Datatilsynet udtaler sig om sletning af ansøgninger
Datatilsynet har på baggrund af tre afgørelser udtalt sig generelt om opbevaring af materiale om ansøgere fra rekrutteringsprocessen.
På baggrund af tre nyere afgørelser om behandling af materiale i forbindelse med rekruttering, har Datatilsynet udtalt sig generelt på tilsynets hjemmeside om behandling af oplysninger i forbindelse med rekruttering, herunder hvornår sådanne oplysninger bør slettes.
De tre afgørelser
De tre konkrete afgørelser er alle afsagt i forbindelse med Datatilsynets gennemførelse af tilsyn hos arbejdsgivere.
I forhold til sletning af materiale fra rekrutteringsprocessen, som en arbejdsgiver opbevarer med henblik på at sikre sig mod eventuelle krav, varierer opbevaringsperioden i de tre sager fra tre til 24 måneder. Hos den arbejdsgiver, der opbevarer materialet i 24 måneder, slettes personlighedstests dog efter 6 måneder.
Datatilsynet har i alle sagerne vurderet, at der ikke var grundlag for at vurdere den enkelte arbejdsgivers vurdering af, hvor lang tid det er nødvendigt at opbevare materiale fra rekrutteringsprocessen. Datatilsynet har lagt vægt på, at de opbevaringsperioder, der var valgt, fremstod saglige.
Nyt afsnit på Datatilsynets hjemmeside
Datatilsynet har samtidig offentliggjort en ny side på deres hjemmeside med spørgsmål og svar om, hvor længe en arbejdsgiver bør opbevare oplysninger om jobsøgende, som ikke blev ansat.
På den nye side skriver Datatilsynet, at opbevaringsperioden skal fastsættes konkret, og at det er vigtigt, at man som virksomhed kan forklare, hvordan man er kommet frem til en bestemt opbevaringsperioden.
Samtidig tilkendegiver Datatilsynet dog, at tilsynet vil acceptere en opbevaringsperiode på op til tre år efter endt rekrutteringsproces for oplysninger om ansøgere, der ikke blev tilbudt en stilling. Hvis man som dataansvarlig opbevarer personoplysningerne i mere end tre år, skal der være helt særlige grunde hertil.
Datatilsynet præciserer også, at dette ikke betyder, at en virksomhed skal opbevare oplysningerne i tre år, hvis det ikke er nødvendigt. Hvis en virksomhed for eksempel kun ønsker at opbevare oplysningerne i seks måneder, og det faktisk slet ikke er nødvendigt at have dem i længere tid, så skal oplysningerne slettes efter seks måneder.
Opbevaring af personoplysninger om ansøgere, som ikke bliver ansat (datatilsynet.dk)
Hvis opbevaring sker for at ansætte ansøgeren i en anden stilling
Hvis en virksomhed ønsker at opbevare en ansøgning fra en ansøger, der har fået afslag, med henblik på at rekruttere pågældende til en anden stilling, kræver opbevaring til dette formål samtykke. I skal også her vurdere, hvor lang en opbevaringsperiode der er nødvendig. Det vil være naturligt at skrive dette i samtykketeksten.
Husk oplysningsteksten
I en rekrutteringsproces behandler I oplysninger om ansøgerne. I skal derfor også opfylde oplysningspligten over for ansøgerne. DI har udarbejdet en skabelon til dette, som I kan finde herunder.
