Preboarding af internationale medarbejdere

Derfor opdeler vi preboarding i to spor:

• Ét med fokus på virksomhedens ansvar og opgaver
• Ét med fokus på medarbejderens behov og oplevelse.

Opdelingen skaber overblik og sikrer, at begge parter bliver klædt bedst muligt på til en god start og langvarig tilknytning.

Preboardingperioden er ofte længere ved internationale rekrutteringer og rummer et stort potentiale for både tryghed, loyalitet og hurtig værdiskabelse. Virksomheden bør bruge tiden aktivt – både til at informere og støtte medarbejderen praktisk og socialt. Samtidig har medarbejderen mulighed for at forberede sig på den nye hverdag og bygge relationer, allerede før første arbejdsdag. Med denne tilgang øger I sandsynligheden for succesfuld onboarding og fastholdelse.

Spor 1: Virksomhedens ansvar og opgaver

Preboarding handler for virksomheden om at skabe rammerne for en god start. Det gælder både det praktiske, relationelle og kulturelle.

Formål: At sikre, at medarbejderen føler sig ventet, velkommen og godt klædt på - både fagligt og menneskeligt.

Strategiske overvejelser inden preboarding:

Allerede i rekrutteringsfasen bør følgende overvejes og konkretiseres:

• Hvilket land eller område rekrutteres fra – og hvilke kulturelle forskelle skal adresseres?
• Hvor findes de bedst egnede faglige profiler i forhold til jeres behov og opgavetyper?
• Matcher kandidatens baggrund og værdier virksomhedens arbejdskultur?
• Tilpasning af jobbeskrivelsen, så den er relevant og forståelig for en international målgruppe.
• Skal der være særlig sproglig eller kulturel forberedelse?
• Hvilke erfaringer har vi med onboarding af medarbejdere fra samme region?

Disse overvejelser bør munde ud i en målrettet jobprofil og informeret sourcingstrategi, der allerede lægger kimen til et effektivt preboardingforløb. Læs mere om strategiske overvejelser ved international rekruttering.

Virksomheden bør sikre:

• En ansvarlig kontaktperson (HR, leder eller koordinator)
• Et struktureret preboardingforløb – gerne med en makkerordning
• Forberedelse af arbejdsplads, it, adgang mv.
• Tydelig kommunikation om arbejdsplads, opstart og forventninger
• Evt. hjælp til bolig, transport, skoler og lokale tilbud 
• Introduktionsprogram og onboardingplan
• Brug af kommunal bosætningskonsulent eller relocationfirma ved behov

Udvidet tjekliste – ofte oversete handlinger:

• Indhentning af straffeattest (hvis relevant for jobbet og branchekrav)
• Vurdering og konvertering af udenlandske certifikater (fx svejsebevis, truckkort) via Arbejdsskadestyrelsen
• Forhåndsafklaring af faglig dokumentation – for at undgå senere afvisninger
• Koordinering af bankoprettelse og forberedelse til MitID (før ankomst)
• Afklaring og dokumentation af opholds- og arbejdstilladelser via SIRI
• Bestilling af arbejdstøj, adgangskort og oprettelse i interne systemer
• Etablering af transportaftaler og evt. pendlerløsninger

Sprog og kultur som del af preboarding

Et tidligt fokus på sprog og kultur kan gøre en stor forskel. Der findes et stigende antal online- og distancekurser i dansk, som internationale medarbejdere kan benytte allerede inden ankomst til Danmark.

Virksomheden kan understøtte sproglæringen ved at:

• Dele enkle ordlister, korte videoer eller billeder af arbejdsopgaver på dansk.
• Opfordre medarbejderen til at bruge sproglærings-apps eller onlinekurser.
• Koble sproglæring til konkrete opgaver, så medarbejderen får et relevant ordforråd fra starten.

Et fokus på sprog og kultur i preboarding øger trygheden, skaber realistiske forventninger og giver både medarbejderen og familien bedre forudsætninger for at falde til i Danmark.

Læs mere her om danskundvisning: Link

Makkerordning i preboarding

En makkerordning kan styrke relationen og trygheden. En udpeget kollega kan:

• Tage kontakt før opstart
• Invitere til et uformelt onlinemøde
• Besvare spørgsmål om hverdagen og det sociale liv
• Dele information om boligområder, fritidsliv og lokalmiljø

Læs mere om makkerordninger og rollebeskrivelser her

Information om og hjælp til registrering i Danmark

Du kan med fordel dele disse sider med medarbejderen, allerede inden vedkommende flytter til Danmark:

• Nyidanmark.dk (eng.) – information om ophold i Danmark for både EU-borgere og tredjelandsstatsborgere, også arbejdstilladelser. Drives af Udlændingestyrelsen og Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI).
• Lifeindenmark.dk – den engelske udgave af borger.dk og den samlede offentlige side for tilflyttere til Danmark. Denne side er et godt sted at starte for internationale medarbejdere, for at få et overblik over registreringsprocessen i Danmark. Siden drives af Digitaliseringsstyrelsen.
• Skat.dk (eng.) – alt om skatteforhold i Danmark, herunder vejledning om skatter mm. Drives af en række styrelser i Skatteforvaltningen.
• Expat in Denmark – består af et nyhedsbrev og en Instagram konto. Herigennem får følgerne information om dansk kultur og samfund og kan finde andre internationale online. Expat in Denmark drives af DI.

Du kan finde tjeklister over processen for ansættelse ved at scrolle ned under oversigtsboksen eller via dette link.

Spor 2: Medarbejderens oplevelse og rejse

For den internationale medarbejder handler preboarding om mere end jobstart. Det er en personlig overgang til et nyt liv i et nyt land.

Formål: At skabe klarhed, tryghed og relationer før ankomst.

Medarbejderen har behov for:

• Kontaktperson (f.eks. makker) inden opstart
• Praktisk information om virksomheden og arbejdspladsen
• Hjælp til bolig, transport og dagligdag
• Viden om danske normer og forventninger på jobbet
• Forberedelse på registrering og myndighedskrav
• Forståelse for certificering og krav til dokumentation. Læs mere her: Arbejdstilsynet

Ved ankomst skal medarbejderen typisk:

• Registrere sig hos kommunen eller International International Citizen Services
• Oprette CPR-nummer, skattekort og sygesikring
• Kontakte bosætningskonsulent (hvis muligt)
• Oprette bankkonto og evt. søge om MitID

Familier har ofte brug for:

• Hjælp til institutionsplads og skole
• Introduktion til netværk og fritidstilbud
• Vejledning for evt. jobsøgende partner

Den internationale medarbejder og evt. medfølgende familiemedlemmer skal ved ankomst registrere sig i Danmark. Det sker enten hos den lokale kommune eller hos et International Citizen Services (ICS). 

Mange kommuner, som ikke har deres egen ICS, har indgået et samarbejde med det nærmeste International Citizen Service Center, så de internationale medarbejdere har én samlet indgang til de forskellige myndigheder i Danmark.

Det er en god idé for medarbejderen at orientere sig i god tid på forhånd via hjemmesiden om tidsbestilling samt hvilke papirer, der skal medbringes til eksempelvis CPR-registrering og skattekort.

Hjælp til det praktiske via bosætningskonsulenten

I nogle kommuner findes bosætningskonsulenter, som kan hjælpe den kommende internationale medarbejder og evt. medfølgende familie med praktiske ting som registrering hos myndigheder, evt. institution til børn, job til medfølgende partner mm.

Kort over kommuner, som har forskellige tilbud til virksomheder med internationale medarbejdere (marker på kortet din kommune og click). Du kan også kontakte din lokale kommune direkte for at høre om og hvordan de kan støtte virksomheder i preboardingfasen.

Nogle virksomheder gør brug af professionelle relokeringsvirksomheder for at sikre, at den internationale medarbejder samt vedkommendes eventuelt medfølgende familie kommer bedst og hurtigst muligt på plads i Danmark.