igen, og så har vi en læringsfase frem til december, hvor alle lederne tager erfaringer ind, siger Camilla Hillerup.
Klare principper – og ingen faste dage
Som en del af indsatsen har Microsoft udgivet en guide med ni konkrete principper for hybridarbejdet, som organisationen følger. Guiden indebærer at prioritere kunderne i det hybride arbejde, at arbejde databaseret, at modvirke digital udbrændthed og at de respektive teams ikke må indføre faste dage på kontoret. Til det forklarer Camilla Hillerup:
-Det har vi valgt for at forhindre silodannelse. Vores medarbejdere er spredt i en matrix af forskellige teams, så hvis et team aftaler at mødes fast om fredagen, mens et andet team aftales at mødes tirsdag, så ses medarbejderne aldrig.
Udover de ni principper har Microsoft også udarbejdet en guide til, hvordan man som leder eller medarbejder kan vurdere, om en opgave bedst løses virtuelt eller ved fysisk deltagelse. For HR-afdelingen er meget opmærksom på, at ikke alle opgaver kan løses virtuelt:
-Spørgsmålet er, hvornår det giver mening at ses fysisk. Skal man f.eks. holde et innovationsmøde, er det en god idé at mødes fysisk. Vi er også opmærksomme på, at man kan opleve digital udbrændthed, hvis man kun sidder foran skærmen hele tiden. Nogle møder kræver, at vi mødes face-to-face, fortæller Camilla Hillerup.
Med kunstig intelligens kan vi tage højde for medarbejdernes well-being Tanya Helene Christensen, divisionchef, Modern Workplace.
Hybridarbejde uden for kontoret
Ét af de steder, hvor Microsoft særligt har kunnet mærke en udvikling i det hybride arbejde, er hos selskabets danske kunder. Det er eksempelvis plejepersonale, medarbejdere på en byggeplads eller rejsende sælgere, der efterspørger nye teknologier:
-Som frontlinjemedarbejder har du ikke et kontor, men du har brug for at kunne kommunikere og være en del af det sociale fællesskab. Vi oplever eksempelvis efterspørgsel på teknologi til onboarding af nye medarbejdere. Der sker også meget inden for virtual reality-værktøjer, så man kan udøve specialistarbejde såsom operationer eller elevatorreparationer fra andre lokationer, fortæller Camilla Hillerup.
Data er et vigtigt redskab
Et af de værktøjer, Microsoft anvender til at vurdere udviklingen med hybridarbejde, er virksomhedens egen løsning, Microsoft Viva, som mange kunder har taget til sig. Tanya Helene Christensen, der er divisionschef for Modern Workplace mener, at det er et vigtigt redskab i det hybride arbejde:
-Den forandring, vi oplever nu, er en rejse, vi har været på i mange år i Microsoft. Det handler i bund og grund om produktivitet og at hjælpe folk med at få det bedste ud af deres tid. Her bruger vi datagrundlag til at træffe beslutninger.
I Microsoft Viva kan en leder se anonymiserede data over afdelingens arbejdsmønstre ved hjælp af telemetri, og det kan ifølge Tanya Helene Christensen være en stor fordel:
-En virksomhed kan f.eks. følge mønstre i arbejdstid eller antallet af møder. Hvis en stor afdeling pludseligt begynder at arbejde til klokken et om natten, kan det være et faretegn på digital udbrændthed eller manglende optimering af processer. Vi oplevede i Microsoft selv, at vores ledere brugte meget mere tid på møder, da pandemien ramte.
Tanya Helene Christensen pointerer også, at man kan måle på samarbejdstid imellem afdelinger eller teams, så man kan få et overblik over samarbejde og eventuel silodannelse i organisationen. Og så kan data også hjælpe teknologien med at nudge os til bedre arbejdsvaner:
-Man bliver stresset, hvis ikke man holder pauser, så vi har bygget værktøjer ind i vores produkter, der modarbejder udbrændthed. Med kunstig intelligens kan vi hjælpe medarbejderne til at huske at tage fokustid, være mere aktiv og holde pauser, så vi også tager højde for medarbejdernes well-being.
